Cách sử dụng biểu đồ Gantt: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu năm 2020

Có rất nhiều công cụ hiện có để giúp bạn tổ chức. Phần mềm quản lý dự án cung cấp các tính năng của tất cả các loại để hỗ trợ bạn lập kế hoạch công việc của bạn. Chúng tôi tập trung vào một cách tổ chức các nhiệm vụ cụ thể trong hướng dẫn này về cách sử dụng biểu đồ Gantt.


Chúng tôi sẽ giải thích những gì biểu đồ Gantt có thể làm cho bạn, sau đó xem cách mọi thứ hoạt động trên một vài nền tảng. Đầu tiên, chúng tôi sẽ xem xét một ví dụ đơn giản trong monday.com, mà bạn có thể đọc về bài đánh giá monday.com của chúng tôi. Sau đó, chúng tôi sẽ đi qua một ví dụ nâng cao hơn với TeamGantt, bạn có thể đọc về bài đánh giá TeamGantt của chúng tôi.

Biểu đồ Gantt rất tinh vi. Nếu bạn thích một cái gì đó đơn giản hơn, hãy xem cách sử dụng bài viết bảng kanban của chúng tôi. Đánh giá Trello của chúng tôi thảo luận về một ví dụ tuyệt vời về công cụ kanban.

Biểu đồ Gantt là gì?

Có rất nhiều công cụ cho phép bạn thêm và sắp xếp các nhiệm vụ và xem chúng theo những cách khác nhau. Các công cụ Gantt cung cấp một lợi thế lớn hơn các công cụ khác ở chỗ chúng cho phép bạn thêm và quản lý các phụ thuộc, do đó bạn có thể làm cho một điều xảy ra phụ thuộc vào một thứ khác.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể thấy những gì cần phải được thực hiện trước khi mỗi nhiệm vụ được hoàn thành. Nếu bạn cần khoai tây được giao trước khi bạn có thể làm khoai tây chiên, bạn có thể tạo mối quan hệ đó trong biểu đồ Gantt. Nếu có vấn đề với việc giao hàng của bạn, bạn có thể thấy hiệu ứng sẽ như thế nào bằng cách làm theo các phụ thuộc phía trước.

Bạn cũng có thể tính toán ảnh hưởng của sự chậm trễ. Trong trường hợp này nghe có vẻ tầm thường, nhưng trong một dự án phức tạp, nhiều nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào nhau. Biểu đồ Gantt sẽ cho phép bạn dễ dàng tính toán hiệu ứng của bất kỳ vấn đề nào.

Biểu đồ Gantt thường hiển thị khung thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tuần hoặc tháng và cho phép bạn lật hoặc cuộn các ngày, như với hầu hết các công cụ dựa trên lịch.

Người tạo biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đầu tiên được phát minh bởi học giả người Ba Lan Karol Adamiecki vào năm 1896. Mặc dù vậy, nó đã không tạo ra nhiều sự giật gân. Henry Gantt, người mà hệ thống hiện được đặt tên, đã xuất bản phiên bản của ông vào năm 1910.

Biểu đồ ban đầu cho thấy ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ tạo nên một dự án. Sự phụ thuộc đã được thêm vào sau đó, mặc dù chúng là khóa của biểu đồ Gantt.

Biểu đồ Gantt và làm việc với phụ thuộc

Tạo các nhiệm vụ thường đơn giản. Bạn thêm một tên và có lẽ một mô tả. Nếu bạn làm việc trong một nhóm, các nhiệm vụ có thể được giao cho mọi người. Chúng có thể được phân loại và ưu tiên. Thông thường, bạn có thể để lại nhận xét hoặc đính kèm tập tin cho họ. Những thứ đó sẽ phụ thuộc vào công cụ bạn sử dụng.

Với các công cụ dựa trên biểu đồ Gantt, bạn cũng sẽ muốn đặt ngày bắt đầu, cũng như ngày kết thúc hoặc ước tính thời gian thực hiện nhiệm vụ. Bằng cách đó, các tác vụ có thể xuất hiện ở vị trí chính xác trên lịch của bạn, hiển thị khi nào mọi thứ sẽ xảy ra hoặc ít nhất là khi bạn hy vọng chúng sẽ.

