Las mejores herramientas de software para equipos virtuales

Es probable que usted sea una de las muchas personas que trabajan en un equipo disperso por todo el mundo. A medida que la tecnología avanza y las fronteras parecen estar desapareciendo de la noche a la mañana, cada vez más personas se encuentran trabajando con personas en diferentes países o zonas horarias, utilizando el almacenamiento en línea para hacer el trabajo..


En este momento, más de 30 millones de personas en los EE. UU. Ya están trabajando de forma remota y alrededor del 90 por ciento de ellos están más felices porque pueden mantener un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Aquí en Cloudwards.net, también tenemos un equipo virtual con miembros que trabajan en todo el mundo. Hace 20 años esto no hubiera sido posible, pero ahora, con el advenimiento de una cultura cambiante, una mayor velocidad de Internet y herramientas mejoradas, podemos trabajar en absoluta sincronización.

Si usted también trabaja en un equipo virtual, lo más probable es que use más herramientas de productividad de las que pueda hacer un seguimiento solo para asegurarse de que todos en el equipo sepan lo que están haciendo y que estén siempre informados. Sin embargo, ¿por qué usar cinco herramientas diferentes para hacer algo que puede hacer con una sola aplicación??

Con una herramienta de software de equipo virtual todo en uno, puede manejar todos los requisitos a la vez y nunca tendrá que saltar de una pestaña a otra. Esto le ahorra a usted y a su equipo muchos problemas y aumenta la eficiencia, para arrancar.

Por qué cada equipo virtual necesita herramientas de software

Echemos un vistazo a algunas de las razones más importantes por las que su equipo puede beneficiarse al usar estas herramientas.

Mejor comunicación

Cuando está en una oficina, reuniéndose con colegas todos los días, crea automáticamente una relación. Es fácil para usted acercarse a los miembros del equipo y pedirles ayuda mientras discute la nueva película que se estrenó el fin de semana pasado..

Crear ese tipo de relación con un equipo virtual puede ser difícil cuando solo se hablan entre sí sobre el trabajo. Slack ayuda a llenar ese vacío al proporcionar un lugar para chatear con agua fresca con divertidos emojis y gifs.

Productividad incrementada

Con miembros que trabajan en todo el mundo, puede ser difícil asegurarse de que todos estén en la misma página y sepan lo que tienen que hacer. ¿Te imaginas el caos si olvidaste enviar a la mitad de los miembros del equipo actualizaciones importantes y cambios sobre el proyecto??

Una herramienta de gestión de proyectos eficiente puede salvarlo de esa horrible miseria y aumentar su eficiencia también. Por ejemplo, Basecamp tiene un tablero de mensajes orientado a las actualizaciones. Todo lo que tiene que hacer es escribir las actualizaciones aquí y todos los miembros de su equipo serán notificados de inmediato..

Visibilidad controlada

Si bien es importante que los equipos mantengan la transparencia, también es importante controlar la visibilidad. Al regular quién puede ver qué recursos, puede aumentar la seguridad de la organización, limitar el acceso de los empleados y ver también un registro de transacciones.

Asana, por ejemplo, permite a los usuarios compartir todo su espacio de trabajo, un proyecto o una sola tarea. Si un usuario no sigue una tarea en particular, no la verá en su lista de tareas ni recibirá una notificación al respecto..

Menos sobrecarga de correo electrónico

¿Cuántas veces has pasado por una gran pista de correo electrónico solo para encontrar esa información importante? Las herramientas de gestión de proyectos como Trello tienen un cuadro de descripción separado para cada tarea donde puede guardar toda la información y acceder fácilmente a ella siempre que la necesite..

Las mejores herramientas de software para equipos virtuales

Aquí hay cinco de las mejores herramientas de software de equipo virtual que hemos probado:

Asana

Si está buscando una herramienta de gestión de proyectos que proporcione escalabilidad, flexibilidad y visibilidad controlada, entonces Asana es su mejor opción.

Asana le permite crear diferentes proyectos y tareas que pueden asignarse a diferentes miembros del equipo. Puede establecer una fecha límite, etiquetas, descripción, agregar comentarios y adjuntar archivos. Utilizado por empresas como Uber, Airbnb y Pinterest, es gratuito para hasta 15 miembros, lo que también lo convierte en una gran herramienta para equipos pequeños y autónomos..

