Soluții eficiente de stocare și backup pentru fișiere pentru avocați

Sunteți un avocat în căutarea celui mai eficient și accesibil mod de a vă stoca și face backup la fișierele dvs. în cloud? Apoi, principala ta îngrijorare ar trebui să fie riscurile de securitate, deoarece aveți de-a face cu contracte, date personale sau corporative confidențiale și informații financiare.


Puteți risca să încărcați toate acele fișiere în cloud printr-un furnizor de stocare extern? Dacă nu, care sunt alternativele? Un lucru în față: ai nevoie de o copie de rezervă. Nu contează unde sau cum. Acesta este primul pas. Toate celelalte sunt doar secundare.

Da, securitatea și prețul sunt importante, dar nu lăsați niciodată acești factori să vă împiedice să faceți o copie de rezervă. Cu acest lucru, să ne uităm la unele dintre alternativele de stocare și backup de fișiere rentabile, în special pentru cerințele dvs. profesionale. Avem două opțiuni majore pentru fișierele dvs. Puteți stoca și face backup fișierele la nivel local (în casă) sau puteți alege o soluție în afara site-ului. 

Backup local & Stocarea fișierelor

Probabil credeți că cea mai bună modalitate de a stoca și accesa fișierele dvs. este printr-un hard disk extern. Deși acesta este un început, s-ar putea să nu fie suficient pentru situația ta. Un hard disk extern va scoate rapid fișierele cele mai importante de pe computer; ia în considerare această soluție rapidă dacă nu ai încă o copie de rezervă.

Credem că este mai bine să mergi mai repede, deoarece hard disk-urile externe au prea multe restricții, iar dacă lucrezi cu mai mulți colaboratori, posibilitățile cu un hard disk extern se opresc rapid. Acesta este motivul pentru care ar trebui să luați în considerare utilizarea unui NAS pentru fișierele dvs. Am enumerat deja de ce folosim (și iubim) un NAS pentru fișierele noastre.

Dar să trecem prin ele din nou pentru tine aici. 

Avantajele utilizării unui NAS

Dispozitivele NAS oferă o mulțime de spații de stocare ieftine. Unul dintre avantajele majore este că dispozitivele NAS vă permit să conectați rapid hard disk-urile, deci chiar dacă spațiul de stocare trebuie să se extindă dramatic (de exemplu, dacă achiziționați un nou client corporativ care vă solicită să gestionați un număr masiv de documente), vă puteți adapta cumpărând noi hard disk-uri.

De asemenea, stocarea pe hard disk a devenit foarte accesibilă; puteți obține 2 TB de stocare pentru aproximativ 100 USD. 

Dispozitivele NAS vă permit să accesați fișiere oriunde în rețeaua dvs. Frumusețea unui NAS este că nu trebuie să fiți conectat pentru a vă putea accesa fișierele. Nu contează unde vă aflați în birou; puteți accesa fișierele dvs. dacă sunteți conectat la rețeaua dvs. Desigur, puteți configura un NAS astfel încât să puteți accesa fișierele dvs. chiar și în afara site-ului, dar acest lucru vă expune la mai multe probleme de securitate.. 

Dispozitivele NAS vă permit să gestionați accesul utilizatorilor la fișierele dvs. Dispozitivele NAS vă permit să adăugați utilizatori care vă pot accesa fișierele și folderele. Spuneți, doriți ca internatul să lucreze la un subset de fișiere pentru un client, dar nu aveți voie să împărtășiți povestea completă cu ea. Poate creați un folder special pe care îl poate folosi.

De asemenea, puteți acorda acces pentru citire sau scriere în dosarele dvs. și puteți fi foarte detaliate cu privilegiile. Folosim Synology DiskStation la biroul nostru și am fost foarte mulțumiți de rezultate. Funcționează rapid și fiabil. Puteți alege diferite dimensiuni ale golfului (dimensiunile hard disk-urilor care se încadrează în DiskStation) care se potrivesc nevoilor dvs. Pentru început, cele două-patru golfuri sunt de obicei cele mai bune.

RAID gestionează redundanța fișierelor. Multe dispozitive NAS folosesc tehnologia RAID. Synology folosește un RAID automat care reflectă fișierele pe hard disk-urile pe care le conectați. Așadar, dacă un hard disk nu reușește, aveți întotdeauna toate fișierele backup pe un al doilea disc. Schimbă doar HD-ul spart și ești bine să mergi. 