Để tạo sự phụ thuộc giữa chúng, bạn thường nhấp và kéo từ cuối một nhiệm vụ này sang bắt đầu một nhiệm vụ khác. Điều đó làm cho nhiệm vụ thứ hai phụ thuộc vào thứ nhất. Bạn có thể sử dụng Microsoft Excel để tạo biểu đồ Gantt, nhưng sử dụng chương trình chuyên dụng thường dễ dàng hơn rất nhiều.

Một số công cụ có một nút cho phép bạn tạo các phụ thuộc bằng cách điền vào các chi tiết trong cửa sổ bật lên. Trong các dự án phức tạp, điều đó có thể dễ dàng hơn phương pháp kéo và thả.

Trong một số công cụ, bạn có thể điều chỉnh độ dài tác vụ, di chuyển chúng và thay đổi ngày bắt đầu và ngày kết thúc riêng lẻ. Tuy nhiên, các công cụ cho phép bạn thực hiện tất cả những điều đó có thể khó sử dụng hơn, bởi vì nó khó tìm kiếm tay cầm để tạo ra sự phụ thuộc.

Thực hành làm cho hoàn hảo, nhưng nó đáng để chỉ ra rằng chỉ vì bạn tìm thấy một triển khai không phù hợp với bạn, có thể có một cách thực hiện khác.

Các vấn đề về biểu đồ Gantt

Nếu một nhiệm vụ được lên lịch để bắt đầu trước khi những nhiệm vụ đó phụ thuộc vào kết thúc, bạn có một vấn đề. Biểu đồ Gantt sẽ thông báo cho bạn khi đó, trường hợp đó, cho phép bạn sửa nó. Bạn có thể làm điều đó bằng tay bằng cách kéo các tác vụ để sắp xếp lại chúng hoặc thay đổi độ dài ước tính của chúng.

Một số công cụ sẽ tự động cập nhật lịch trình của bạn để giữ cho nó hoạt động. Điều đó có nghĩa là nếu một nhiệm vụ phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác, thì sự khởi đầu của nó sẽ tự động điều chỉnh nếu nhiệm vụ mà nó phụ thuộc vào isn đã hoàn thành đúng lúc. Nó có thể trở nên phức tạp, nhưng làm cho sự phức tạp đó có thể quản lý được là những gì biểu đồ Gantt dành cho.

Nhiều nền tảng cũng sẽ cho bạn biết nếu bạn có vòng lặp phụ thuộc. Nếu nhiệm vụ một phụ thuộc vào nhiệm vụ hai, hãy thử thực hiện nhiệm vụ hai phụ thuộc vào nhiệm vụ một và xem điều gì sẽ xảy ra. Đó là một tình huống không thể, nhưng, một lần nữa, biểu đồ Gantt có thể phát hiện ra các mối quan hệ đó giữa các mạng lưới nhiệm vụ phức tạp và giúp bạn lên lịch trình đau đầu.

Cách tạo biểu đồ Gantt theo cách đơn giản: monday.com

monday.com có ​​các mốc thời gian, tương tự như biểu đồ Gantt nhưng không bao gồm quản lý phụ thuộc. Dòng thời gian cho phép bạn đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho các nhiệm vụ.

cách sử dụng-a-gantt-chart-monday-timeline

Bạn có thể di chuyển các mục xung quanh bằng cách kéo hoặc thay đổi ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chúng. Bạn cũng có thể phân công nhiệm vụ cho mọi người, cũng như xem ai đang làm gì. Nó cho phép bạn hình dung những gì cần phải làm và cho phép bạn phát hiện ra vấn đề.

Lập kế hoạch cho một dự án dễ dàng hơn nhiều với các công cụ như thế. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, làm việc trực quan và trực giác có thể không đủ tốt. Đó là nơi mà sự phụ thuộc có thể giúp đỡ.

monday.com có ​​một giao diện tuyệt vời, cũng như các tính năng bảo mật tuyệt vời để bảo vệ bạn khỏi tội phạm mạng. Giữ an toàn là rất quan trọng khi làm việc trên đám mây, vì vậy monday.com Cam kết bảo mật trực tuyến làm cho nó trở thành một lựa chọn mạnh mẽ để quản lý các dự án của bạn.

