Cách chia sẻ tệp trên Dropbox – Hướng dẫn cơ bản cho người mới bắt đầu

Nếu bạn mới sử dụng Dropbox hoặc nói chung về toàn bộ lưu trữ đám mây, đôi khi có thể gây nhầm lẫn khi tìm cách chia sẻ tệp.


Vì một trong những lý do chính để lưu trữ đám mây là khả năng dễ dàng chia sẻ tệp trên các hệ thống và mạng, nên chúng tôi ở đây tại Cloudwards cho rằng sẽ là một ý tưởng hay để tập hợp hướng dẫn nhanh – về cách tận dụng tối đa Tài khoản Dropbox.

Nếu bạn quan tâm đến một đánh giá chuyên sâu, vui lòng vào đây: Đánh giá Dropbox. Những điều cơ bản rất đơn giản và dễ hiểu, nhưng bạn có thể không biết về một số tính năng nâng cao hơn mà Dropbox cung cấp khi chia sẻ tệp.

Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ là một người thực sự trong việc chia sẻ các tập tin và nếu không cẩn thận – bạn thậm chí có thể trở thành một chàng trai văn phòng.

Mục lục

  • Chia sẻ tệp – Cách thực hiện
  • Quyền – Đặt chúng chính xác
  • Bình luận và chỉnh sửa văn bản
  • Yêu cầu tệp – Tải tệp lên qua một liên kết
  • Nhóm Dropbox – Bạn có cần phiên bản kinh doanh không?
  • Xem trước ảnh Dropbox
  • Giấy Dropbox mới

Những gì bạn cần

  • Tài khoản Dropbox, nếu bạn vẫn đang trong quá trình quyết định dịch vụ nào hoạt động tốt nhất, hãy bắt đầu một tài khoản dùng thử tại đây
  • Một số tệp và thư mục gây rối, và vì chúng tôi sẽ chia sẻ, nên bạn có thể muốn đảm bảo rằng không có thông tin nhạy cảm nào trong đó
  • Một cuốn sổ địa chỉ, bạn cần chia sẻ tập tin với ai đó
  • Trước tiên hãy kiểm tra người mà bạn sử dụng như một con chuột lang, vì họ có thể sẽ nhận được rất nhiều email

Chia sẻ tập tin

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn, sẽ có một danh sách các tệp và thư mục ở giữa màn hình của bạn và một thanh điều hướng ở bên trái; đây là bảng điều khiển và bạn sẽ có thể thực hiện khá nhiều thứ trong Dropbox từ đây.

Từ bảng điều khiển, chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.

Điều quan trọng cần nhớ ở đây là tất cả các tệp (và thư mục) trong một thư mục sẽ được chia sẻ tự động, vì vậy bạn có thể muốn kiểm tra kỹ xem có gì không có gì nhạy cảm ẩn giữa các tài liệu công việc và hình ảnh bên.

Nhấp chuột phải vào nó và một menu ngữ cảnh nhỏ sẽ xuất hiện, chọn tùy chọn hàng đầu được đánh dấu là chia sẻ.

Thấy chưa, bạn đã làm rất tốt.

Bước tiếp theo là chọn người mà bạn đang chia sẻ tệp / thư mục; bạn có thể nhập thủ công địa chỉ email của họ (Dropbox sẽ ghi nhớ lần sau) hoặc nhập danh sách liên hệ từ Gmail, Yahoo Mail và Facebook.

Và đó thực sự là tất cả những gì có: người chia sẻ nhận được email thông báo rằng bạn đã chia sẻ tệp hoặc thư mục và nếu họ có Dropbox, họ có thể đăng nhập và tệp mới sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển của họ.

Nếu người mà bạn chia sẻ với không có Google có Dropbox, họ vẫn có thể tải xuống và truy cập các tệp, nhưng họ đã thắng được có thể dễ dàng gửi lại chúng.

Nếu bạn cần một bài trả lại bài viết, thì có thể nói, đó là cách tốt nhất nếu họ tự mở tài khoản, nó miễn phí và có thể bị hủy bất cứ lúc nào nếu họ quyết định không còn cần thiết sau dự án chia sẻ của bạn.

