2020’de İş E-postasını Yedekleme

Çevrimiçi olarak iş ortakları ve müşterilerle aktif olarak bağlantı kurarsanız, sanal kağıt izinizin önemini anlayabilirsiniz. E-postalarınız, iş başarınız için kritik öneme sahip müşteri verilerini, fikirleri, talimatları ve diğer bilgileri içerir.


Bu tür verilerin kaybedilmesi ilişkilerinizi bozabilir, paraya mal olabilir ve hatta sizi yasal sıkıntıya sokabilir. İyi bir e-posta yedekleme stratejisi, bu tür durumlara asla girmemenizi sağlamanın en iyi yoludur.

Kurumsal E-posta Yedekleme – Bulut Yedekleme Çözümlerinin Video Gezintisi

Bu kılavuzda, e-posta veri dosyalarınızı bulutta yedeklemenin temel adımlarında size yol göstereceğiz. Süreci açıklamaya yardımcı olması için e-posta için en iyi çevrimiçi yedekleme çözümlerinden üçünü kullanacağız: Carbonite, Backblaze ve CrashPlan.

Her biri hakkında daha fazla bilgi için, emin olun ve her hizmet hakkındaki incelemelerimize göz atın:

  • Karbonit incelemesi
  • Backblaze incelemesi
  • CrashPlan incelemesi

Birinci Adım: E-posta Veri Dosyanızı Bulun

E-postanızı buluta yedeklemek için, e-postalarınıza erişmek için bir masaüstü istemcisi kullanmanız gerekir. Çoğu kişi bunu bildiğinden, Microsoft Outlook’u örnek olarak kullanacağız. Ancak, bu makalede özetlenen bu adım, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail ve Mac Mail gibi diğer popüler hizmetlerle benzer şekilde çalışır. 

Outlook 2016 gibi e-posta istemcileri tüm e-postalarınızı tek bir veri dosyasında depolar. Windows Outlook kullanıcıları için bu bir kişisel depolama tablosu (PST) dosyası olacaktır. Mac Outlook kullanıcıları için, Mac için bir Outlook (OLM) dosyası olacaktır. Outlook e-postalarınızı bulutta yedeklemek için yapmanız gereken ilk şey, dosyanın tam olarak nerede olduğunu bulmaktır.

Windows kullanıyorsanız, konum Windows ve Outlook sürümünüze bağlı olacaktır. Ortak konumlar şunları içerir:

  • C: \ Kullanıcılar \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Kullanıcılar \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Kullanıcılar \\ Belgeler \ Outlook Dosyaları
  • C: \ Kullanıcılar \\ Belgelerim \ Outlook Dosyaları
  • C: \ Belgeler ve Ayarlar \\ Yerel Ayarlar \ Uygulama Verileri \ Microsoft \ Outlook

Outlook’un Mac kullanıcıları için genellikle belgeler klasörünüzde bulunur:

  • / Kullanıcılar // Belgeler / Microsoft Kullanıcı Verileri / Office 2011 Kimlikleri / Ana Kimlik

E-posta veri dosyanızı bulma konusunda sorun yaşıyorsanız, konumunu Outlook uygulamasının içinden kolayca bulabilirsiniz.

Outlook 2016’da önce araç çubuğunuzdaki “dosya” yı tıklayın.

Ardından, hesap ayarlarını seçin.

Hesap ayarları penceresi açılacaktır. “Veri dosyaları” sekmesini tıklayın. Bu, e-posta veri dosyanızın konumunu listeler.

İkinci Adım: E-posta Veri Dosyanızı Çevrimiçi Yedekleme için Etiketleyin

Artık konumu bildiğinize göre, veri dosyanızın çevrimiçi yedekleme hizmetiniz tarafından yedekleme için işaretlendiğinden emin olmanız gerekir. Bazı hizmetler bunu diğerlerinden daha kolay hale getirir.

Crashplan ile önce masaüstü istemcisini açmanız gerekir. Yedekleme sekmesinde olduğunuzdan emin olun ve “dosyalar” bölümünün altındaki “değiştir” düğmesini tıklayın.

E-posta veri dosyanızın konumuna gidin ve yanındaki radyo düğmesinin işaretli olduğundan emin olun. Bundan sonra, bu dosya CrashPlan tarafından yedeklenecek.

Carbonite, işlemi daha da kolaylaştırır, çünkü kullanıcıların dosyaları istemciden yedekleme için işaretlemelerini gerektirmez (hatta mümkün değildir). Bunun yerine, dosya gezgini kullanarak e-posta veri dosyanızın konumuna gidin.

Dosyayı sağ tıklayın, farenizi “Karbonit” üzerine getirin ve “bunu yedekle” yi seçin.

Hepsi bu kadar. Aslında, uygulamasını bilgisayarınıza yüklediğinizde otomatik yedeklemeyi seçerseniz, Carbonite işlemi daha da basitleştirir. Carbonite, e-posta veri dosyaları da dahil olmak üzere genel yedekleme için kendi dosya türlerini bulur ve etiketler. Bu şekilde onlar için avlanmak zorunda kalmazsınız.

Ancak, Carbonite ile otomatik yedekleme yalnızca dosyalar 4GB’ın altındaysa çalışır. Büyük bir e-posta veri dosyanız varsa, yine de manuel olarak etiketlemeniz gerekir.

Backblaze, dosya türüne göre dosyaları yedekleme için otomatik olarak seçer. Backblaze’nin masaüstü arayüzünden, e-posta veri dosya türünüzün dosya türü hariç tutma listesinde olmadığından emin olmanız yeterlidir.

Hariç tutulanlar listesini incelemek için ayarlar’ı tıklayın.

