5 herramientas que hacen que la gestión de la documentación sea menos terrible


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No hay muchas frases de tres palabras que lo hagan dormir mucho más rápido que la “gestión de documentos comerciales”, pero no tiene por qué ser así..

En los días del software heredado de escritorio, no había forma posible de hacer que la gestión de documentos comerciales fuera menos que una experiencia horrible. Pero ahora, gracias a las elegantes aplicaciones en la nube, tenemos sistemas que son fáciles de ver y diseñados para que las personas realmente los usen.

Aquí hay cinco herramientas para hacer que la documentación comercial sea menos dolor de cabeza y, si es posible, divertida.

1. Papel Dropbox

Dropbox Paper, basado en el hackpad anterior, es la respuesta de Dropbox a Google Docs. Cualquiera que haya usado el medio para escribir, reconocerá el diseño y la forma en que funciona. Cada línea es su propio bloque, que puede ser:

  • Imagen
  • Archivo de Dropbox
  • Mesa
  • Lista con viñetas
  • Lista numerada
  • Caja
  • Divisor
  • Bloque de código

Para las empresas con muchos elementos visuales o formato especial en su documentación, Dropbox Paper facilita su inserción y formateo. Eso es más de lo que se puede decir de Google Docs, que está demasiado cerca de Microsoft Word para mi gusto..

Al pegar un enlace privado de Dropbox Paper en otro documento de Paper, se usa el enlace como un bloque, rellenando automáticamente el título y permitiéndole saltar rápidamente entre diferentes documentos, como un wiki interno.

Dropbox Paper es ideal para colaborar en el desarrollo de documentos

Si bien existen soluciones posiblemente mejores para administrar y organizar documentos, las características de comentarios y revisión de Dropbox Paper lo hacen ideal para preparar documentos con un equipo, realizar revisiones rápidas y generar ideas, como esta:


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Para una forma más completa y estructurada de administrar documentos comerciales, hay muchas más opciones.

Consejos de Dropbox Paper Pro:

  • Use el icono de Dropbox cuando edite un documento para incrustar archivos directamente desde una cuenta de Dropbox
  • Enlace directo de documentos internos de Dropbox Paper para crear un wiki de la empresa

2. MultiCloud

Si colabora con equipos y departamentos separados, que utilizan diferentes sistemas de gestión de documentos, ahorrará una gran cantidad de cambios con MultCloud.

Combina una amplia gama de diferentes servicios en la nube, como Dropbox, Google Drive y Evernote, todo en una aplicación. Incluso en el plan gratuito, los usuarios pueden agrupar todos sus servicios en un solo lugar y mover archivos libremente entre ellos sin salir de la aplicación..


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El “problema” con MultCloud es que está diseñado más para organizar la documentación y menos para verlos..

Si bien algunos archivos se abren perfectamente (imágenes y archivos de texto, por ejemplo), otros no se muestran. Es obvio que Multcloud no está completamente integrado con Evernote, porque se produce un error al intentar abrir notas en el panel de vista previa.

Multcloud es para ver y organizar archivos de diferentes servicios

Multcloud es una solución de calidad para descargar, ver y organizar archivos. Se conecta con algunos servicios menos conocidos, como Alfresco, Copy y Mediafire. Si tiene archivos en esos servicios, puede transferirlos con facilidad.

Consejos Multcloud Pro:

  • Use Multcloud para migrar a un nuevo servicio en la nube si está pensando en cambiar a Dropbox o Google Drive
  • Copie capturas de pantalla de Evernote en su propio archivo de servidor en la nube, para desordenar sus portátiles

… pero hay una aplicación más elegante, que tiene una funcionalidad similar, es decir, odrive.

3. odrive

Si bien odrive tiene aproximadamente la misma funcionalidad en línea que Multcloud (siendo la base de operaciones para servicios en la nube), tiene la ventaja de ser también una aplicación de escritorio.

Ahora, en lugar de cambiar entre las carpetas locales de Dropbox y Google Drive, o preocuparse de cuál sería el mejor lugar para guardarlas, puede volcar cosas en un espacio compartido odrive y organizarlo fácilmente, dentro de la carpeta odrive en su computadora.

Sin mencionar que la experiencia del usuario es mucho, mucho mejor que la de Multcloud.