Biểu đồ Gantt miễn phí: Từng bước với TeamGantt

Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét TeamGantt, như tên cho thấy, được xây dựng xung quanh chế độ xem Gantt của nó. Nó có một tầng miễn phí cho phép tối đa ba người sử dụng nó mà không mất gì. Điều đó có nghĩa là bạn có thể kiểm tra nó mà không cần phải vặn tay sếp quá nhiều. Ngoài ra, có các gói trả phí với các tính năng bổ sung.

Chúng ta hãy xem cách bắt đầu với nó. Sau khi đăng ký, nó sẽ hỏi bạn một vài câu hỏi và, nếu bạn mô tả bản thân là người mới bắt đầu, hãy cho bạn xem một video giới thiệu. Sau đó, đã đến lúc tạo dự án đầu tiên của bạn.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu từ đầu, nhưng có các mẫu. Họ rất cơ bản và bao gồm một dự án mẫu rất tốt cho việc học theo cách của bạn xung quanh TeamGantt. Ngoài ra, còn có một dự án cơ bản với một vài nhiệm vụ và nhóm được thiết lập để bạn sử dụng hoặc đổi tên theo yêu cầu.

cách sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Nhấp vào các dự án của tôi, trong các cửa sổ bên trái, nếu bạn đã cài đặt sẵn, sau đó nhấp vào nút màu xanh dự án mới ở bên phải. Bạn sẽ thấy màn hình sau đây.

cách sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-new-project

Ở đó, bạn có thể đặt tên cho dự án của mình, chọn một mẫu như đã thảo luận ở trên và thậm chí chọn các ngày trong tuần sẽ được sử dụng trong dự án của bạn. Chọn tất cả bảy ngày nếu bạn là loại bận rộn, năm nếu bạn như hầu hết chúng ta hoặc hai người nếu bạn thích một cách tiếp cận giản dị hơn với cuộc sống.

Sau đó, nhấp vào nút tạo ra dự án mới, để tạo dự án của bạn. Bạn cần phải xem video nhanh trước, vì vậy hãy thoải mái pha cà phê nhanh và quay lại hai phút sau.

Đây là cách mà dự án của bạn trông đúng sau khi được tạo. Có một nhóm duy nhất chứa một nhiệm vụ duy nhất. Các nhóm cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình thành các danh mục. Bạn có thể đặt tên cho chúng những gì bạn thích.

cách sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-blank

Nhiệm vụ TeamGantt

Đầu tiên, hãy để Lừa tạo một nhiệm vụ mới, sau đó chúng tôi sẽ sửa đổi các nhóm của mình trước khi xem xét các phụ thuộc.

Để tạo một tác vụ, hãy nhấp vào văn bản của nhiệm vụ trên mạng bên cạnh nút dấu cộng bên dưới tác vụ đầu tiên được cung cấp. Các cột mốc của nhiệm vụ và các nhóm nhiệm vụ khác.

cách sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-first

Tác vụ mới của bạn sẽ xuất hiện, được tô sáng và với con trỏ trong trường tên để bạn có thể gọi nó là những gì bạn thích, như chúng tôi đã thực hiện ở đây. Nhấn return hoặc nhấp chuột và tác vụ sẽ sẵn sàng.

Có những thứ khác bạn có thể làm với các nhiệm vụ. Với TeamGantt, bạn có thể chỉ định từng người cho một người dùng, đánh dấu số lượng đã thực hiện hoặc thêm danh sách kiểm tra các nhiệm vụ để chia thành các phần dễ dàng hơn. Chúng tôi sẽ quên tất cả những điều đó cho đến bây giờ, mặc dù.

Nhiệm vụ và nhóm chứa một biểu tượng bút nhỏ mà bạn có thể nhấp để chỉnh sửa chúng. Có một chữ thập để xóa chúng. Chúng có thể nhìn thấy nếu bạn di chuyển qua nhiệm vụ hoặc nhóm bằng chuột.

Nhấp vào nút chỉnh sửa và một cửa sổ sẽ bật lên cho phép bạn chỉnh sửa chi tiết nhiệm vụ.

