Sync.com và Google Drive, Sự kết hợp hoàn hảo cho sự hợp tác của nhóm

Tại Cloudwards.net, chúng tôi rất hâm mộ cộng tác trực tuyến: tại sao làm việc trong một văn phòng ngột ngạt khi bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào và với bất kỳ ai? Tuy nhiên, để hợp tác trực tuyến khả thi, bạn cần có các công cụ phù hợp cho công việc.


Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét hai công cụ yêu thích của chúng tôi, trong bài viết hợp tác Google Drive và Sync.com này.

Google Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây được thiết lập, với một loạt các ứng dụng năng suất tích hợp được thiết kế để cộng tác. Sync.com, trong khi đó, là một ứng cử viên lưu trữ đám mây đang nở rộ, cung cấp một phương tiện giao tiếp an toàn và riêng tư với các cộng tác viên.

Trong quá trình đánh giá này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các điểm tốt hơn của từng điểm để giúp bạn hiểu làm thế nào họ có thể mang lại lợi ích cho nỗ lực hợp tác theo những cách khác nhau.

Tôi cũng sẽ xem xét các kế hoạch có sẵn, vì vậy bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch làm thế nào để thực hiện chúng vào các dự án làm việc chung.

Một đám mây ở nơi làm việc

Trong nhiều năm qua, Rightscale đã khảo sát các doanh nghiệp để xem họ đang sử dụng các công nghệ đám mây như thế nào để kết hợp lực lượng lao động của họ lại với nhau.

Trong kết quả năm 2016 của họ, công ty đã báo cáo rằng:

  • 89 phần trăm các tổ chức sử dụng dịch vụ đám mây công cộng
  • 16 phần trăm sử dụng nhiều hơn một dịch vụ đám mây công cộng
  • 77 phần trăm sử dụng giải pháp đám mây phát triển tư nhân
  • 71 phần trăm sử dụng kết hợp các giải pháp đám mây công cộng và riêng tư

Điều này cho thấy rằng các doanh nghiệp thường sử dụng các chương trình dựa trên đám mây khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào những gì họ phù hợp nhất cho.

Nơi Google Drive vượt trội

Là một nhà văn tự do, tôi thường xuyên sử dụng Google Drive để cộng tác với các đối tác và khách hàng. Bộ ứng dụng văn phòng của Google, hoạt động rất tốt và giúp cộng tác dễ dàng hơn nhiều so với các sản phẩm truyền thống, nhờ khả năng dễ dàng viết, chỉnh sửa và đưa ra đề xuất trong thời gian thực.

1. Chia sẻ trong Google Drive

Từ giao diện người dùng web của Google Drive, bạn có thể chia sẻ bất kỳ thư mục hoặc tệp nào, bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn Chia sẻ trực tuyến từ menu thả xuống.

Nội dung có thể chia sẻ bằng liên kết hoặc email. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể cấp cho người khác quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.

Chia sẻ qua một liên kết có thể có một chút rủi ro.

Không có bảo vệ mật khẩu, bất kỳ ai có bản sao của liên kết đó sẽ có thể truy cập nội dung của bạn. Email, mặt khác, hạn chế quyền truy cập cho người nhận.

2. Google Docs Suite

Chia sẻ nội dung là tuyệt vời, nhưng sự hợp tác có thể vụng về nếu không tích hợp ứng dụng phù hợp với nó. Khi điều đó xảy ra, có lẽ những gì Google Drive làm tốt hơn bất kỳ dịch vụ lưu trữ đám mây nào khác.

Bộ văn phòng bản địa của họ là miễn phí và mạnh mẽ, và bao gồm các chương trình sau:

  • Tài liệu: xử lý văn bản và xuất bản web
  • Tấm: bảng tính và biểu đồ
  • Slide: thuyết trình
  • Các hình thức: thu thập dữ liệu (nghĩa là khảo sát)
  • Bản vẽ: sơ đồ

Điều tuyệt vời của các ứng dụng này là một khi bạn cung cấp quyền truy cập vào một tệp, những người dùng khác có thể làm việc cùng với bạn. Công việc đó có thể liên quan đến việc bỏ một vài bình luận bên lề, đánh dấu các chỉnh sửa được đề xuất hoặc thực hiện các thay đổi thực tế.

Sự hợp tác có thể gây ra một chút khó hiểu, nếu nhiều người đang làm việc trên cùng một tài liệu, giúp loại bỏ tất cả sự nhầm lẫn, đó là tính năng lịch sử sửa đổi của Wikipedia, cho phép bạn theo dõi ai đã thực hiện những gì.

Sửa đổi thậm chí có thể khôi phục các thay đổi cho các phiên bản trước của tài liệu, rất hữu ích khi bạn quyết định một số chỉnh sửa nhất định chưa bao giờ được thực hiện.