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odrive es para almacenamiento en la nube combinado en un escritorio

Para administrar estructuras complejas de documentos comerciales, odrive facilita ver todo en un solo lugar. Puedes vincular tu Dropbox, Google Drive, OneDrive, Gmail e incluso cuentas de Slack, por lo que los archivos fluyen naturalmente sin importar dónde usted (u otra persona) termine colocándolos (vea también nuestro mejor almacenamiento en la nube para Slack).

Consejos de odrive Pro:

  • Organice archivos adjuntos dispersos de Gmail y Slack en un espacio compartido
  • Limite el límite de carga y la velocidad para ahorrar en ancho de banda y espacio en disco

4. Proceso de la calle

Process Street ayuda a crear y administrar documentos de procesos comerciales para tareas difíciles como la incorporación de empleados y la gestión de seguridad de red.

Si está logrando que los nuevos empleados cumplan con los estándares, recitar instrucciones sobre Slack y esperar lo mejor no es una gran idea, en su lugar, cree un proceso que explique todo perfectamente.

Si bien Process Street no administrará archivos de Dropbox o documentos de Google, puede mantener los procesos (y su lista de verificación se completa con pistas de auditoría) en un solo lugar y no mezclados con los documentos no procesables, como preguntas frecuentes y pautas.


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Como puede ver, puede organizar documentos de proceso en carpetas y ejecutar listas de verificación para cada instancia (en este caso, es una lista de verificación por empleado).

Process Street es para organizar documentos de proceso y asignar listas de verificación de equipo

Si utiliza un proveedor de formularios como Formstack o Typeform, también es posible enviar todos esos datos para procesar documentos.

Por ejemplo, al ejecutar un proceso de incorporación de clientes, el cliente podría tener que ingresar sus datos en un formulario (o hacerlo usted mismo). Cuando se agrega una nueva entrada en Typeform, puede ejecutar automáticamente una lista de verificación para ese cliente y completarla con los datos del formulario.

Esto se puede hacer con el increíble poder de Zapier, del que hablaré a continuación..

Consejos de Process Street Pro:

  • Con Process Street puede convertir documentos de proceso en listas de verificación interactivas para cada proceso ejecutable
  • Regístrese con Zapier para comenzar a automatizar el trabajo que odia y vincúlelo a Process Street para ejecutar tareas en secuencia

5. Zapier

Zapier es una plataforma para conectar aplicaciones para que pueda pasar menos tiempo transfiriendo datos por la web. Con Zapier, simplemente lo automatizas.

Para conectar dos aplicaciones, simplemente cree una regla para cuando las aplicaciones se comuniquen entre sí.

Por ejemplo:

  • Copie nuevos archivos de Google Drive a una carpeta específica de Dropbox
  • Guardar nuevos archivos adjuntos de Evernote en Box
  • Guardar nuevos documentos de Google en OneDrive

Hay muchas formas en que Zapier puede ayudarlo a controlar la gestión de documentos. De la misma manera, es más fácil mover archivos entre proveedores de almacenamiento en la nube con odrive o Multcloud, Zapier puede automatizar esa tarea, por lo que nunca tendrá que preocuparse por ello..

Zapier permite que casi todas las aplicaciones se integren y sincronicen

Digamos, por ejemplo, que prefiere usar Dropbox mientras sus colegas insisten en usar Google Drive. Simplemente cree un zap que sincronice todo lo compartido con usted, en una carpeta específica de Dropbox, que le notifique en Slack cuando se complete la sincronización.

¡Cortejar! Ningún esfuerzo!


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¡Mira la lista de integraciones de Zapier para una abrumadora cantidad de aplicaciones que se unen! A veces uso el directorio solo para encontrar nuevas herramientas geniales.

Consejos Zapier Pro:

  • Configurar la integración de reacción en cadena (como: subir un archivo a Dropbox -> Cópielo en OneDrive -> Enviar un correo electrónico -> Notificar en Slack) usando la nueva función de zap de múltiples pasos de Zapier
  • Mantenga un directorio maestro de todos los archivos desde cualquier lugar sin usar odesk o Multcloud, configurando zap copiando archivos de todas partes en un servidor

Para obtener más artículos sobre aplicaciones en la nube, incluidas excelentes reseñas y comparaciones, consulte el resto del blog de Cloudwards.

Esta fue una contribución invitada de Benjamin Brandall. Benjamin es escritor en Process Street. Encuéntralo en Twitter aquí.

Kim Martin Administrator
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