Cum să faceți backup pentru e-mailurile de afaceri în 2020

Dacă vă conectați activ cu partenerii de afaceri și clienții online, este posibil să înțelegeți importanța traseului dvs. virtual de hârtie. E-mailurile conțin date despre client, idei, instrucțiuni și alte informații esențiale pentru succesul afacerii tale.


Pierderea acestor date ar putea să vă perturbe relațiile, să vă coste bani și chiar să vă ajute în probleme legale. O strategie bună de backup pentru e-mail este cea mai bună modalitate de a vă asigura că nu veți ajunge niciodată în acest tip de situație.

Backup de afaceri de afaceri – soluționare video a soluțiilor de backup cloud

În acest ghid, vă vom parcurge pașii de bază pentru a face copii de siguranță pentru fișierele dvs. de e-mail din cloud. Vom folosi trei dintre cele mai bune soluții de backup online pentru e-mail pentru a ajuta la explicarea procesului: Carbonite, Backblaze și CrashPlan.

Pentru mai multe informații despre fiecare, asigurați-vă că și consultați recenziile noastre pentru fiecare serviciu:

  • Revizuirea carbonitului
  • Recenzie backblaze
  • Recenzie CrashPlan

Pasul întâi: localizați fișierul dvs. cu date de e-mail

Pentru a face backup la e-mailul dvs. în cloud, trebuie să utilizați un client desktop pentru a vă accesa e-mailurile. Deoarece majoritatea oamenilor sunt familiarizați cu aceasta, vom folosi Microsoft Outlook ca exemplu. Cu toate acestea, acest pas descris în acest articol funcționează în mod similar cu alte servicii populare, cum ar fi Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Incredimail și Mac Mail. 

Clienții de e-mail precum Outlook 2016 stochează toate e-mailurile într-un singur fișier de date. Pentru utilizatorii Windows Outlook, acesta va fi un fișier PST (personal storage table). Pentru utilizatorii Mac Outlook, va fi un fișier Outlook pentru Mac (OLM). Primul lucru pe care trebuie să îl faceți pentru a face backup la e-mailurile Outlook pe cloud este să vă dați seama exact unde se află acel fișier.

Dacă utilizați Windows, locația va depinde de versiunea dvs. de Windows și Outlook. Locațiile comune includ:

  • C: \ Users \\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Users \\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook
  • C: \ Utilizatori \\ Documente \ Fișiere Outlook
  • C: \ Utilizatori \\ Documentele mele \ Fișiere Outlook
  • C: \ Documente și Setări \\ Setări locale \ Date aplicație \ Microsoft \ Outlook

Pentru utilizatorii Mac de Outlook, este de obicei în folderul dvs. de documente:

  • / Utilizatori // Documente / Date utilizator Microsoft / Identități Office 2011 / Identitate principală

Dacă aveți probleme în localizarea fișierului dvs. de date de e-mail, puteți descoperi cu ușurință locația sa din interiorul aplicației Outlook.

În Outlook 2016, faceți mai întâi clic pe „fișier” din bara de instrumente.

Apoi, selectați setările contului.

Se va deschide fereastra cu setările contului. Faceți clic pe fila „fișiere de date”. Acesta va enumera locația fișierului dvs. de date de e-mail.

Pasul doi: Etichetați fișierul dvs. de date de e-mail pentru backup online

După ce știți locația, va trebui să vă asigurați că fișierul dvs. de date este marcat pentru backup de serviciul dvs. de backup online. Unele servicii fac acest lucru mai ușor decât altele.

Cu Crashplan, va trebui să deschideți mai întâi clientul desktop. Asigurați-vă că sunteți în fila de rezervă și faceți clic pe butonul „Modifica” din secțiunea „Fișiere”.

Navigați la locația fișierului dvs. de date de e-mail și asigurați-vă că butonul radio de lângă acesta este bifat. Pe viitor, acest fișier va fi susținut de CrashPlan.

Carbonitul face procesul și mai ușor, deoarece nu necesită ca utilizatorii să marcheze fișierele pentru backup din clientul său (nici măcar nu este posibil). În schimb, trebuie doar să navigați la locația fișierului dvs. de date de e-mail folosind exploratorul de fișiere.

Faceți clic dreapta pe fișier, plasați mouse-ul pe „Carbonite” și selectați „back up”.

Cam despre asta e. De fapt, Carbonite simplifică procesul și mai mult dacă optați pentru backup automat atunci când instalați aplicația pe computer. Carbonite va localiza și eticheta tipuri de fișiere obișnuite pentru backup singur, inclusiv fișiere de date prin e-mail. În felul acesta nu trebuie să mergi la vânătoare pentru ei.

Cu toate acestea, cu Carbonite, backup-ul automat funcționează numai dacă fișierele sunt sub 4 GB. Dacă aveți un fișier de date de e-mail mare, va trebui totuși să-l etichetați manual.