3. Ứng dụng Google Drive của bên thứ ba

Các nhà phát triển thích làm việc với Google Drive, bằng chứng là nhiều ứng dụng của bên thứ ba có sẵn cho nó. Thậm chí tốt hơn, Google giúp bạn dễ dàng tìm và tích hợp các ứng dụng với không gian lưu trữ của bạn.

Chỉ cần nhấp vào nút của My My Drive và chọn ứng dụng Kết nối nhiều ứng dụng khác. Sau đó, sử dụng cửa sổ bật lên để tìm kiếm hoặc sắp xếp thông qua các tùy chọn có sẵn.

Một vài trong số yêu thích của tôi bao gồm:

  • CloudConvert: nhanh chóng chuyển đổi các tệp từ loại này sang loại khác
  • WappWolf Automator: tự động hóa các thủ tục như chuyển tập tin
  • DocHub: chỉnh sửa và chú thích các tệp PDF
  • Pixlr Editor: bản sao Photoshop dựa trên trình duyệt đẹp
  • HelloFax: gửi và nhận fax từ Google Drive

Các dịch vụ đám mây khác cũng cung cấp tích hợp của bên thứ ba, nhưng dường như không có dịch vụ nào trong số chúng giúp dễ dàng khám phá và kích hoạt chúng như Google Drive..

Nơi Google Drive rơi ngắn

Trong trường hợp bạn bỏ lỡ tin tức, Google đã trở thành tâm điểm của tranh cãi về quyền riêng tư của người dùng. Hầu hết các cuộc tranh cãi nảy sinh sau khi Edward Snowden tiết lộ với thế giới rằng NSA đang bí mật giám sát truyền thông Internet.

Khi làm như vậy, ông cũng vượt ra ngoài mối quan hệ giữa NSA và một số tập đoàn công nghệ lớn, như Microsoft và Google. Sự phẫn nộ của công chúng đối với các tiết lộ đã tăng cường đáng chú ý về quyền riêng tư của người dùng trực tuyến, đặc biệt là trong môi trường đám mây.

Có lẽ một phần là do sự chú ý ngày càng tăng này, Google Drive cuối cùng đã bắt đầu mã hóa nội dung người dùng trên máy chủ của họ vào tháng 8 năm 2013. Đó là một điều tốt vì vi phạm dữ liệu đang gia tăng.

Tuy nhiên, điều đó là không đủ: đối với một, Google Drive vẫn không mã hóa siêu dữ liệu người dùng. Đó là siêu dữ liệu – không phải nội dung – mà NSA đã thu thập ở nơi đầu tiên. Ngoài ra, mặc dù hiện tại họ mã hóa nội dung, Google vẫn giữ các khóa để giải mã nội dung đó bất cứ khi nào họ muốn.

Thực tế này cho phép họ quét dữ liệu của bạn để xem những gì mà Tải được tải lên và bàn giao các bản sao văn bản đơn giản của các tệp cho người khác. Hơn nữa, nhân viên lừa đảo hoặc thậm chí tin tặc cũng có thể có được và phân phối các khóa mã hóa đó.

Các lỗ hổng bảo mật như vậy là lý do tại sao nhiều người tiêu dùng đám mây hiện đang tìm kiếm các dịch vụ khác để bảo vệ thêm.

Một dịch vụ như vậy nhanh chóng trở thành yêu thích của những người ủng hộ bảo mật là Sync.com.

Cách Sync.com bảo vệ dữ liệu của bạn

Điều gì làm cho Sync.com an toàn đến vậy? Để bắt đầu, họ giữ phía máy chủ được mã hóa dữ liệu, để giảm thiểu mọi nỗ lực truy cập trái phép. Ngoài ra, dữ liệu di chuyển giữa thiết bị của bạn và trung tâm dữ liệu Sync.com được bảo vệ bằng đường hầm SSL / TSL an toàn.

Tất nhiên, Google Drive cũng làm điều này ngay bây giờ.

Sự khác biệt lớn ở đây là Sync.com không giữ lại khóa mã hóa của bạn. Khóa đó được tạo cục bộ trên thiết bị của bạn và vẫn ở đó.

Trước khi được gửi lên đám mây, dữ liệu được mã hóa bằng mã hóa AES 256 bit. Nó không bao giờ được giải mã cho đến khi nó trở lại với bạn. Hệ thống này thường được gọi là mã hóa từ đầu đến cuối hoặc mã hóa cục bộ. Tuy nhiên, có một tên thứ ba mà tôi thích nhất: mã hóa không kiến ​​thức.

Nó không có kiến ​​thức về tôn giáo vì Sync.com không biết bạn đang lưu trữ nội dung gì trên máy chủ của họ. Nó có thể là một công thức cho chiếc bánh kem của Bavaria, một kịch bản hay hơn cho Suicide Squad, hoặc sơ đồ cho một chiếc đĩa bay.

