5 công cụ giúp quản lý tài liệu ít kinh khủng hơn


© Cloudwards.net


Có aren nhiều cụm từ ba từ mà màllll đưa bạn vào giấc ngủ nhanh hơn nhiều so với việc quản lý tài liệu kinh doanh của Cameron, nhưng nó không phải là như vậy.

Quay trở lại thời của phần mềm kế thừa máy tính để bàn, không có cách nào khả thi để quản lý tài liệu kinh doanh bất cứ điều gì ngoài một trải nghiệm khủng khiếp. Nhưng giờ đây, nhờ các ứng dụng đám mây thanh lịch, chúng tôi đã có các hệ thống dễ nhìn và được thiết kế để mọi người thực sự sử dụng.

Dưới đây là năm công cụ để làm cho tài liệu kinh doanh bớt đau đầu và – nếu có thể – vui.

1. Giấy Dropbox

Dropbox Paper – dựa trên hackpad trước đó – là câu trả lời của Dropbox cho Google Docs. Bất cứ ai sử dụng phương tiện để viết, sẽ nhận ra bố cục và cách thức hoạt động. Mỗi dòng là một khối riêng, có thể là:

  • Hình ảnh
  • Tập tin Dropbox
  • Bàn
  • Danh sách gạch đầu dòng
  • Danh sách đánh số
  • Hộp kiểm
  • Dải phân cách
  • Khối mã

Đối với các công ty có nhiều yếu tố trực quan hoặc định dạng đặc biệt trong tài liệu của họ, Dropbox Paper giúp bạn dễ dàng chèn và định dạng chúng. Điều đó có thể nói nhiều hơn về Google Docs, một thứ quá gần với Microsoft Word theo ý thích của tôi.

Dán một liên kết Dropbox Paper riêng tư vào một tài liệu Paper khác sử dụng liên kết dưới dạng một khối, tự động điền tiêu đề và cho phép bạn nhanh chóng chuyển giữa các tài liệu khác nhau, như wiki nội bộ.

Dropbox Paper là một công cụ tuyệt vời để hợp tác phát triển tài liệu

Mặc dù có nhiều giải pháp tốt hơn để thực sự quản lý và sắp xếp tài liệu, các tính năng sửa đổi và nhận xét của Dropbox Paper, làm cho nó tuyệt vời khi đánh cắp tài liệu với một nhóm, thực hiện các sửa đổi nhanh chóng và động não, như thế này:


© Cloudwards.net

Đối với một cách toàn diện và có cấu trúc hơn để quản lý tài liệu kinh doanh, có rất nhiều lựa chọn hơn.

Lời khuyên về Dropbox Paper Pro:

  • Sử dụng biểu tượng Dropbox khi chỉnh sửa tài liệu để nhúng trực tiếp các tệp từ tài khoản Dropbox
  • Liên kết trực tiếp các tài liệu Dropbox nội bộ để tạo wiki công ty

2. Đa thông tin

Nếu bạn cộng tác với các nhóm và phòng ban riêng biệt, sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu khác nhau, thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chuyển đổi với MultCloud.

Nó kết hợp một loạt các dịch vụ đám mây khác nhau – như Dropbox, Google Drive và Evernote – tất cả trong một ứng dụng. Ngay cả trên gói miễn phí, người dùng vẫn có thể nhồi nhét tất cả các dịch vụ của họ vào một nơi và di chuyển các tệp tự do giữa chúng mà không cần rời khỏi ứng dụng.


© Cloudwards.net

Vấn đề liên quan đến vấn đề trên mạng với MultCloud, đó là vấn đề được thiết kế nhiều hơn để tổ chức tài liệu và ít hơn để xem chúng.

Trong khi một số tệp mở hoàn hảo (ví dụ: tệp hình ảnh và văn bản), một số tệp khác không hiển thị. Rõ ràng là Multcloud isn Tích hợp hoàn toàn với Evernote, vì bạn gặp lỗi khi cố gắng mở ghi chú trong khung xem trước.

Multcloud là để xem và sắp xếp các tệp từ các dịch vụ khác nhau

Multcloud là một giải pháp chất lượng để tải xuống, xem và sắp xếp các tệp. Nó kết nối với một số dịch vụ ít được biết đến, như Alfresco, Copy và Truyền thông. Nếu bạn có tệp trong các dịch vụ đó, bạn có thể chuyển chúng dễ dàng.

Mẹo Multcloud Pro:

  • Sử dụng Multcloud để di chuyển sang dịch vụ đám mây mới nếu bạn đang nghĩ đến việc chuyển sang Dropbox hoặc Google Drive
  • Sao chép ảnh chụp màn hình Evernote vào tệp máy chủ đám mây của riêng họ để khử lộn xộn sổ ghi chép của bạn

Tuy nhiên, có một ứng dụng thanh lịch hơn, có chức năng tương tự – cụ thể là odrive.

3. khó khăn

Mặc dù odrive có chức năng trực tuyến giống như Multcloud (là cơ sở gia đình cho các dịch vụ đa đám mây), nhưng nó có lợi thế là cũng là một ứng dụng máy tính để bàn.

Giờ đây, thay vì chuyển đổi giữa các thư mục Dropbox và Google Drive cục bộ – hoặc lo lắng đó sẽ là nơi tốt nhất để lưu chúng – bạn có thể đổ đồ vào một không gian chia sẻ và chia sẻ dễ dàng, trong thư mục odrive trên máy tính của bạn.

Chưa kể, trải nghiệm người dùng còn xa, đẹp hơn nhiều so với Multcloud.


