¿Qué es Google Drive y cómo funciona? Una guía paso a paso 2020

No hay duda de que Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más versátiles disponibles en la actualidad. Sin embargo, usarlo es un poco diferente de lo que está acostumbrado, por lo que en esta guía le mostraremos exactamente cómo funciona Google Drive, especialmente su conjunto de aplicaciones, como Google Docs y Sheets.


En el camino, mencionaremos dónde excede Google Drive para que sepa para qué tareas funciona mejor, y también señalaremos dónde sería mejor ir con un servicio de almacenamiento en la nube más seguro como cualquiera de las opciones mencionadas en nuestro mejor resumen de almacenamiento en la nube. 

¿Qué es Google Drive y el almacenamiento en la nube?

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube, y como cualquier servicio de almacenamiento en la nube, su objetivo principal es expandir su capacidad de almacenar archivos más allá de los límites de su disco duro. El almacenamiento en la nube a veces se confunde con el respaldo en línea, que logra un propósito muy diferente usando una infraestructura similar.

Puede leer más sobre la diferencia entre el almacenamiento en la nube y la copia de seguridad en línea en nuestro artículo sobre ese tema. Sin embargo, en pocas palabras, la copia de seguridad en línea está diseñada para replicar su disco duro en lugar de expandirlo, con el objetivo de la recuperación ante desastres. Como mencionaremos más adelante, Google Drive recientemente comenzó a expandirse en el mercado de copias de seguridad en línea al permitirle etiquetar cualquier carpeta para la copia de seguridad.  

Google le dará 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube solo por registrarse. Sin embargo, es importante darse cuenta de que todo ese espacio libre se comparte entre Google Drive, Google Photos y Gmail.

Aún así, para muchos usuarios, 15 GB llegarán bastante lejos sin tener que gastar un centavo. Y no es que Google tenga el monopolio de lo gratuito si no lo tiene. Consulte nuestra descripción general de los mejores servicios gratuitos de almacenamiento en la nube para conocer otras ideas..  

Google Drive no ha alcanzado su asombrosa popularidad únicamente gracias a las ventas de teléfonos Android y Gmail. Hay algunas cosas que hace tan bien o mejor que cualquier otro servicio de almacenamiento en la nube. La mayor parte de eso tiene que ver con la productividad, gracias a la suite ofimática propia de Google, Google Docs y una gama de aplicaciones de terceros..

Sin embargo, también hay algunas cosas que Google Drive no hace tan bien. Las mayores fallas tienen que ver con la privacidad..

Por ejemplo, Google se otorga, a través de sus términos y condiciones, el derecho de escanear los archivos que almacena en la nube con fines de marketing. Además de eso, Google Drive no le brinda ninguna forma de proteger realmente los archivos compartidos, como la protección con contraseña.    

Puede leer más sobre esos problemas en la sección de seguridad y privacidad de nuestra revisión completa de Google Drive. Si la privacidad es una necesidad absoluta para usted, puede considerar cifrar sus archivos antes de enviarlos a la nube con un servicio como Boxcryptor si termina utilizando Google Drive.

Mejor aún, considere uno de los mejores proveedores de almacenamiento en la nube de conocimiento cero. Si bien las opciones ultra seguras como Sync.com (lea nuestra revisión de Sync.com) no tienen las aplicaciones de productividad de Google Drive, no hay razón para que no pueda usar ambas para limitar el riesgo al usar Google para proyectos activos y una mayor privacidad. Solución orientada para el almacenamiento a largo plazo. Consulte nuestra guía para usar Google Drive y Sync.com juntos para ver un ejemplo.

¿Qué se puede almacenar en Google Drive??

Google Drive puede almacenar cualquier tipo de archivo: fotos, videos, archivos PDF, archivos de Microsoft Office, cualquier cosa. También puede guardar los archivos adjuntos de correo electrónico que se le envían a través de Gmail directamente a Google Drive, lo que le evita tener que hacer el movimiento manualmente.

Existen algunos límites generales de atributos de archivos que impone Google Drive, sin embargo, son bastante generosos y no deberían afectar la mayor parte del uso. Los documentos, por ejemplo, pueden tener hasta 1,02 millones de caracteres de longitud, y si convierte un documento al formato de Google Docs, debe tener un tamaño de 50 MB o menos..

