Hướng dẫn cho người mới bắt đầu Asana: Giữ công việc thẳng

Có nhiều công cụ hiện có để quản lý dự án và Asana là một trong những công cụ yêu thích của chúng tôi; nó thậm chí còn lọt vào top 5 trong phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Bắt đầu với phần mềm mới sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có một vài gợi ý, vì vậy chúng tôi đã tập hợp hướng dẫn này cho người mới bắt đầu Asana để giúp bạn theo cách của bạn.


Thay vào đó, nếu bạn thích Trello hơn Asana, hãy xem hướng dẫn Trello dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi. Nếu bạn muốn xem hai người xếp chồng lên nhau như thế nào, hãy đọc bài đánh giá so sánh Trello vs Asana của chúng tôi.

Asana cung cấp cho bạn một cách đơn giản để tổ chức các dự án của bạn và giữ thông tin liên quan đến quản lý của bạn ở một nơi. Thông tin đó có thể được chia sẻ với mọi người trong nhóm của bạn, để họ có thể nhìn thấy bức tranh lớn trong khi nhận được thông tin chi tiết về những gì họ đang tự làm.

Nó cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ liên quan đến dự án của bạn, cung cấp cho bạn cách phân công chúng cho các thành viên khác trong nhóm, cũng như giữ các tab về những gì đã được thực hiện và những gì vẫn cần làm. Bạn cũng có thể theo dõi các cuộc thảo luận xung quanh một nhiệm vụ cụ thể.

Bạn có thể quản lý thời hạn dự án và xem chúng trên dòng thời gian và lịch của Asana, điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tốt về cách dự án của bạn đang diễn ra. Nó cũng có thể giúp bạn tìm ra nơi cải tiến có thể được thực hiện và xác định các vấn đề tiềm ẩn.

Chúng tôi sẽ đi qua những điều cơ bản và giải thích cách thực hiện các nhiệm vụ chung. Chúng tôi cũng sẽ khám phá ngắn gọn những gì khác có sẵn và xem Asana, các tính năng nâng cao hơn.

Bắt đầu với Asana

Đăng ký Asana là một làn gió. Nhấp vào bắt đầu dùng thử miễn phí trên mạng ở phía trên bên phải trang web và nhập địa chỉ email của bạn. Sau một thời gian chờ đợi, bạn sẽ nhận được một email và sau đó có thể đăng ký với tên và mật khẩu của bạn. Bạn có thể thêm một hồ sơ tại thời điểm đó nếu bạn thích hoặc đợi cho đến sau.

đăng ký asana

Một bạn đã làm điều đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập tên và chi tiết về đội của bạn. Sau đó, bạn có được tùy chọn mời các thành viên trong nhóm. Tiếp theo, bạn sẽ được gửi đến màn hình nhập thẻ tín dụng để thiết lập thanh toán khi quá trình dùng thử của bạn kết thúc.

Mặc dù vậy, bạn không nên nhập thẻ tín dụng vào giai đoạn này. Bạn có thể nhấp vào Tiếp tục, để đến phiên bản phần mềm miễn phí. Nó trả tiền để cẩn thận khi sử dụng thẻ tín dụng của bạn trực tuyến. Tính năng của chúng tôi về tội phạm mạng có thể cung cấp cho bạn một số mẹo để giữ an toàn trên web.

Ngoài việc có sẵn trong trình duyệt, bạn có thể sử dụng Asana trên thiết bị Android hoặc iOS của mình.

Khi bạn đã ở Asana, điều đầu tiên bạn muốn làm là tạo một dự án.

asana-dự án mới

Để làm điều đó, nhấp vào ô vuông chấm lớn với dự án mới, bên dưới nó và sau đó điền vào biểu mẫu xuất hiện. Bạn có thể chọn sử dụng một mẫu trống và làm mọi thứ từ đầu hoặc chọn một trong nhiều mẫu. Bạn cũng có thể nhập dự án từ tệp .csv hoặc Excel, cũng như kết nối Asana với một công cụ khác và nhập theo cách đó.

Thiết lập Dự án Asana

Để bắt đầu từ đầu, bạn cần đặt tên cho dự án. Chọn bố cục của nó, có thể là một danh sách hoặc bảng. Sau đó, đặt quyền riêng tư của bạn chỉ hiển thị cho bạn, các thành viên dự án hoặc toàn bộ nhóm.

Lần đầu tiên bạn tạo một dự án trống, bạn sẽ thấy văn bản hướng dẫn ở cuối màn hình sẽ đưa bạn qua những điều cơ bản khi sử dụng Asana. Nó cung cấp cho bạn các mẹo về cách sử dụng các tính năng của nó, cũng như lời khuyên chung hơn về cách làm cho các dự án của bạn thành công.

asana-dự án-mẫu

Nếu bạn muốn bắt đầu với một mẫu, có những tùy chọn miễn phí cho người dùng thường xuyên lựa chọn. Thành viên cao cấp có được lựa chọn rộng hơn, cũng như tùy chọn để thiết lập các mẫu tùy chỉnh.

asana-chương trình nghị sự-mẫu

Nếu bạn nhập, bạn có thể sử dụng tệp bảng tính làm nguồn hoặc kết nối Asana với một loạt các công cụ để chia sẻ dữ liệu với nó.

