Công cụ phần mềm nhóm ảo tốt nhất

Rất có thể, bạn có thể là một trong số nhiều người làm việc trong một nhóm rải rác trên toàn cầu. Khi công nghệ và biên giới dường như biến mất chỉ sau một đêm, ngày càng nhiều người thấy mình làm việc với mọi người ở các quốc gia hoặc múi giờ khác nhau, sử dụng lưu trữ trực tuyến để hoàn thành công việc.


Ngay bây giờ, hơn 30 triệu người ở Hoa Kỳ đã làm việc từ xa và khoảng 90 phần trăm trong số họ hạnh phúc hơn vì họ có thể duy trì cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn. Tại Cloudwards.net, chúng tôi cũng có một nhóm ảo với các thành viên làm việc từ khắp nơi trên thế giới. 20 năm trước điều này không thể xảy ra, nhưng bây giờ, với sự ra đời của một nền văn hóa thay đổi, tốc độ internet tăng lên và các công cụ cải tiến, chúng tôi có thể làm việc đồng bộ tuyệt đối.

Nếu bạn cũng làm việc trong một nhóm ảo, rất có thể, bạn sử dụng nhiều công cụ năng suất hơn mà bạn có thể theo dõi chỉ để đảm bảo mọi người trong nhóm biết họ đang làm gì và họ luôn ở trong vòng lặp. Tuy nhiên, tại sao sử dụng năm công cụ khác nhau để làm điều gì đó mà bạn có thể làm với một ứng dụng duy nhất?

Với công cụ phần mềm nhóm ảo tất cả trong một, bạn có thể xử lý tất cả các yêu cầu cùng một lúc và bạn sẽ không bao giờ phải chuyển từ tab này sang tab khác. Điều này tiết kiệm cho bạn và nhóm của bạn rất nhiều rắc rối và tăng hiệu quả, để khởi động.

Tại sao mọi nhóm ảo cần các công cụ phần mềm

Hãy cùng xem một số lý do quan trọng nhất khiến nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng các công cụ này.

Giao tiếp tốt hơn

Khi bạn ở trong một văn phòng, gặp gỡ đồng nghiệp mỗi ngày, bạn sẽ tự động tạo ra một mối quan hệ. Bạn có thể dễ dàng tiếp cận các thành viên trong nhóm và nhờ họ giúp đỡ trong khi thảo luận về bộ phim mới phát hành cuối tuần trước.

Tạo ra mối quan hệ đó với một nhóm ảo có thể khó khăn khi bạn chỉ nói chuyện với nhau về công việc. Slack giúp lấp đầy khoảng trống đó bằng cách cung cấp một nơi để trò chuyện với nước mát với biểu tượng cảm xúc và gifs vui nhộn.

Tăng năng suất

Với các thành viên làm việc từ khắp nơi trên thế giới, có thể khó đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang và biết họ phải làm gì. Bạn có thể tưởng tượng sự hỗn loạn nếu bạn quên gửi một nửa số thành viên trong nhóm cập nhật quan trọng và thay đổi về dự án?

Một công cụ quản lý dự án hiệu quả có thể cứu bạn khỏi sự khốn khổ khủng khiếp đó và cũng tăng hiệu quả của bạn. Chẳng hạn, Basecamp có một bảng thông báo hướng đến các bản cập nhật. Tất cả bạn phải làm là nhập các bản cập nhật ở đây và tất cả các thành viên trong nhóm của bạn sẽ được thông báo ngay lập tức.

Tầm nhìn được kiểm soát

Mặc dù nó rất quan trọng đối với các đội để duy trì tính minh bạch, nhưng nó cũng rất quan trọng để kiểm soát tầm nhìn. Bằng cách điều chỉnh ai có thể xem tài nguyên nào, bạn có thể tăng bảo mật tổ chức, hạn chế quyền truy cập của nhân viên và cũng xem nhật ký giao dịch.

Asana, ví dụ, cho phép người dùng chia sẻ toàn bộ không gian làm việc, dự án hoặc chỉ một tác vụ. Nếu người dùng không theo dõi một nhiệm vụ cụ thể, thì họ đã giành chiến thắng nhìn thấy nó trong danh sách nhiệm vụ của họ hoặc được thông báo về nó.

Quá tải email

Đã bao nhiêu lần bạn đi qua một dấu vết email lớn chỉ để tìm thấy một mẩu thông tin quan trọng? Các công cụ quản lý dự án như Trello có một hộp mô tả riêng cho từng tác vụ nơi bạn có thể lưu tất cả thông tin và dễ dàng truy cập bất cứ khi nào bạn cần.

Công cụ phần mềm nhóm ảo tốt nhất

Dưới đây là năm trong số các công cụ phần mềm nhóm ảo tốt nhất mà chúng tôi đã thử:

Asana

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án cung cấp khả năng mở rộng, linh hoạt và khả năng hiển thị được kiểm soát, thì Asana là bức ảnh đẹp nhất của bạn.

Asana cho phép bạn tạo các dự án và nhiệm vụ khác nhau có thể được giao cho các thành viên khác trong nhóm. Bạn có thể đặt thời hạn, thẻ, mô tả, thêm nhận xét và đính kèm tệp. Được sử dụng bởi các công ty như Uber, Airbnb và Pinterest, nó miễn phí cho tối đa 15 thành viên, điều này cũng làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho các nhóm nhỏ và dịch giả tự do.