Las hojas de cálculo creadas o convertidas en Hojas de cálculo de Google, que es la aplicación de hoja de cálculo de Google, deben tener dos millones de celdas o menos. Las presentaciones creadas o convertidas en Presentaciones de Google, un creador de presentaciones, deben tener 100 MB o menos..

Todos los demás tipos de archivos deben ser de 5 TB o menos, siempre que haya comprado esa cantidad de almacenamiento.

Una de las cosas buenas de Google Drive es que le permite obtener una vista previa de los archivos desde el navegador sin tener que descargarlos, primero. Muchos servicios de conocimiento cero no le permiten hacer esto, debido a que el servicio no puede descifrar sus archivos.

Las vistas previas están disponibles para Microsoft Office, Adobe y tipos de archivos generales, como archivos .txt, archivos de imagen, archivos de audio e incluso archivos de video. Su versatilidad hace que Google Drive sea excelente no solo para realizar el trabajo, sino también para disfrutar de su biblioteca de medios.  

Registrarse en Google Drive: cómo funciona?

Puede registrarse en Google Drive creando una cuenta de Google en www.google.com y haciendo clic en crear una cuenta. Un asistente lo guiará a través del proceso..

Crear una cuenta de Google no solo te da acceso a Drive, sino también a Gmail, Google Play y otros servicios de Google..

Una vez que haya creado una cuenta de Google, puede acceder a sus 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito de tres maneras: a través de su navegador, a través de su sistema de archivos de escritorio y a través de su dispositivo móvil.

Usar Google Drive desde su navegador

Se puede acceder a Google Drive a través de los principales navegadores yendo a drive.google.com e iniciando sesión con las credenciales de su cuenta de Google. Eso incluye Chrome, por supuesto, además de Firefox, Microsoft Edge (solo Windows) y Safari (solo Mac).

La interfaz de usuario es bastante intuitiva, con pestañas de navegación a lo largo del margen izquierdo para:

  • Mi unidad: accede a tus archivos almacenados
  • Mi computadora: vea qué computadoras están sincronizadas
  • Compartido conmigo: accede a archivos compartidos contigo
  • Reciente: acceder a archivos usados ​​recientemente
  • Google Photos: accede a tu biblioteca de fotos
  • Destacado: ver archivos etiquetados por importancia
  • Basura: accede a tu papelera de reciclaje
  • Copias de seguridad: acceda a sus copias de seguridad
  • Almacenamiento mejorado: compre más almacenamiento en la nube

La pestaña “mi unidad” es el centro de Google Drive. Contiene el repositorio principal de los archivos que carga en la nube de Google. Funciona como una carpeta, capaz de contener archivos y subcarpetas. De hecho, My Drive refleja la carpeta de sincronización de Google Drive que se instala en su computadora cuando instala el cliente de Google Drive (lo tocaremos en la siguiente sección).

Estas subcarpetas y archivos aparecen en el panel central de la interfaz del navegador si ha hecho clic en la pestaña “mi unidad”. Hacer doble clic en cualquier subcarpeta en ese panel central le permite profundizar en él para acceder a archivos y subcarpetas adicionales contenidas en.

Si conoce el nombre específico de una carpeta o archivo que está buscando, también puede usar la barra de búsqueda cerca de la parte superior para encontrarlo más rápidamente.

Navegar por Mi unidad funciona más o menos como cualquier sistema de archivos gráfico, por lo que si ha usado Windows o MacOS anteriormente, todo debería parecerle bastante familiar. Puede arrastrar y soltar carpetas y archivos, y hacer clic con el botón derecho en cualquier objeto para acceder a un menú para ese objeto.

Los elementos del menú de nota incluyen una opción para obtener una vista previa del archivo y otra para abrir el archivo en un programa capaz de trabajar con él..

Hay muchos tipos diferentes de programas que se pueden integrar fácilmente con Google Drive, que resulta ser uno de los principales puntos de venta de Google Drive sobre los servicios de almacenamiento en la nube rivales. Hablaremos más sobre la suite ofimática nativa de Google, Google Docs y programas de terceros que puede integrar con Google Drive más adelante en este artículo..

Otras dos acciones críticas que puede realizar en los objetos ubicados en Mi unidad incluyen la capacidad de “compartir” cualquier carpeta o archivo, así como la capacidad de crear un enlace para compartir. Consulte nuestra guía sobre cómo compartir archivos en Google Drive para ver más de cerca esas opciones.