Thêm và sắp xếp các nhiệm vụ và phần

Danh sách Asana từ được chia thành các phần có chứa các nhiệm vụ. Để thêm một nhiệm vụ, nhấp vào nút màu xanh da trời thêm nhiệm vụ và đặt tên cho nó. Một hộp sau đó sẽ xuất hiện để cho phép bạn thêm chi tiết.

nhiệm vụ asana

Bạn có thể chỉ định mỗi tác vụ cho một người dùng cụ thể. Người dùng được mã hóa màu, vì vậy bạn có thể thấy ai cần làm gì. Bạn cũng có thể thêm một ngày đến hạn và mô tả nhiệm vụ. Mỗi tác vụ có một luồng nhận xét và bạn có thể gắn thẻ người dùng trong đó nếu bạn muốn họ nhận được thông báo khi bạn nhận xét.

Nhiệm vụ được chia thành các phần. Chúng có thể được thêm bằng cách nhấp vào nút Thêm phần của cộng đồng. Cũng như với các tác vụ, bạn có thể chỉ định ai đó cho từng phần và thêm ngày đáo hạn hoặc nhận xét.

Nếu bạn muốn sắp xếp lại mọi thứ, các tác vụ có thể được kéo từ phần này sang phần khác. Chúng có một tay cầm ở bên trái của biểu tượng đánh dấu xuất hiện nếu bạn di chuột qua nó.

Đánh dấu một nhiệm vụ là hoàn thành bằng cách nhấp vào đánh dấu hoặc dấu hiệu hoàn thành của Google trong chế độ xem chi tiết xuất hiện ở bên phải khi tác vụ được tô sáng. Bạn có thể làm tương tự với các phần.

asana-nhiệm vụ-xem

Bạn có thể theo dõi những gì đã được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng xem nhiệm vụ ở phía trên bên phải của cửa sổ danh sách. Điều đó cho phép bạn xem tất cả các nhiệm vụ, cho dù hoàn thành hay không hoàn thành. Họ có thể được sắp xếp theo ngày hoặc người được giao. Có một vài lựa chọn trong đoạn hội thoại để chơi xung quanh, vì vậy bạn có thể kiểm soát cách trình bày thông tin.

lễ kỷ niệm asana

Khi bạn làm việc với Asana, bạn có thể gặp một bất ngờ không thường xuyên. Đánh dấu đủ các nhiệm vụ và bạn sẽ thấy một sinh vật đầy màu sắc vội vã lừa đảo trên màn hình của bạn. Đó là một trong những lễ kỷ niệm Asana, là một cách thú vị để thưởng cho bạn vì đã hoàn thành công việc và cung cấp cho công cụ một sự chào đón đầy cá tính.

Chúng tôi đã nhìn thấy kỳ lân, kỳ lân biển và một cái gì đó trông giống như một con cừu kỳ lạ cho đến nay, nhưng chắc chắn có nhiều thứ được tìm thấy. Nó có một chút ngớ ngẩn, nhưng sẽ tạo ra một hợp âm cho một số.

Xây dựng đội của bạn

Sau khi dự án của bạn được thiết lập, bạn có thể mời thêm người dùng bằng cách nhấp vào nút chia sẻ trên mạng ở đầu màn hình. Nhập email hoặc tên của người dùng bạn muốn thêm, sau đó quyết định xem họ có cần quyền truy cập chỉnh sửa hay chỉ là khả năng xem và nhận xét về dự án.

Nếu bạn mới sử dụng các công cụ trực tuyến để hỗ trợ nhóm của mình, bài viết của chúng tôi về các công cụ phần mềm nhóm ảo tốt nhất cũng có thể hữu ích.

Xem nhiệm vụ Asana

dòng thời gian

Ngoài chế độ xem danh sách, còn có chế độ xem dòng thời gian, mặc dù nó chỉ dành cho người dùng cao cấp. Bạn có thể di chuyển các tác vụ xung quanh nó và kiểm tra xung đột phụ thuộc.

lịch asana

Chế độ xem lịch cung cấp cho bạn một cách khác để xem khi nào cần hoàn thành. Một lần nữa, các tác vụ có thể được kéo xung quanh khi cần thiết.

Giao diện hội thoại cho phép bạn theo dõi các cuộc thảo luận diễn ra trên mỗi dự án. Bạn có thể bắt đầu chủ đề thảo luận mới ở đó. Asana cho phép bạn tham gia vào các cuộc hội thoại trực tiếp từ email, vì vậy bạn không thể truy cập ứng dụng.

trạng thái asana

Chế độ xem trạng thái cho phép bạn xem có bao nhiêu nhiệm vụ sắp hoàn thành, cũng như các nhiệm vụ chưa hoàn thành còn lại. Thông tin được vẽ trên biểu đồ, vì vậy bạn có thể xem liệu số lượng tác vụ chưa xử lý có giảm theo thời gian hay không. Đó là một cách hay để có được ý tưởng về việc bạn có đang nhắm mục tiêu để đạt được mục tiêu dự án của bạn không.