Quyền

Trước khi chúng tôi tiếp tục, tôi muốn gọi sự chú ý của bạn đến thanh thả xuống nhỏ bên cạnh trường, nơi nhập địa chỉ email của người nhận. Đây là nơi quyền được đặt, cho phép bạn quyết định xem người nhận chỉ có thể xem và nhận xét về tệp hay cũng có thể tải xuống và chỉnh sửa chúng.

Những quyền này có thể được đặt cho mỗi người hoặc cả nhóm.

Mặc định là phiên bản chỉnh sửa của Wap và theo kinh nghiệm của tôi, nó có khả năng vẫn giữ nguyên như vậy vì nó cho phép tiến trình công việc tốt hơn.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể chỉ muốn mọi người chỉ nhìn vào một tệp / thư mục mà không cho họ khả năng tải xuống hoặc chỉnh sửa nó, và sau đó chức năng xem chế độ xem có sẵn cho mục đích như vậy.

Một lần nữa, bạn có thể không sử dụng nó thường xuyên, nhưng nó rất tiện để có.

Một người bạn thiết kế đồ họa của tôi sử dụng chức năng này để xem trước các tác phẩm của cô ấy cho khách hàng, trong khi đảm bảo rằng họ có thể ăn cắp nó hoặc chỉnh sửa trực tiếp, một vấn đề thực sự trong công việc của cô ấy.

Quyền có thể được thay đổi bất cứ lúc nào bằng cách nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục, chọn Chia sẻ chia sẻ và sau đó xóa hoàn toàn một người khỏi danh sách hoặc chỉ thay đổi chế độ xem của Chế độ xem thành Chỉnh sửa hoặc ngược lại – từ trình đơn thả xuống.

Nhận xét và chỉnh sửa

Khi bạn cộng tác với người khác, nó thực sự rất tiện dụng nếu tất cả người dùng có thể thấy những gì người khác đã thay đổi hoặc chỉnh sửa và tại sao.

Trong trường hợp này, tôi đã tải lên một tệp văn bản bằng cách kéo tệp đó từ hệ thống tệp của mình vào Dropbox. Khi ở đó (khoảng ba giây tải lên), tôi đã mở nó bằng cách nhấp chuột trái vào nó.

Bạn có thể thấy rằng bên cạnh hộp bình luận bên phải, có rất ít chức năng khác; Bản thân Dropbox không cho phép chỉnh sửa hoặc thay đổi, người dùng sẽ cần tải xuống tệp để thực hiện bất kỳ.

Nếu không có thay đổi là cần thiết, chỉ cần thêm một vài bình luận và gửi lại tệp.

Nhận xét là vấn đề làm nổi bật văn bản và một nút nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh hoặc bên dưới.

Sau đó, bạn có thể nhập những gì cần nói hoặc thay đổi.

Và bình luận mới được thực hiện sẽ bật lên trên thanh bên để mọi người cùng xem.

Là một tính năng bổ sung, nếu bạn cảm thấy rằng một bình luận có tầm quan trọng sống còn, chỉ cần đặt @ [email được bảo vệ] trước bình luận và người đó sẽ nhận được thông báo rằng ai đó có điều gì đó muốn nói về công việc của họ.

Nếu thời gian là điều cốt yếu, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó một cách tiết kiệm, vì một email được gửi mỗi khi quá trình này được thực hiện.

Trước khi chúng ta tiếp tục, tôi nên đề cập đến không có cách nào như bây giờ, để làm cho các bình luận chỉ hiển thị cho những người cụ thể. Mọi người có quyền truy cập đều có thể thấy những gì người khác nói.

Một điểm tốt cần nhớ trước khi phê bình một dự án đồng nghiệp.

Tổng quat

Tất cả các chức năng trên đều rất tiện dụng khi cộng tác trong một nhóm, nhưng nếu có nhiều người trong nhóm đó hoặc nếu bạn làm việc với nhiều nhóm người, đôi khi có thể nhầm lẫn.