Otras opciones incluyen la capacidad de mover carpetas y archivos y eliminarlos. Cualquier carpeta o archivo que elimine se enviará a la carpeta de la papelera. Puede acceder a su vista de papelera utilizando la opción de navegación en el lado izquierdo, donde puede eliminar contenido de forma permanente.

Una vez más, todo esto es bastante estándar para las interfaces gráficas de usuario actuales. Google lo hizo bien aquí al no intentar reinventar la rueda.

En la parte superior de la vista central, también hay un menú desplegable que le permite crear nuevas carpetas, cargar carpetas y archivos y crear nuevos archivos usando un programa integrado con su almacenamiento en la nube de Google Drive.

Tenemos un artículo separado sobre cómo subir a Google Drive, por lo que no profundizaremos aquí, aparte de señalar que se pueden agregar carpetas y archivos a través del sistema de archivos de su escritorio y la aplicación móvil, además de agregarlos a través de la interfaz del navegador Google Drive.

Google Drive agiliza la experiencia del usuario con una variedad de métodos abreviados de teclado que puede buscar haciendo clic en el icono de engranaje de configuración en el lado superior derecho de la interfaz.

Hay muchas más funciones y configuraciones a las que puede acceder y controlar a través de la interfaz del navegador Google Drive, algunas de las cuales trataremos un poco más adelante y algunas que omitiremos. El concepto básico detrás de la interfaz del navegador es que proporciona un medio simple y amigable para acceder a su almacenamiento en la nube desde cualquier navegador compatible sin tener que instalar ningún software.

Sin embargo, para aprovechar al máximo Google Drive, querrá aprovechar al máximo sus capacidades de sincronización, que requerirán la instalación de clientes de Google Drive en cualquier computadora y dispositivo móvil que desee conectar.

A continuación, veremos el cliente de computadora para Windows.

Usar Google Drive en tu escritorio

Puede instalar el cliente de Google Drive en su escritorio haciendo clic en el icono del engranaje en la parte superior derecha del navegador Google Drive y seleccionando “descargar copia de seguridad y sincronización para Windows”.

“Copia de seguridad y sincronización” es el nombre recientemente renombrado para el cliente, luego de un nuevo énfasis en la decisión de Google de proporcionar algunas capacidades de respaldo en línea además de sus capacidades de almacenamiento en la nube más amplias.

Una vez que haya instalado el cliente, Google Drive le permite hacer una copia de seguridad de cualquier carpeta en su sistema de archivos haciendo clic derecho en la carpeta y seleccionando “sincronizar esta carpeta”.

La nomenclatura es un poco engañosa, ya que probablemente debería leer “copia de seguridad de esta carpeta”, ya que en realidad no se sincroniza con ningún otro dispositivo.

La decisión de incluir capacidades de respaldo es un movimiento interesante por parte de Google, pero en este momento no recomendaríamos usar Google Drive para reemplazar su servicio de respaldo más tradicional, ya que Google Drive carece de algunas características clave de respaldo, como las transferencias a nivel de bloque y la capacidad de programar copias de seguridad. Consulte nuestra mejor guía de respaldo en línea para obtener mejores soluciones.  

Más importante es la carpeta Google Drive que se agrega a su sistema de archivos una vez que instala el cliente.

Esta carpeta es una carpeta de sincronización, un mecanismo popularizado por Dropbox (lea nuestra revisión de Dropbox) en 2007 y ahora utilizado por la mayoría de los principales servicios de almacenamiento en la nube.

Todos los archivos que arrastre a su carpeta de Google Drive permanecen almacenados en su disco duro de forma predeterminada, pero también se replican en la nube. Desde la nube, estos archivos también se envían a otros dispositivos que haya conectado a su almacenamiento en la nube de Google Drive.

Este enfoque simple para la replicación de archivos le permite editar un documento en una computadora y ver esas ediciones reflejadas en tiempo casi real en los archivos correspondientes en la nube y sus otros dispositivos sincronizados.  

Si bien es conveniente, almacenar archivos tanto en su disco duro como en la nube no sirve para el propósito principal del almacenamiento en la nube, que es extender sus capacidades de almacenamiento más allá de las de su disco duro. Si desea utilizar Google Drive para crear un espacio para descargar todas esas imágenes, videos y documentos que ocupan espacio en su computadora, deberá desactivar la sincronización.