Bạn có thể đặt trạng thái dự án của mình thành đúng hướng, có nguy cơ hoặc không theo dõi. Điều đó có nghĩa là mọi người trong nhóm có thể thấy nếu bạn lo lắng về việc không hoàn thành mọi thứ đúng hạn.

Viết báo cáo, vì vậy bạn không cần phải

Asana cũng có thể tạo báo cáo cho bạn. Chúng chủ yếu là danh sách các nhiệm vụ và thông tin liên quan. Bạn có thể tạo nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như các tác vụ bạn đã tạo, các tác vụ bạn đã phân công và các tác vụ đã hoàn thành gần đây.

báo cáo asana

Nếu bạn có nhiều tài liệu hoặc báo cáo để quản lý và đang thấy mình trong một mớ hỗn độn khủng khiếp, hãy xem năm công cụ của chúng tôi giúp quản lý tài liệu ít bài viết khủng khiếp hơn để được tư vấn hữu ích.

Nhận hỗ trợ bạn cần

Khi bạn lần đầu tiên sử dụng Asana, bạn sẽ thấy một vài hướng dẫn bật lên và trên màn hình để giúp bạn bắt đầu. Điều đó là đủ để đứng dậy và chạy với những điều cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn được trợ giúp thêm, bạn có thể nhấp vào dấu hỏi ở phía trên bên phải màn hình.

asana-help

Chất lượng của các hướng dẫn là ấn tượng. Bốn tùy chọn đầu tiên trong menu trợ giúp cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách bắt đầu với Asana và giải thích những gì nó có thể làm. Có nhiều hình ảnh và hình ảnh động để làm cho mọi thứ rõ ràng nhất có thể.

Cũng có một số video hay, cũng như một cửa sổ bật lên tiện dụng hiển thị các phím tắt. Chúng là một cách tuyệt vời để cải thiện tốc độ của quy trình làm việc của bạn.

Nếu bạn cần hỗ trợ thực hành nhiều hơn, có một diễn đàn cộng đồng tích cực nơi bạn có thể thảo luận các vấn đề với những người dùng khác, cũng như nhóm hỗ trợ Asana.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu về Asana, thì cũng có một hướng dẫn dành cho nhà phát triển, điều này giải thích cách tích hợp mã của riêng bạn với nền tảng. Nếu mã hóa không phải là thứ bạn thích nhưng bạn muốn sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba, Asana tích hợp tốt với cả IFTTT và Zapier.

Bạn cũng sẽ tìm thấy chính sách quyền riêng tư của Asana trong menu trợ giúp. Nếu bạn có thắc mắc về quyền riêng tư, cách bảo vệ tính năng bảo mật của bạn cũng có thể đáng đọc.

Được thiết kế tốt và đẹp để sử dụng

Asana có một thiết kế đẹp giúp quản lý để trông chuyên nghiệp mà không bị nhàm chán. Các nhà thiết kế của nó đã sử dụng màu sắc và hình ảnh động một cách hiệu quả để làm nổi bật các nút được sử dụng phổ biến hơn, cũng như làm cho giao diện người dùng dễ đọc. Các lễ kỷ niệm cũng là một liên lạc tốt đẹp.

Chúng tôi nghi ngờ việc tạo ra một công cụ thú vị như thế này để sử dụng isn chỉ là phần đệm không cần thiết. Thu hút người dùng cũng có thể giúp họ hoàn thành công việc nhiều hơn. Nếu bạn muốn bọn trẻ ăn rau, hãy làm cho chúng ngon.

Asana là miễn phí, nhưng có một gói cao cấp cho những người muốn nhận được nhiều hơn từ nó. Với 9,99 đô la mỗi tháng, bạn nhận được nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như dòng thời gian, phụ thuộc nhiệm vụ và hội thảo trên web. Bạn cũng nhận được hỗ trợ ưu tiên và quy mô nhóm không giới hạn.

Suy nghĩ cuối cùng

Quản lý dự án không phải lúc nào cũng vui hay thú vị, nhưng phần mềm tốt có thể giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng hơn, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các phần thú vị của công việc – hoặc chỉ về nhà sớm hơn sau khi mọi thứ hoàn thành.

Asana rất dễ dàng để bắt đầu, nhưng bao gồm nhiều tính năng mạnh mẽ để giúp bạn đảm bảo các dự án của bạn diễn ra suôn sẻ. Nó được thiết kế đẹp mắt và có nhiều tính năng bổ sung thông minh giúp bạn đi đúng hướng.

Nó làm rất tốt khi trở thành một công cụ kinh doanh hữu ích với nhiều tính năng mà vẫn cảm thấy thân thiện và thú vị. Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa.

Nếu bạn có bất cứ điều gì để thêm vào những gì chúng tôi đã giải thích ở đây, hoặc nếu bạn cảm thấy chúng tôi đã bỏ lỡ điều gì đó quan trọng, hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét bên dưới. Cảm ơn vì đã đọc.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me