Cómo hacer una copia de seguridad del correo electrónico comercial en 2020

Si se conecta activamente con socios comerciales y clientes en línea, es probable que comprenda la importancia de su rastro de papel virtual. Sus correos electrónicos contienen datos de clientes, ideas, instrucciones y otra información crítica para el éxito de su negocio.


La pérdida de dichos datos podría interrumpir sus relaciones, costarle dinero e incluso meterlo en problemas legales. Una buena estrategia de respaldo de correo electrónico es la mejor manera de asegurarse de que nunca se meta en ese tipo de situación..

Business Email Backup – Video tutorial de las soluciones de copia de seguridad en la nube

En esta guía, lo guiaremos a través de los pasos básicos para hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos de correo electrónico en la nube. Utilizaremos tres de las mejores soluciones de respaldo en línea para correo electrónico para ayudar a explicar el proceso: Carbonite, Backblaze y CrashPlan.

Para obtener más información sobre cada uno, asegúrese de consultar nuestras reseñas de cada servicio:

  • Revisión de carbonita
  • Revisión de Backblaze
  • Revisión de CrashPlan

Paso uno: busque su archivo de datos de correo electrónico

Hacer una copia de seguridad de su correo electrónico en la nube requiere que esté utilizando un cliente de escritorio para acceder a sus correos electrónicos. Como la mayoría de las personas están familiarizadas con él, usaremos Microsoft Outlook como ejemplo. Sin embargo, estos pasos descritos en este artículo funcionan de manera similar con otros servicios populares como Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail y Mac Mail. 

Los clientes de correo electrónico como Outlook 2016 almacenan todos sus correos electrónicos en un solo archivo de datos. Para los usuarios de Windows Outlook, este será un archivo de tabla de almacenamiento personal (PST). Para los usuarios de Mac Outlook, será un archivo de Outlook para Mac (OLM). Lo primero que debe hacer para hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos de Outlook en la nube es averiguar exactamente dónde está ese archivo.

Si usa Windows, la ubicación dependerá de su versión de Windows y Outlook. Las ubicaciones comunes incluyen:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Usuarios \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Usuarios \\ Documentos \ Archivos de Outlook
  • C: \ Usuarios \\ Mis documentos \ Archivos de Outlook
  • C: \ Documents and Settings \\ Configuración local \ Datos de aplicación \ Microsoft \ Outlook

Para los usuarios de Outlook de Mac, generalmente está en su carpeta de documentos:

  • / Usuarios // Documentos / Datos de usuario de Microsoft / Identidades de Office 2011 / Identidad principal

Si tiene problemas para localizar su archivo de datos de correo electrónico, puede descubrir fácilmente su ubicación desde la aplicación de Outlook.

En Outlook 2016, primero haga clic en “archivo” en su barra de herramientas.

A continuación, seleccione la configuración de la cuenta.

Se abrirá la ventana de configuración de la cuenta. Haga clic en la pestaña “archivos de datos”. Esto mostrará la ubicación de su archivo de datos de correo electrónico.

Paso dos: etiquete su archivo de datos de correo electrónico para respaldo en línea

Ahora que conoce la ubicación, deberá asegurarse de que su archivo de datos esté marcado como respaldo por su servicio de respaldo en línea. Algunos servicios lo hacen más fácil que otros.

Con Crashplan, primero deberá abrir el cliente de escritorio. Asegúrese de estar en la pestaña de copia de seguridad y haga clic en el botón “cambiar” en la sección “archivos”.

Navegue a la ubicación de su archivo de datos de correo electrónico y asegúrese de que el botón de opción al lado esté marcado. En adelante, este archivo será respaldado por CrashPlan.

Carbonite hace que el proceso sea aún más fácil, ya que no requiere que los usuarios marquen los archivos para hacer una copia de seguridad desde su cliente (ni siquiera es posible). En cambio, solo navegue a la ubicación de su archivo de datos de correo electrónico utilizando el explorador de archivos.

Haga clic derecho en el archivo, desplace el mouse sobre “Carbonite” y seleccione “respaldar esto”.

Eso es todo al respecto. De hecho, Carbonite simplifica el proceso aún más si opta por la copia de seguridad automática cuando instala su aplicación en su computadora. Carbonite localizará y etiquetará tipos de archivos comunes para la copia de seguridad por sí solo, incluidos los archivos de datos de correo electrónico. De esa manera no tienes que ir a buscarlos.

Sin embargo, con Carbonite, la copia de seguridad automática solo funciona si los archivos tienen menos de 4 GB. Si tiene un archivo de datos de correo electrónico grande, aún deberá etiquetarlo manualmente.

Backblaze también selecciona automáticamente los archivos para la copia de seguridad según el tipo de archivo. Desde la interfaz de escritorio de Backblaze, solo necesita asegurarse de que su tipo de archivo de datos de correo electrónico no esté en la lista de exclusiones de tipo de archivo.

Para revisar la lista de exclusiones, haga clic en configuración.

Luego navegue a la pestaña de exclusiones del panel de configuración cuando se abra. Marque debajo de las palabras, “estos tipos de archivos no se realizarán copias de seguridad” para asegurarse de que .pst / .olm no se enumeran allí.