© Cloudwards.net

odrive dành cho lưu trữ đám mây kết hợp trên máy tính để bàn

Để quản lý các cấu trúc tài liệu kinh doanh phức tạp, odrive giúp bạn dễ dàng nhìn thấy mọi thứ ở một nơi. Bạn có thể liên kết Dropbox của bạn, Google Drive, Một ổ đĩa, Gmail và thậm chí cả tài khoản Slack, do đó, các tệp sẽ chảy tự nhiên bất kể bạn (hoặc ai đó) kết thúc việc đặt chúng ở đâu (hãy kiểm tra bộ lưu trữ đám mây tốt nhất của chúng tôi cho mảnh Slack)..

Lời khuyên của odrive Pro:

  • Sắp xếp các tệp đính kèm Gmail và Slack phân tán trong một không gian chung
  • Giới hạn giới hạn tải lên và tốc độ để tiết kiệm băng thông và dung lượng ổ đĩa

4. Đường xử lý

Process Street giúp tạo và quản lý các tài liệu quy trình kinh doanh cho các nhiệm vụ khó khăn như nhân viên trên tàu và quản lý an ninh mạng.

Nếu bạn có thể đưa nhân viên mới đạt tiêu chuẩn, hãy bỏ qua các hướng dẫn về Slack và hy vọng điều tốt nhất sẽ là một ý tưởng tuyệt vời, thay vào đó, hãy tạo ra một quy trình giải thích mọi thứ hoàn hảo.

Trong khi Process Street giành được quản lý các tệp Dropbox hoặc tài liệu Google, bạn có thể giữ các quy trình (và danh sách kiểm tra của chúng chạy hoàn chỉnh với các đường kiểm toán) ở một nơi và không bị lẫn với các tài liệu không thể thực hiện được như Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn.


© Cloudwards.net

Như bạn có thể thấy, bạn có thể sắp xếp các tài liệu xử lý vào các thư mục và chạy danh sách kiểm tra cho từng trường hợp (trong trường hợp này, đó là một danh sách kiểm tra cho mỗi nhân viên).

Phố xử lý là để tổ chức các tài liệu quy trình và phân công danh sách kiểm tra nhóm

Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp biểu mẫu như Formstack hoặc typeform, bạn cũng có thể gửi tất cả dữ liệu đó để xử lý tài liệu.

Ví dụ, khi chạy quy trình đưa lên máy khách, máy khách có thể phải nhập dữ liệu của họ vào một biểu mẫu (hoặc tự thực hiện). Khi một mục nhập mới được thêm vào trong Kiểu chữ, bạn có thể tự động chạy một danh sách kiểm tra cho ứng dụng khách đó và điền vào đó với dữ liệu biểu mẫu.

Điều này có thể được thực hiện với sức mạnh tuyệt vời của Zapier, mà tôi sẽ nói về tiếp theo.

Mẹo xử lý Street Pro:

  • Với Phố xử lý, bạn có thể biến tài liệu quy trình thành danh sách kiểm tra tương tác cho từng quy trình thực thi
  • Đăng ký với Zapier để bắt đầu tự động hóa công việc mà bạn ghét và liên kết nó với Process Street để thực hiện các nhiệm vụ theo trình tự

5. Máy xúc lật

Zapier là một nền tảng để kết nối các ứng dụng với nhau để bạn có thể dành ít thời gian hơn để truyền dữ liệu trên web. Với Zapier, bạn chỉ cần tự động hóa nó.

Để kết nối hai ứng dụng, chỉ cần tạo quy tắc khi các ứng dụng nói chuyện với nhau.

Ví dụ:

  • Sao chép các tệp Google Drive mới vào một thư mục Dropbox cụ thể
  • Lưu tệp đính kèm Evernote mới vào Hộp
  • Lưu Google Docs mới vào OneDrive

Có rất nhiều cách mà Zapier có thể giúp bạn kiểm soát tài liệu. Theo cách tương tự, nó dễ dàng di chuyển các tệp giữa các nhà cung cấp lưu trữ đám mây với odrive hoặc Multcloud, Zapier có thể tự động hóa tác vụ đó, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về nó.

Zapier cho phép hầu hết mọi ứng dụng tích hợp và đồng bộ hóa

Ví dụ, hãy nói rằng bạn thích sử dụng Dropbox trong khi các đồng nghiệp của bạn khăng khăng sử dụng Google Drive. Chỉ cần tạo một zap đồng bộ mọi thứ được chia sẻ với bạn, vào một thư mục Dropbox cụ thể, thông báo cho bạn về Slack khi quá trình đồng bộ hóa hoàn tất.

Woo! Không có nỗ lực!


© Cloudwards.net

Kiểm tra danh sách tích hợp của Zapieriên để biết số lượng ứng dụng liên kết với nhau! Đôi khi tôi sử dụng thư mục chỉ để tìm các công cụ mới thú vị.

Lời khuyên của Zapier Pro:

  • Thiết lập tích hợp phản ứng chuỗi (như: Tải tệp lên Dropbox -> Sao chép nó vào OneDrive -> Gửi email -> Thông báo trong Slack) bằng cách sử dụng tính năng zap nhiều bước mới của Zapier
  • Giữ một thư mục chính của tất cả các tệp từ mọi nơi mà không cần sử dụng odesk hoặc Multcloud, bằng cách thiết lập các tệp sao chép zap từ mọi nơi vào một máy chủ

Để biết thêm các bài viết về ứng dụng đám mây, bao gồm các đánh giá và so sánh tuyệt vời, hãy xem phần còn lại của blog Cloudwards.

Đây là một đóng góp của khách từ Benjamin Brandall. Benjamin là một nhà văn tại Phố chế biến. Tìm anh ấy trên Twitter ở đây.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map