Dropbox cung cấp hai chức năng trên thanh bên trái, liên kết chia sẻ trực tiếp giữa các liên kết giữa các ứng dụng và liên kết, và nơi bạn có thể xem danh sách các tệp mà bạn đã cài đặt quyền chỉnh sửa và xem tương ứng.

Cả hai đều cung cấp một cái nhìn tổng quan tuyệt vời về tập tin đi đâu và rất tiện lợi cho những người tung hứng nhiều hơn một nhiệm vụ.

Yêu cầu

Nói về tiện dụng, Dropbox có một tính năng mà (theo như tôi biết), là duy nhất. Bạn có thể gửi cho ai đó một email yêu cầu các tệp, sau đó họ theo liên kết và có thể chuyển dữ liệu thẳng vào thư mục bạn đã chỉ định.

Họ thậm chí không cần một tài khoản để làm điều đó. Tôi thích tính năng này, vì nó loại bỏ rất nhiều lưu lượng email không cần thiết và tăng tốc toàn bộ quá trình cộng tác.

Để truy cập chức năng này, chỉ cần nhìn vào thanh bên và nhấp vào tùy chọn ở phía dưới.

Một hộp thoại nhỏ khác sẽ bật lên, nơi bạn có thể nhập địa chỉ email và cũng có thể đính kèm một tin nhắn ngắn. Như mọi thứ khác Dropbox – hệ thống trực quan và dễ điều hướng.

Đội

Tốc độ cũng đi vào hoạt động với chức năng Dropbox cung cấp chức năng Dropbox.

Nó về cơ bản là một thư mục thông thường mà chủ sở hữu có thể chỉ định những người cụ thể. Sau đó, khi mọi thứ cần được chia sẻ, chỉ cần chọn thư mục nhóm, thay vì thực hiện quy trình thêm người theo cách thủ công mỗi lần.

Nó có một chức năng nhỏ tiện dụng giúp hợp lý hóa quá trình chia sẻ, để truy cập vào nó, hãy đi tới tùy chọn Nhóm đội hình trên thanh bên trái, nhấp vào nó và một bảng điều khiển riêng cho nhóm mà bạn sắp tạo sẽ xuất hiện.

Bên cạnh đó, nó hoạt động giống như bảng điều khiển thông thường và giúp giữ cho công việc và phần còn lại của cuộc sống của bạn cách xa nhau.

Hình ảnh

Dropbox cũng có một thư mục đặc biệt cho các bức ảnh khi bạn cần phải rời khỏi công việc một lúc. Tùy chọn sidebar của các ứng dụng hình ảnh bên lề hoạt động khá giống với mọi thứ khác trên Dropbox, ngoại trừ việc nó tự động cài đặt để hiển thị dưới dạng một thư viện.

Tôi thực sự thích nó, vì giống như với thư mục nhóm, nó làm cho việc tìm kiếm mọi thứ rất dễ dàng vì mọi thứ được phân loại gọn gàng từ việc di chuyển. Là một phần thưởng bổ sung, hình ảnh thường là về niềm vui hơn là công việc, vì vậy bạn đi.

Giấy

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là Dropbox Paper.

Hiện tại, nó vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, nhưng Paper cung cấp một số tùy chọn khá hay để cộng tác đồng thời với các slide và xử lý văn bản hạn chế. Sử dụng rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào nút có liên quan trên thanh bên trái và bạn có thể đặt quyền và chia sẻ chính xác như các tệp thông thường.

So với phần còn lại của bộ Dropbox, Paper là duy nhất, vì bạn sẽ có thể xử lý văn bản và hình ảnh trực tiếp thành một tệp mà không cần phải tải xuống; mặc dù nó thiếu hơi thở của chức năng, một chương trình dành riêng cho những nhiệm vụ đó sẽ có.

Tuy nhiên, nó rất tiện dụng nếu có thứ gì đó cần được loại bỏ nhanh chóng.

Tóm lại là…

Điều đó cho chuyến tham quan có hướng dẫn, như bạn có thể thấy Dropbox không chỉ dễ sử dụng, mà còn có một loạt các tùy chọn thú vị giúp làm việc từ xa dễ dàng hơn nhiều so với trước đây. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong các bình luận bên dưới.

Kim Martin
Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me