Pero la mejor parte de Asana tiene que ser el control de visibilidad que ofrece: solo los miembros del equipo que siguen una tarea en particular o se les asigna esa tarea pueden verlos. No pueden ver ningún otro proyecto o tarea que no estén siguiendo.

En general, Asana es perfecta para equipos que desean colaborar pero que aún desean mantener el control sobre la visibilidad de cada tarea para cada miembro.

Trello

Si bien Asana es bastante exhaustiva y perfecta para grandes proyectos, no permite una visión general adecuada de un proyecto completo. Aquí es donde entra Trello: basado en un concepto de tablero Kanban, Trello facilita la visualización de un proyecto completo a la vez, independientemente del tamaño.

Es como una pizarra con listas y notas adhesivas (a Trello le gusta llamarlas cartas). A medida que avanza su proyecto, puede cambiar las notas a otras listas. Cada tarjeta se puede asignar a múltiples usuarios. También puede agregar etiquetas, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, listas de verificación y comentarios a la tarjeta.

Lamentablemente, el control sobre la visibilidad no es lo mismo que Asana porque todos los miembros agregados a una tarea, lista o tablero en particular, pueden ver todo el tablero de Trello y lo que los otros miembros están haciendo. Trello es definitivamente ideal para equipos creativos que buscan transparencia y una mejor colaboración..

Flojo

Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para asignar tareas y asegurarse de que todo va por buen camino, pero cuando trabaja en un equipo virtual, la comunicación es más importante que nunca. Todas las otras herramientas en esta lista proporcionan una sección de comentarios, pero debe haber una plataforma especial donde todo el equipo pueda comunicarse y mantenerse actualizado..

Con empresas como LinkedIn y Samsung que utilizan Slack, la herramienta realmente ha demostrado ser la principal plataforma de comunicación para equipos virtuales. Con Slack, puede crear canales separados para cada proyecto, incluido uno para chats enfriadores de agua, e integrar fácilmente la plataforma con herramientas de terceros..

Campamento base

Si tienes una gran organización con varias divisiones y proyectos pero Asana no es lo suficientemente exhaustiva para ti, dirígete directamente a Basecamp.

Con un tablero increíblemente fácil de usar, Basecamp no solo eliminará el desorden del correo electrónico, sino que también hará que su equipo sea altamente productivo. Para cada equipo / proyecto, tiene un calendario común que marca todos los plazos, un tablero de mensajes para anuncios, una lista de tareas para cada miembro, una carpeta de documentos separada y una sección de registro automático para hacer preguntas periódicas a los miembros del equipo..

Si tienes un equipo de 20 miembros o más, definitivamente deberías probar Basecamp; es gratis para estudiantes, maestros y organizaciones sin fines de lucro.

Wrike

Para los equipos creativos y de marketing, Wrike es una increíble solución de gestión de proyectos con líneas de tiempo, diagramas de Gantt y edición de documentos en línea..

Si tiene una agencia de contenido y está cansado de pasar de un archivo de documento a otro, Wrike puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Puede editar Word, Excel, imágenes y .pdfs sin descargarlos de la plataforma. Wrike también mantiene el historial de versiones para todos y cada uno de los archivos, lo que facilita la reversión.

Puede que no sea el mejor software de equipo virtual para ventas o equipos técnicos, pero Wrike es definitivamente excelente para la redacción de contenido y las agencias de marketing digital..

Conclusión

En un mundo de trabajadores independientes, equipos virtuales y aplicaciones multiplataforma, existe una gran necesidad de herramientas que permitan la colaboración en línea, la sincronización con diferentes dispositivos y ayuden a evitar correos electrónicos de oficina excesivos..

Si bien acabo de enumerar algunas de las mejores herramientas de software de equipo virtual disponibles en el mercado en este momento, la herramienta perfecta para su equipo dependerá de sus requisitos exactos. Entonces, para elegir una herramienta, haga una lista de las necesidades de su equipo y luego elija la herramienta que satisfaga la mayoría de los elementos de la lista.

¿Has utilizado alguna de estas herramientas? Háganos saber en los comentarios a continuación, gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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