La capacidad de desactivar la sincronización y solo almacenar archivos en la nube se conoce comúnmente como sincronización selectiva en la industria del almacenamiento en la nube. Google Drive le permite configurar la sincronización selectiva directamente desde su computadora, desde la “copia de seguridad & sincronizar “icono de la barra de tareas.

Este icono parece una pequeña nube con una flecha hacia arriba centrada en su interior. Al hacer clic con el botón derecho en este ícono, tendrá acceso a algunas configuraciones de Google Drive, entre las que se encuentra la capacidad de controlar la sincronización selectiva.

Se puede acceder a la configuración haciendo clic en el menú de tres puntos y seleccionando “preferencias”.  

Dentro de la vista de preferencias, hay tres pestañas a lo largo del lado izquierdo. La pestaña central, llamada “Google Drive”, le permite desactivar la sincronización de carpetas individuales en su carpeta de sincronización (Mi unidad).

Por defecto, estas carpetas están activadas. Por lo tanto, querrá asegurarse de haber realizado ajustes manuales para usar Google Drive para extender el espacio de almacenamiento de archivos de su computadora a la nube.

Las otras dos pestañas en la vista de preferencias son “mi computadora portátil” y “configuración”. Echemos un vistazo rápido a lo que hacen mientras estamos en el tema.

“Mi computadora portátil”, que podría llamarse de otra manera si ha realizado cambios en lo que Google Drive llama su computadora, tiene algunos controles básicos pero necesarios.

Lo que es más importante, le permite verificar y alternar qué carpetas está respaldando continuamente en su computadora. También puede agregar nuevos archivos a su plan de respaldo haciendo clic en “elegir carpeta”.

Otras configuraciones críticas que se encuentran en “mi computadora portátil” incluyen la capacidad de configurar la calidad de carga de fotos (puede disminuir la calidad para ahorrar espacio), una opción para cargar automáticamente fotos a Google Photos y una opción para conectar dispositivos USB o tarjetas SD para hacer copias de seguridad externas dispositivos como una cámara o teléfono.

La última vista que aparece en el menú de preferencias es “configuración”.

Esta vista le permite actualizar o desconectar su almacenamiento, y tiene algunas opciones para otras configuraciones. También hay una opción llamada “configuración de red” que le permite acelerar sus velocidades de sincronización.

Eso cubre los puntos principales del uso de Google Drive en su escritorio. En general, una vez que sabe lo que puede hacer, el proceso es relativamente simple.

A continuación, veremos cómo usar Google Drive en su dispositivo móvil.

Usar Google Drive en su dispositivo móvil

Google crea aplicaciones para teléfonos inteligentes tanto para Android como para iOS. Durante este segmento, analizaremos principalmente la experiencia de Android, ya que parece ser la más utilizada.

Si bien los discos duros de los teléfonos inteligentes han crecido en los últimos años, con capacidades de almacenamiento de 16, 32 y 64 GB ahora comunes, la cantidad de datos que capturamos en nuestros teléfonos inteligentes ha superado el ritmo.

Los usuarios de Android obtienen acceso a la aplicación Drive de manera predeterminada, pero si la eliminó, puede volver a instalarla visitando Google Play Store.

Puede acceder al almacenamiento de Drive abriendo la aplicación. La interfaz es bastante intuitiva, con una barra de búsqueda cerca de la parte superior para buscar archivos rápidamente, una vista de “acceso rápido” para abrir archivos cargados o editados recientemente y navegación por carpetas para navegar por los contenidos de la nube.

También hay un botón “más” que puede tocar para cargar nuevos archivos desde su dispositivo, escanear imágenes y crear nuevos archivos usando Google Docs, Google Sheets y Google Slides.

Cada carpeta y archivo también tiene opciones de menú adicionales.

Estas opciones incluyen la funcionalidad de compartir, que le permite agregar personas a las carpetas o generar un enlace para compartir. También puede mover y cambiar el nombre de los archivos, destacarlos por importancia y agregarlos a la pantalla de inicio de su teléfono para acceder fácilmente.

Si bien comparte almacenamiento con Google Drive, los usuarios de Android también tienen acceso a una aplicación separada para Google Photos.