Nó không phải là vấn đề, đối với Sync.com, nó đã bị xáo trộn vô nghĩa.

Lợi ích bổ sung của mã hóa không kiến ​​thức là ngay cả theo lệnh của tòa án, Sync.com không thể chuyển đổi phiên bản nội dung được giải mã của bạn.

Ngoài ra, với mã hóa AES 256 bit, bất kỳ ai quản lý vi phạm máy chủ Sync.com, sẽ không thể giải mã nội dung của bạn mà không cần siêu máy tính và vài tỷ năm để dự phòng.

1. Sync.com và hợp tác

Đảm bảo một sản phẩm làm việc là một chuyện, nhưng làm thế nào để tạo điều kiện hợp tác? Sync.com không có các ứng dụng tích hợp mà Google Drive thực hiện. Hy vọng rằng một ngày nào đó nó sẽ trở nên khả thi khi thay thế Google Drive.

Trong khi đó, Sync.com thực hiện công việc tốt hơn Google Drive rất nhiều khi làm việc ở một nơi an toàn và bảo mật, tránh xa những con mắt tò mò.

Giống như Google Drive, nội dung đám mây có thể được chia sẻ với những người khác, ngay cả khi họ không đăng ký Sync.com.

Nội dung được chia sẻ bằng cách tạo một liên kết an toàn.

Liên kết nội dung có thể được gửi qua email cho người nhận cụ thể hoặc sao chép và dán vào phương tiện khác (như Slack).

Một loại liên kết khác, được gọi là liên kết tải lên, có thể được tạo để cho phép người khác khả năng tải nội dung lên các thư mục của bạn.

Khi bạn tạo một liên kết, một khóa mã hóa duy nhất được kéo dài bằng thuật toán tăng cường mật khẩu (PBKDF2) sẽ được gắn vào nó. Khóa này không được truyền hoặc lưu trữ, vì vậy Sync.com không bao giờ biết nó là gì. bảo vệ

Tuy nhiên, để cho phép giải mã chính xác các liên kết giữa các cộng tác viên, bạn sẽ cần phải chọn tham gia vào tính năng riêng tư nâng cao của Sync.com.

Quyền riêng tư nâng cao được hỗ trợ trên:

  • Chrome (tệp tối đa 25 GB)
  • Firefox (tệp có kích thước tối đa 500MB)
  • Internet Explorer 10+ (kích thước tệp lên tới 500MB)
  • Microsoft Edge (tệp có kích thước tối đa 500MB)

Sync.com có ​​một vài biện pháp bảo mật bổ sung để bảo vệ các liên kết, tương tự không có sẵn trên Google Drive.

Chúng bao gồm khả năng:

  • Mật khẩu bảo vệ liên kết
  • Đặt ngày hết hạn liên kết
  • Đặt giới hạn tải xuống cho các liên kết

Sync.com cũng cung cấp nhật ký cho hoạt động kiểm toán về nội dung được chia sẻ và khả năng xóa sạch nội dung được chia sẻ từ xa. Thay vì tạo các liên kết được chia sẻ, người dùng cũng có thể tạo các thư mục được chia sẻ.

Trong trường hợp thư mục, người dùng được mời qua email. Với các quyền thích hợp, người mời có thể chỉnh sửa nội dung trong thư mục đó và lần lượt mời người khác truy cập vào nó.

Cuối cùng, để bảo vệ người dùng khỏi các chỉnh sửa không mong muốn hoặc xóa ngẫu nhiên, Sync.com cho phép các thuê bao trả tiền duy trì phiên bản tệp không giới hạn và khôi phục nội dung bị xóa vô thời hạn.

Không có gì giúp giữ cho hóa học nhóm vững chắc, như có thể hoàn tác các lỗi của bạn (của họ).

2. Đồng bộ hóa thiết bị

Việc kết hợp cả Google Drive và Sync.com vào các nỗ lực cộng tác trực tuyến của bạn đã giành được rất thuận tiện nếu bạn có thể truy cập nội dung trên cả hai, bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn cần.

May mắn thay, cả Google Drive và Sync.com đều cho phép bạn đồng bộ hóa nội dung trong thời gian gần như thật, trên các thiết bị Windows, MacOS, Android và iOS.

Để bật đồng bộ hóa, Google Drive và Sync.com tạo các thư mục đồng bộ hóa riêng biệt trên ổ cứng. Các thư mục này có thể được truy cập giống như bất kỳ thư mục hệ thống tệp nào khác, nhưng được liên kết trực tiếp với đám mây. Mọi thay đổi được thực hiện đối với nội dung trong các thư mục đồng bộ sẽ tự động được tải lên đám mây.