Desigur, puteți găsi mai multe avantaje pentru utilizarea unui NAS. De exemplu, este în permanență sub controlul tău. În timp ce asta vine cu o responsabilitate, vă oferă un control complet asupra setărilor de securitate. Doar asigurați-vă că sunteți familiarizat cu tehnicile de criptare a fișierelor sau angajați un consultant extern care vă va ajuta să începeți. 

Dezavantaje ale utilizării unui NAS

Gestionarea fișierelor și backup sunt responsabilitatea dvs. Dacă alegeți să vă stocați fișierele în casă, totul va intra în responsabilitatea dumneavoastră. Trebuie să verificați starea de sănătate a hard disk-ului dvs., să aveți grijă de copiile de rezervă și să vă gestionați setările de criptare.

Fie îți poți permite un tehnician care le face pe cele pentru tine, fie trebuie să-ți înfățișezi capul în jurul lor, ceea ce poate necesita foarte mult timp și confuz.

Utilizarea unui NAS nu este o copie de rezervă! Mulți avocați cu care am vorbit folosesc un NAS pentru a „proteja și a face backup” fișierelor lor. Dar existența unui NAS nu poate fi considerată o copie de rezervă reală, deoarece nu vă protejează fișierele împotriva accidentelor sau a dezastrelor care ar putea avea loc în sau în apropierea spațiului dvs. de birou. Utilizarea unui NAS este doar primul pas pentru recuperarea fișierelor. 

S-ar putea să alegeți NAS-ul greșit. Alegerea unui NAS bun pentru afacerea dvs. nu este cea mai ușoară sarcină. Deși recomandăm Synology DiskStation, aceasta poate să nu fie cea mai bună opțiune pentru nevoile dvs. Credem că nu puteți greși grozav cu el, dar cu siguranță, există dispozitive NAS care gestionează mai bine sincronizarea fișierelor, dacă acest lucru este important pentru dvs..

Backup în afara locului & Depozitare de dosare pentru avocați

Credem că cu cât este mai simplă soluția de rezervă, cu atât mai bine. Dar aveți nevoie de cel puțin două tipuri de copii de rezervă: una de rezervă locală și alta de rezervă în afara site-ului; de exemplu, cu un furnizor de servicii de backup online.

Cu această rezervă de două niveluri, sunteți destul de protejat de accidentele care ar putea apărea în biroul dvs. Aceste accidente pot fi anumite momente „de la tine” fie de unul singur, fie de asistentul tău. În general, fișierele sunt șterse mai ușor decât cele create.

Securitate & Servicii de backup online

Atunci când aveți de-a face cu datele clienților, încărcarea acestor fișiere pe un furnizor extern de servicii necesită multă gândire despre modul în care sunt gestionate fișierele dvs. Unde și cum sunt criptate fișierele dvs.? Cine vă poate vedea cu adevărat fișierele? Cât costă asta? 

S-ar putea să doriți să citiți articolul nostru despre securitatea copiilor de rezervă online, unde disecăm cele trei straturi de securitate pe care ar trebui să le aibă un serviciu de backup online: 

  • Criptare locală – de exemplu, o criptare Blowfish de 448 biți
  • Criptare în tranzit (o criptare SSL este standard)
  • Criptare din partea serverului – de exemplu, AES 256 biți 

S-ar putea să doriți să luați în considerare soluțiile de rezervă online de afaceri, care tind să fie mai scumpe, dar pot fi personalizate în funcție de nevoile dvs. Urmărește o serie de soluții de rezervă online recomandate pentru avocați.

SpiderOak

Avantajul major al SpiderOak este că ia securitatea într-adevăr în serios. Dacă sunteți în căutarea celui mai sigur serviciu de backup online și de sincronizare a fișierelor, este cu siguranță acesta.

SpiderOak Backup și sincronizare online

SpiderOak este relativ scump (GB pentru 0 $ / an), iar interfața sa, uneori, se simte puțin stângace, dar caracteristicile generale de securitate merită. Vă puteți înscrie aici și încercați gratuit.

Afaceri cu carbonite

Ceea ce lipsește Carbonite Home (lățime de bandă nelimitată, backup automat al fișierelor video etc.), puteți obține cu Carbonite Business o sumă încă foarte accesibilă de 229 USD pe an.