Nhưng phần hay nhất của Asana phải là kiểm soát tầm nhìn mà nó cung cấp – chỉ những thành viên trong nhóm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc được giao nhiệm vụ đó mới có thể xem chúng. Họ không thể xem bất kỳ dự án hay nhiệm vụ nào khác mà họ phải làm theo.

Nhìn chung, Asana hoàn hảo cho các đội muốn hợp tác nhưng vẫn muốn duy trì quyền kiểm soát khả năng hiển thị của từng nhiệm vụ cho từng thành viên.

Trello

Mặc dù Asana khá toàn diện và hoàn hảo cho các dự án lớn, nhưng điều đó không cho phép một cái nhìn tổng quan đúng đắn về toàn bộ dự án. Đây là nơi Trello xuất hiện: dựa trên khái niệm bảng Kanban, Trello giúp dễ dàng hình dung toàn bộ dự án cùng một lúc, bất kể quy mô.

Nó giống như một bảng trắng với danh sách và ghi chú dán (Trello thích gọi chúng là thẻ). Khi dự án của bạn tiến triển, bạn có thể chuyển các ghi chú sang các danh sách khác. Mỗi thẻ có thể được chỉ định cho nhiều người dùng. Bạn cũng có thể thêm nhãn, ngày đáo hạn, tệp đính kèm, danh sách kiểm tra và nhận xét vào thẻ.

Đáng buồn thay, quyền kiểm soát khả năng hiển thị không giống với Asana vì tất cả các thành viên được thêm vào một nhiệm vụ, danh sách hoặc bảng cụ thể, có thể thấy toàn bộ bảng Trello và những gì các thành viên khác đang làm. Trello chắc chắn là tuyệt vời cho các đội sáng tạo đang tìm kiếm sự minh bạch và hợp tác tốt hơn.

Chậm

Các công cụ quản lý dự án rất cần thiết để phân công nhiệm vụ và đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng, nhưng khi bạn làm việc trong một nhóm ảo, giao tiếp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tất cả các công cụ khác trong danh sách này cung cấp một phần bình luận, nhưng cần phải có một nền tảng đặc biệt nơi toàn bộ nhóm có thể giao tiếp và cập nhật.

Với các công ty như LinkedIn và Samsung sử dụng Slack, công cụ này đã thực sự được chứng minh là nền tảng giao tiếp hàng đầu cho các nhóm ảo. Với Slack, bạn có thể tạo các kênh riêng cho từng dự án, bao gồm một kênh để trò chuyện với nước mát và cũng dễ dàng tích hợp nền tảng với các công cụ của bên thứ ba..

Căn cứ

Nếu bạn có một tổ chức lớn với nhiều bộ phận và dự án nhưng Asana không đủ sức cho bạn, hãy thẳng tiến đến Basecamp.

Với bảng điều khiển cực kỳ dễ sử dụng, Basecamp sẽ không chỉ dọn dẹp sự lộn xộn của email mà còn giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả cao. Đối với mỗi nhóm / dự án, bạn có một lịch chung đánh dấu tất cả các thời hạn, bảng thông báo cho các thông báo, danh sách nhiệm vụ cho mỗi thành viên, một thư mục tài liệu riêng và phần đăng ký tự động để đặt câu hỏi cho các thành viên trong nhóm trên cơ sở định kỳ.

Nếu bạn có một nhóm gồm 20 thành viên trở lên, bạn chắc chắn nên thử Basecamp; Nó miễn phí cho sinh viên, giáo viên và phi lợi nhuận.

Wrike

Đối với các nhóm tiếp thị và sáng tạo, Wrike là một giải pháp quản lý dự án tuyệt vời với các mốc thời gian, biểu đồ Gantt và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến.

Nếu bạn có một công ty nội dung và bạn cảm thấy mệt mỏi khi chuyển từ tệp tài liệu này sang tệp tài liệu khác, Wrike có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Bạn có thể chỉnh sửa Word, Excel, hình ảnh và .pdf mà không cần tải xuống từ nền tảng. Wrike cũng giữ lịch sử phiên bản cho mỗi tệp, giúp dễ dàng quay lại.

Nó có thể không phải là phần mềm nhóm ảo tốt nhất cho các nhóm bán hàng hoặc kỹ thuật, nhưng Wrike chắc chắn là tuyệt vời cho các cơ quan viết nội dung và tiếp thị kỹ thuật số.

Phần kết luận

Trong thế giới của những người làm việc tự do, các nhóm ảo và các ứng dụng đa nền tảng, rất cần các công cụ cho phép cộng tác trực tuyến, đồng bộ hóa với các thiết bị khác nhau và giúp tránh các email văn phòng quá mức.

Mặc dù tôi vừa liệt kê một số công cụ phần mềm nhóm ảo tốt nhất hiện có trên thị trường, công cụ hoàn hảo cho nhóm của bạn sẽ phụ thuộc vào yêu cầu chính xác của bạn. Vì vậy, để chọn một công cụ, hãy lập danh sách các nhóm bạn cần và sau đó chọn công cụ đáp ứng hầu hết các mục trong danh sách.

Bạn đã sử dụng bất kỳ công cụ trong số này? Hãy cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây, cảm ơn bạn đã đọc.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map