La aplicación Fotos tiene una función de búsqueda para encontrar fotos rápidamente, o puede buscar fotos por fecha y álbumes. La aplicación envía automáticamente fotos a la nube, por lo que no tiene que preocuparse por perderlas si rompe o extravía su teléfono..

Para evitar que las fotos ocupen espacio en su teléfono, Google Photos también puede eliminar automáticamente las imágenes en su teléfono que ya se han cargado de forma segura.

Incluso hay una función para compartir para que pueda enviar rápidamente fotos a amigos, familiares y colegas..

En general, la aplicación Google Drive es una de las mejores aplicaciones móviles de almacenamiento en la nube disponibles por su facilidad de uso y potencia. Incluso si termina yendo con otro proveedor de almacenamiento en la nube para la actividad diaria, es al menos una excelente manera de administrar fotos y archivos creados en su teléfono. 

Aplicaciones integradas de Google Drive

Si bien Google Drive hace muchas cosas bien, hay muchas cosas que otras opciones de almacenamiento en la nube hacen tan bien o mejor. Sin embargo, ese no es el caso cuando se trata de productividad, y eso es gracias al hecho de que Google tiene una gama de integraciones de aplicaciones diseñadas para funcionar sin problemas con su espacio de almacenamiento de Drive.

Google Docs

Google Docs es la respuesta de Google a Microsoft Office. Si bien su interfaz puede tardar un poco en acostumbrarse, vale la pena usarla por varias razones diferentes, entre las cuales se encuentra que es gratis.

Google Docs se refiere a todo el conjunto de aplicaciones de Google Office, que de manera algo confusa incluye un software individual llamado Google Docs. Incluido en la suite son:

  • Google Docs: para procesamiento de textos
  • Hojas de cálculo de Google: para hojas de cálculo
  • Diapositivas de Google: para presentaciones
  • Formularios de Google: para encuestas y otros formularios

Lo que Google Docs hace extremadamente bien es habilitar la colaboración, y eso se debe a que se integra muy bien con Google Drive. Cada documento que crea se almacena en la nube, lo que le permite aprovechar las funciones de uso compartido de Google Drive.

Además, Google Docs le permite trabajar casi en tiempo real con colaboradores desde el propio documento. Puede dejar comentarios en los márgenes, asignar elementos de acción a otros y realizar y sugerir modificaciones.

Si está acostumbrado a casi cualquier otra suite ofimática, el diseño básico de Google Docs debería ser bastante fácil de entender.

Aplicaciones de terceros de Google Drive

Además de su software nativo, Google ha abierto las puertas para permitir que otros creen aplicaciones que se integren con Google Drive. De hecho, hay cientos de opciones que puede seleccionar para mejorar su experiencia en Google Drive.

Fiel a la forma, Google facilita la búsqueda y la adición de aplicaciones a su cuenta de Drive.

Puede hacerlo yendo a google.drive.com y haciendo clic en el botón “nuevo” que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz del navegador.

Haga clic en “más” y “conectar más aplicaciones” para acceder a la biblioteca de aplicaciones.

Puede buscar aplicaciones específicas o navegar por categorías como herramientas comerciales, productividad y entretenimiento. Las opciones populares incluyen editores .pdf como DocuHub, editores de imágenes como Pixlr Editor y convertidores de archivos como CloudConvert.

Ningún otro servicio de almacenamiento en la nube tiene la biblioteca de aplicaciones de terceros de Google Drive, lo que lo marca como otra razón más para usar Google Drive, incluso si ha decidido almacenar la mayor parte de sus archivos en otro lugar.

Conclusión

Google Drive tiene sus defectos y, a la luz de ellos, está lejos de ser elegido por Cloudwards.net como la mejor solución de almacenamiento en la nube disponible. Sin embargo, al comprender sus puntos fuertes y cómo usar Google Drive, no hay razón para no guardarlo en su caja de herramientas de soluciones de software en la nube.

Con suerte, este artículo te ha ayudado a acostumbrarte a los entresijos básicos de Google Drive y a cómo hacerlo. Con 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube, excelentes funciones de colaboración y la capacidad de acceder a sus archivos desde su escritorio, teléfono inteligente y casi cualquier navegador, Google Drive es un medio conveniente y capaz de trabajar con archivos.

¿Tiene alguna otra pregunta sobre cómo usar Google Drive? Háganos saber en los comentarios a continuación e intentaremos abordarlos. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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