Ardından, açıldığında ayarlar bölmesinin hariç tutulanlar sekmesine gidin. .Pst / .olm öğesinin burada listelenmediğinden emin olmak için “bu dosya türleri yedeklenmeyecek” kelimelerini kontrol edin.

Varsayılan olarak olmamalıdır. Backblaze, dosya gezgini üzerinden yedekleme için tek tek dosyaları seçmenize veya seçimini kaldırmanıza izin vermez.

Üçüncü Adım: Sürekli Yedeklemeyi Açın

Çoğu çevrimiçi yedekleme hizmetiyle, yedeklemeleri zamanlamayı seçebilir veya sürekli çalışmasına izin verebilirsiniz. Yedekleme işlemi sistem kaynaklarını barındırabilir ve planlanan yedeklemeler, sisteminizin çalışırken kilitlenmemesini sağlamanın bir yoludur.

Zamanlanmış yedeklemelerin sorunu, işletme e-postalarınızın sık sık yedeklenmeyeceği anlamına gelir. Dolayısıyla, bilgisayarınız kilitlenirse, yedeklemeler arasında gönderilen veya alınan e-postaları kaybedersiniz. Bu, iletişim kayıtlarına yüksek öncelik veren işletme kullanıcıları için sürekli yedekleme daha iyi bir seçimdir.

Çoğu çevrimiçi yedekleme sağlayıcısı, masaüstü istemcisi içinden sürekli yedeklemeyi açmanıza izin verir. Örneğin Carbonite ile, yalnızca hizmetin masaüstü aracını açmanız gerekir.

Ardından, ayarlar bölmesini ziyaret etmek için “ayarlar ve kontroller” i tıklayın.

“Sürekli yedekle” seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun. Carbonite bu özelliği varsayılan olarak etkinleştirir, bu nedenle zaten açık olmalıdır.

Backblaze ve CrashPlan’ı yapılandırmak da kolaydır. Backblaze ile sadece ayarları tıklayın ve zamanlama sekmesine gidin. Yedekleme zamanlaması penceresinden “sürekli” yi seçin.

CrashPlan kullanıyorsanız, masaüstü arayüzündeki ayarlar sekmesine gidin. Açılır menüden kelimelerin sağındaki “yedekleme çalışır”, “her zaman” seçeneğini belirleyin.

Bununla birlikte, sürekli yedekleme ayarını yaptıktan sonra, e-postalarınızın siz yazarken gerçek zamanlı olarak yedeklendiğini düşünme hatasını yapmayın. Çoğunlukla harika bir yedekleme hizmeti olsa da, Backblaze Outlook açıkken PST dosyalarını yedekleyemez çünkü dosya aktarım algoritmaları kilitli dosyalar üzerinde çalışamaz.

Carbonite ve Crashplan bu sınırlamayı paylaşmıyor. Bunun nedeni, her ikisinin de kullanımda olsalar bile dosyaların yedeklenmesine izin veren bir Microsoft teknolojisi olan birim gölge kopyalama hizmetini (VSS) kullanmasıdır.

E-posta yedeklemesini etkileyen başka bir Backblaze sınırlaması, 30MB’den büyük veri dosyalarının sürekli yedekli olup olmadığınıza bakılmaksızın yalnızca 48 saatte bir yedeklenmesidir. Outlook PST dosyaları varsayılan olarak 50 GB’a kadar büyüyecek şekilde ayarlandığından, çok sayıda e-posta gönderirseniz karşılaşacağınız bir sorun olabilir.

CrashPlan ayrıca sürekli yedekleme yaparken büyük dosyaları farklı şekilde ele alır, ancak yalnızca kuyruğundaki dosyalara öncelik vermenin bir yolu olarak:

  1. Daha yeni, daha küçük dosyalar
  2. Daha yeni, daha büyük dosyalar
  3. Daha eski, daha küçük dosyalar
  4. Daha eski, daha büyük dosyalar

Bu arada karbonit, meydana gelen bir değişikliğin gerçekleşmesinden sonra on dakika içinde dosyaları yedekler ve dosya boyutuna dikkat etmez. (Not: sonraki dosya değişiklikleri 24 saat içinde yedeklenir).

Yedekleme hızı söz konusu olduğunda, her üç hizmet de blok düzeyinde artımlı işleme sayesinde büyük dosyaları iyi işler. Blok düzeyinde artımlı aktarımlar, e-posta veri dosyalarınız değiştiğinde, tüm dosyanın tekrar bulut yedekleme alanınıza yüklenmediği anlamına gelir. Bunun yerine, yalnızca değiştirilen dosyanın parçaları veya blokları kopyalanır. Bu, zaman kazandırır ve sistem kaynaklarınızın ücretini azaltır.

Sonuç

E-posta iletişimleri işiniz için kritik önem taşıyorsa, bir sabit sürücü çökmesi, dosya bozulması veya çalınan dizüstü bilgisayarın sizi iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle bağlantısız bırakmamaya dikkat edin. Neyse ki, doğru çevrimiçi yedekleme çözümü verilerinizin korunmasını kolaylaştırır.

Bu parçada örnek olarak kullanılan üç çevrimiçi yedekleme hizmetinin tümü, yedekleme için e-posta veri dosyalarınızı bulmayı ve işaretlemeyi kolaylaştırır ve sorunsuz bir işlem sağlamak için güçlü dosya aktarım mimarisini kullanır. Her üçü de sınırsız depolama alanı ve hem ev hem de ofis planları sunuyor.

Cloudwards.net olarak biz, bunlardan herhangi birini önermekten eminiz, ancak Carbonite’nin iş e-postasını yedeklemek isteyen insanlar için en iyi hizmeti sunduğunu düşünüyoruz. İşletme e-postanızı yedeklemeyle ilgili sorularınız veya yorumlarınız mı var? Aşağıdaki yorumlarda bize ulaşın. 

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me