CrashPlan Pro vs Carbonite Business
Software de afaceri Carbonite

Deși nu este nelimitat, puteți încă să faceți o copie de rezervă de 250 GB (sau 500 GB cu Business Premier). Avantajul este că puteți face o copie de rezervă a unui număr nelimitat de computere, ceea ce este util dacă lucrați cu mai mulți colaboratori sau clienți. Puteți obține un proces gratuit aici. 

CrashPlan Pro

CrashPlan Pro pentru consumatori este fantastic dacă ai nevoie de mai multe caracteristici, mai ales când vine vorba de monitorizarea copiilor de rezervă și de gestionarea mai multor conturi de utilizator.

CrashPlan este renumit pentru oferta sa de backup nelimitată, așa că nu trebuie să vă faceți griji pentru a rămâne fără spațiu. Puteți obține un proces gratuit aici.

Pro-uri & Contra folosirii copiilor de rezervă online pentru o firmă

Dacă vă înscrieți pentru un serviciu de backup online, puteți fi sigur că totul este îngrijit de furnizorul dvs. de servicii – cel puțin așa trebuie să fie. Descărcați un program software pe computer sau Mac, setați o copie de rezervă pentru program și foldere și acesta este. Multe servicii vă ghidează în acest proces cu un asistent ușor de utilizat.

Odată cu stocarea și backup-ul în cloud, devine foarte ușor să vă accesați fișierele de oriunde – pe smartphone-ul dvs., la aeroport, la un prânz de afaceri. Chiar dacă uitați de o prezentare importantă pentru tonul dvs. de vânzări, puteți să o descărcați doar din fișierele dvs. care sunt copiate în cloud. 

Unele servicii de backup online vă permit să partajați fișiere cu colegi sau coechipieri, astfel încât să puteți colabora cu ușurință la un proiect sau un anumit document pentru un client. Nu este necesar să trimiteți atașamente de e-mail mari care se blochează în filtrele de spam. 

Acum, să aruncăm o privire asupra dezavantajelor backup-ului online pentru firmele de avocatură. Pe măsură ce trimiteți fișierele pe serverele altei companii, trebuie să aveți încredere în acea companie pentru a nu vă compromite datele. Asigurați-vă că sunt implementate caracteristici de securitate adecvate ÎNAINTE de a trimite fișierele.

S-ar putea să descoperiți lipsa de control a unui întrerupător de tranzacții atunci când vine vorba de servicii de backup online, dar există cu siguranță modalități de a vă face copiile de siguranță cât mai sigure posibil.. 

În funcție de conexiunea dvs. la Internet și de cantitatea de date pe care doriți să o păstrați și să o faceți copie de rezervă, o copie de rezervă online poate dura foarte mult timp. Dacă aveți o conexiune la Internet puternică și hardware-ul computerului dvs. este actualizat, ar trebui să fie difuzat în fundal, fără să observați că ceva este în rezervă. 

Dacă tocmai începeți ca avocat, trebuie să economisiți cât mai mulți bani posibil înainte de a stabili o bază solidă de clienți. Copiile de rezervă în afara site-ului tind să fie mult mai scumpe decât backup-ul online al consumatorilor. Luați în considerare dacă o soluție de rezervă online a consumatorului va fi suficientă între timp. Puteți face upgrade mai târziu când aveți suficiente fonduri disponibile. 

Concluzie

Concluzia este următoarea: este posibilă stocarea și copierea copiilor de rezervă pentru avocați. Păstrați întotdeauna două copii redundante ale fișierelor dvs. O copie ar trebui să fie la fața locului la biroul dvs., iar alta ar trebui să fie păstrată în cloud sau într-o altă locație în afara spațiului principal de lucru.

În mod ideal, ați dori să utilizați un serviciu de backup online în acest scop. Continuați și consultați graficul nostru de comparație pentru informații suplimentare.

Cel mai important aspect al strategiei de stocare și copiere a fișierelor dvs. ar trebui să fie securitatea. Criptarea este baza de care aveți nevoie pentru a vă proteja fișierele de spionaj și furt. Asigurați-vă că soluțiile dvs. de rezervă criptează fișierele în mod corespunzător. 

De asemenea, rețineți că cea mai bună strategie de rezervă nu are valoare dacă nu vă testați restaurările. Efectuați întotdeauna restaurările de testare ale copiilor de rezervă, eventual chiar o dată pe lună. În acest fel, puteți verifica dacă toate fișierele dvs. sunt disponibile în cazul unei defecțiuni a hard disk-ului sau a altor tipuri de pierderi de date. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map