Đổi lại, những thay đổi đó được chuyển qua các thiết bị được kết nối của bạn – hoặc của các đối tác cộng tác của bạn, nếu chia sẻ được bật.

Đồng bộ hóa không chỉ cho phép bạn chuyển đổi liền mạch giữa các thiết bị, làm việc từ xa và ngoại tuyến, mà người dùng Mac cũng làm việc cùng với người dùng Windows và ngược lại.

Kế hoạch giá

Bây giờ, chúng tôi đã xem xét cách mỗi dịch vụ có thể mang lại lợi ích cho công việc trực tuyến của bạn, hãy để chúng tôi xem xét các kế hoạch tương ứng của họ. Bằng cách đó, bạn có thể định giá các dịch vụ này cho nỗ lực hợp tác của riêng bạn.

Google Drive

Google Drive cấp cho người dùng 15 GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí. Nếu điều đó không đủ, có rất nhiều mức giá có sẵn:

Tổng dung lượngChi tiêu hàng tháng
100 GB$ 1,99
1 TB9,99 đô la
10 TB$ 99
20 TB$ 199,99
30 TB$ 299

Tính linh hoạt như vậy làm cho Google Drive thậm chí còn hoàn hảo hơn để ghép nối với một dịch vụ như Sync.com. Nó cho phép bạn giới hạn tổng số tiền đầu tư của mình bằng cách mở rộng bộ nhớ Google Drive theo nhu cầu của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp kinh doanh rộng lớn hơn, Google Google G Suite (trước đây là Google Apps for Work) được thiết kế với mục đích đó. Có sẵn hai gói G Suite, gói cơ bản cung cấp 30TB cho mỗi người dùng ở mức 5 đô la hoặc gói doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn ở mức 10 đô la cho mỗi người dùng.

Cả hai gói G Suite đều cung cấp các lợi ích bổ sung như email doanh nghiệp, hội nghị video, lịch được chia sẻ và kiểm soát quản trị viên.

Đồng bộ hóa.com

Sync.com cung cấp cho người dùng gói khởi động với 5 GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí. Giới thiệu kiếm được người dùng với một gigabyte thêm cho mỗi lượt giới thiệu. Các trọng tài cũng nhận được thêm gigabyte, vì vậy hãy chắc chắn và mời cộng tác viên của bạn.

Tuy nhiên, nhiều tính năng chính được thảo luận trong phần này yêu cầu bạn nâng cấp lên gói trả phí. Điêu nay bao gôm:

  • Liên kết hết hạn
  • Nhật ký hoạt động của người dùng
  • Khăn lau từ xa
  • Liên kết tải lên
  • Phiên bản tập tin không giới hạn
  • Khôi phục tập tin vô thời hạn

Sync.com không có cấu trúc giá đa dạng nhất. Ở đó, chỉ có hai kế hoạch cá nhân, cả hai đều gọi là pro pro. Gói% 00 GB có giá 4,17 đô la mỗi tháng, trong khi gói 2TB có giá 8 đô la. Thanh toán theo chu kỳ hàng năm, do đó, bạn sẽ phải trả trước 12 tháng.

Nếu bạn đang tìm cách xây dựng văn phòng ảo của mình với Sync.com, họ cũng cung cấp hai kế hoạch kinh doanh. Đây là 5 đô la cho mỗi người dùng cho tổng dung lượng 1TB hoặc 8 đô la cho 2TB. Sự khác biệt chính với các gói thông thường là chủ tài khoản có quyền truy cập vào các kiểm soát quản trị nâng cao hơn.

Suy nghĩ cuối cùng

Điểm yếu lớn nhất của Sync.com, ứng dụng tích hợp, là điểm mạnh lớn nhất của Google Drive. Điểm yếu lớn nhất, bảo mật của Google Drive, là điểm mạnh lớn nhất của Sync.com. Làm thế nào để bạn sử dụng cả hai theo cách mà họ hỗ trợ công việc trực tuyến của bạn theo cách tốt nhất có thể?

Sử dụng Google Drive cho:

  • Các dự án mà an ninh là không quan trọng
  • Các dự án đang thực hiện cần sự cộng tác trực tiếp

Sử dụng Sync.com cho:

  • Các dự án mà tính bảo mật là tối quan trọng
  • Lưu trữ lâu dài, an toàn cho sản phẩm làm việc

Với các kế hoạch miễn phí, kế hoạch cá nhân và kế hoạch kinh doanh có sẵn, bạn sẽ có thể kết hợp cả hai dịch vụ để tạo ra một giải pháp hiệu quả về chi phí sẽ đưa các dự án nhóm của bạn lên một tầm cao mới.

Bạn có sử dụng các dịch vụ này để tăng cường mối quan hệ công việc của bạn? Chúng tôi luôn thích nghe những quan điểm khác, vì vậy hãy bình luận bên dưới!

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me