Chúng tôi đã thêm một vài nhiệm vụ và một nhóm mới và đổi tên dự án của chúng tôi. Nó bây giờ là món ăn cổ điển, trứng luộc và lính.

cách sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-multi-task

Phụ thuộc TeamGantt

Bây giờ chúng tôi sẽ tạo ra một sự phụ thuộc. Bạn cần phải cho nước vào nồi trước khi đun sôi. Nhiệm vụ thứ hai phụ thuộc vào thứ nhất. Chúng tôi có thể thêm mối quan hệ đó vào TeamGantt. Bằng cách đó, chúng ta có thể vô tình lên lịch cho nhiệm vụ thứ hai để bắt đầu trước nhiệm vụ thứ nhất.

Điều đó rõ ràng trong trường hợp này, nhưng có thể không có trong các dự án lớn.

Để tạo ra sự phụ thuộc, chúng tôi di chuyển chuột qua nhiệm vụ của nước sôi nước sôi. Khi chúng ta làm như vậy, các chấm nhỏ xuất hiện ở hai bên của nó. Sau đó, chúng tôi nhấp và kéo từ dấu chấm sang bên trái, để đặt nước vào nhiệm vụ của Saucepan. Khi chúng tôi thả chuột, sự phụ thuộc được tạo ra.

làm thế nào để sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-phụ thuộc-thêm

Chúng tôi có thể kéo lê chấm vào bên phải của nước, đặt nước vào nồi và kéo vào nhiệm vụ nước sôi. Dù bằng cách nào, hiệu quả là như nhau. Vấn đề là bạn sử dụng dấu chấm ở bên trái để thực hiện nhiệm vụ đó phụ thuộc vào thứ khác và dấu chấm ở bên phải để làm cho thứ khác phụ thuộc vào nó.

Nếu bạn nhìn vào ảnh chụp màn hình ở trên, bạn sẽ nhận thấy dòng màu đỏ. Điều đó cho thấy lịch trình của chúng tôi là không thể. Cả hai nhiệm vụ được liên kết được lên lịch cùng một lúc. Rõ ràng, trong trường hợp này, người ta phải kết thúc trước khi người kia có thể bắt đầu. Nếu chúng ta kéo nhiệm vụ vào nước sôi của người hâm mộ bên phải, mọi thứ sẽ ổn và dòng sẽ thay đổi màu sắc để hiển thị rằng.

làm thế nào để sử dụng-a-gantt-chart-teamgantt-nhiệm vụ-sắp xếp lại

Nếu bạn cần một công cụ có thể sắp xếp lại các phụ thuộc cho bạn để bạn không cần phải kéo chúng xung quanh mình, hãy xem đánh giá ClickUp của chúng tôi.

Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản về quản lý phụ thuộc và có thể tạo và kết nối các tác vụ của riêng bạn. TeamGantt và monday.com có ​​các bản dùng thử miễn phí, vì vậy hãy xem bạn có thể làm gì với chúng.

Suy nghĩ cuối cùng

Có nhiều nền tảng bao gồm biểu đồ Gantt. Chúng tôi bao gồm chúng thường xuyên trong các bài viết quản lý dự án của chúng tôi. Biểu đồ Gantt có xu hướng đặc trưng trong các công cụ tập trung vào kinh doanh hơn, nhưng như chúng tôi đã thấy, chúng không thể sử dụng. Nắm bắt được kỹ thuật mạnh mẽ này và bạn có thể cải thiện quy trình làm việc của mình và khiến mọi người trong nhóm của bạn bận rộn.

Để xem những nền tảng yêu thích của chúng tôi có thể làm gì, hãy xem phần mềm quản lý dự án tốt nhất của chúng tôi.

Nhìn xa hơn monday.com và TeamGantt, một trong những công cụ yêu thích của chúng tôi, Wrike, thực hiện công việc quản lý phụ thuộc rất tốt. Đọc thêm về nó trong đánh giá Wrike của chúng tôi. Nếu bạn thích làm việc tại địa phương, hãy xem bài đánh giá GanttProject của chúng tôi để tìm hiểu về một phần mềm máy tính để bàn kiểu cũ mà phù hợp cho sử dụng văn phòng.

Nếu bạn đã sử dụng bất kỳ công cụ Gantt nào ở đây hoặc biết về những công cụ khác mà chúng tôi đã đề cập, hãy chia sẻ kiến ​​thức của bạn trong các bình luận bên dưới. Cảm ơn vì đã đọc.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me