Por defecto, no debería serlo. Sin embargo, Backblaze no le permite seleccionar o anular la selección de archivos individuales para la copia de seguridad de su explorador de archivos..

Paso tres: activar la copia de seguridad continua

Con la mayoría de los servicios de respaldo en línea, puede elegir programar los respaldos o dejar que se ejecuten continuamente. El proceso de copia de seguridad puede acaparar los recursos del sistema y las copias de seguridad programadas son una forma de asegurarse de que su sistema no se bloqueará mientras trabaja.

El problema con las copias de seguridad programadas es que significa que los correos electrónicos de su empresa no serán respaldados con tanta frecuencia. Por lo tanto, si su computadora falla, perderá cualquier correo electrónico enviado o recibido entre las copias de seguridad. Eso significa que para los usuarios comerciales que otorgan una alta prioridad a los registros de sus comunicaciones, la copia de seguridad continua es la mejor opción.

La mayoría de los proveedores de respaldo en línea le permiten activar el respaldo continuo desde el cliente de escritorio. Con Carbonite, por ejemplo, solo necesita abrir la herramienta de escritorio del servicio.

Luego, haga clic en “configuración y controles” para visitar el panel de configuración.

Asegúrese de que la opción “copia de seguridad continua” esté marcada y que esté todo listo. Carbonite habilita esta función de forma predeterminada, por lo que ya debería estar activada, de todos modos.

Backblaze y CrashPlan son igual de fáciles de configurar. Con Backblaze simplemente haga clic en configuración y vaya a la pestaña de programación. Seleccione “continuamente” en la ventana de programación de copias de seguridad.

Si usa CrashPlan, vaya a la pestaña de configuración en la interfaz del escritorio. En el menú desplegable a la derecha de las palabras, “la copia de seguridad se ejecutará”, seleccione “siempre”.

Sin embargo, una vez que tenga el conjunto de copia de seguridad continua, no cometa el error de pensar que sus correos electrónicos están respaldados en tiempo real a medida que los escribe. Si bien es un excelente servicio de respaldo, Backblaze no puede respaldar archivos PST mientras Outlook está abierto porque sus algoritmos de transferencia de archivos no pueden funcionar con archivos bloqueados.

Carbonite y Crashplan no comparten esa limitación. Esto se debe a que ambos utilizan el servicio de instantáneas de volumen (VSS), una tecnología de Microsoft que permite realizar copias de seguridad de archivos incluso cuando están en uso..

Otra limitación de Backblaze que afecta la copia de seguridad del correo electrónico es que los archivos de datos de más de 30 MB solo se respaldan una vez cada 48 horas, independientemente de si tiene una copia de seguridad continua o no. Dado que los archivos PST de Outlook están configurados para crecer hasta 50 GB de forma predeterminada, es probable que este sea un problema que enfrentará si envía muchos correos electrónicos.

CrashPlan también trata los archivos grandes de manera diferente cuando realiza una copia de seguridad de forma continua, pero solo como un medio para priorizar los archivos en su cola:

  1. Archivos más nuevos y pequeños
  2. Archivos nuevos y más grandes
  3. Archivos viejos y pequeños
  4. Archivos viejos y grandes

Mientras tanto, Carbonite realiza una copia de seguridad de los archivos dentro de los diez minutos posteriores a un cambio y no presta atención al tamaño del archivo. (Nota: se realiza una copia de seguridad de los cambios posteriores en los archivos dentro de las 24 horas).

Cuando se trata de la velocidad de respaldo, los tres servicios manejan bien los archivos grandes gracias al procesamiento incremental a nivel de bloque. Las transferencias incrementales a nivel de bloque significan que cuando cambian sus archivos de datos de correo electrónico, el archivo completo no se vuelve a cargar en su espacio de respaldo en la nube. En cambio, solo se copian las partes, o bloques, del archivo que cambió. Esto ahorra tiempo y reduce el costo de los recursos del sistema..

Conclusión

Si las comunicaciones por correo electrónico son críticas para su negocio, vale la pena asegurarse de que un bloqueo del disco duro, corrupción de archivos o computadora portátil robada no lo deje desconectado de sus compañeros de trabajo y clientes. Afortunadamente, la solución de respaldo en línea adecuada simplifica la protección de sus datos..

Los tres servicios de copia de seguridad en línea utilizados como ejemplos en esta pieza facilitan la localización y el marcado de sus archivos de datos de correo electrónico para la copia de seguridad, y utilizan una potente arquitectura de transferencia de archivos para garantizar un proceso fluido. Los tres también ofrecen almacenamiento ilimitado y planes de hogar u oficina.

En Cloudwards.net confiamos en recomendar cualquiera de ellos, pero creemos que Carbonite ofrece el mejor servicio completo para las personas que buscan respaldar el correo electrónico comercial. ¿Preguntas o comentarios sobre cómo hacer una copia de seguridad de su correo electrónico comercial? Contáctanos en los comentarios a continuación. 

Kim Martin Administrator
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