Backblaze selectează automat fișierele de rezervă pe baza tipului de fișier. Din interfața desktop a Backblaze, trebuie doar să vă asigurați că tipul dvs. de fișier de date de e-mail nu se află în lista de excluderi de tip fișier.

Pentru a examina lista de excluderi, faceți clic pe setări.

Apoi navigați la fila de excluderi a panoului de setări atunci când se deschide. Verificați mai jos cuvintele „aceste tipuri de fișiere nu vor fi salvate” pentru a vă asigura că .pst / .olm nu sunt listate acolo.

În mod implicit, nu ar trebui să fie. Backblaze nu vă permite să selectați sau să deselectați fișiere individuale pentru copie de rezervă din exploratorul de fișiere.

Pasul trei: pornește copie de rezervă continuă

Cu cele mai multe servicii de backup online, puteți alege să planificați backup-uri sau să le lăsați să ruleze continuu. Procesul de rezervă poate bloca resursele sistemului și copiile de rezervă programate reprezintă o modalitate de a vă asigura că sistemul dvs. nu se va bloca în timp ce lucrați.

Problema cu copiile de rezervă programate este că înseamnă că e-mailurile dvs. de afaceri nu vor fi salvate la fel de des. Deci, dacă computerul dvs. se blochează, veți pierde orice e-mailuri trimise sau primite între copii de rezervă. Aceasta înseamnă că pentru utilizatorii de afaceri care acordă o prioritate ridicată înregistrărilor comunicărilor lor, o copie de rezervă continuă este alegerea mai bună.

Majoritatea furnizorilor de backup online vă permit să activați backup-ul continuu de la clientul desktop. Cu Carbonite, de exemplu, nu trebuie decât să deschideți instrumentul desktop al serviciului.

Apoi, faceți clic pe „Setări și controale” pentru a accesa panoul de setări.

Asigurați-vă că „backup în mod continuu” este bifat și veți fi toate setate. Carbonitul activează această caracteristică în mod implicit, deci ar trebui să fie deja activat, oricum.

Backblaze și CrashPlan sunt la fel de ușor de configurat. Cu Backblaze, faceți clic pe setări și accesați fila Programare. Selectați „continuu” din fereastra programului de rezervă.

Dacă utilizați CrashPlan, accesați fila setări din interfața desktop. Din meniul derulant la dreapta cuvintelor, „se va rula backup”, selectați „întotdeauna”.

Cu toate acestea, după ce ați setat o copie de rezervă continuă, nu faceți greșeala de a crede că e-mailurile dvs. sunt salvate în timp real pe măsură ce le introduceți. Deși este un serviciu de rezervă excelent, Backblaze nu este în măsură să facă backup fișierelor PST în timp ce Outlook este deschis, deoarece algoritmii de transfer de fișiere nu pot funcționa în jurul fișierelor blocate..

Carbonitul și Crashplan nu împărtășesc această limită. Acest lucru se datorează faptului că ambele folosesc serviciul de copiere umbre (volum VSS), o tehnologie Microsoft care permite copie de rezervă a fișierelor chiar și atunci când sunt utilizate.

O altă limitare de backblaze cu impact de rezervă prin e-mail este că orice fișiere de date mai mari de 30 MB sunt copiate de rezervă doar o dată la 48 de ore, indiferent dacă aveți sau nu o copie de rezervă continuă. Deoarece fișierele PST Outlook sunt setate să crească în mod implicit până la 50 GB, aceasta este probabil o problemă cu care vă veți confrunta dacă trimiteți mai multe e-mailuri.

CrashPlan tratează, de asemenea, fișierele mari în mod diferit atunci când se face o copie de rezervă în mod continuu, dar numai ca un mijloc de a da prioritate fișierelor din coada sa:

  1. Fișiere mai noi, mai mici
  2. Fișiere mai noi și mai mari
  3. Fișiere mai vechi, mai mici
  4. Fișiere mai vechi, mai mari

Între timp, Carbonite, face backup pentru fișiere în decurs de zece minute de la apariția unei modificări și nu acordă atenție dimensiunii fișierului. (Notă: modificările ulterioare ale fișierelor sunt salvate în termen de 24 de ore).

Când vine vorba de viteza de rezervă, toate cele trei servicii gestionează bine fișierele mari datorită procesării incrementale la nivel de bloc. Transferuri incrementale la nivel de bloc înseamnă că atunci când fișierele dvs. de date de e-mail se schimbă, întregul fișier nu este încărcat din nou în spațiul dvs. de rezervă cloud. În schimb, sunt copiate doar părțile – sau blocurile – ale fișierului modificat. Acest lucru economisește timp și reduce numărul de resurse al sistemului.

Concluzie

Dacă comunicațiile prin e-mail sunt esențiale pentru afacerea dvs., plătiți să vă asigurați că un accident de hard disk, o corupție de fișiere sau un laptop furat nu vă vor lăsa deconectat de la colegi și clienți. Din fericire, soluția de backup online potrivită simplifică protejarea datelor.

Toate cele trei servicii de backup online utilizate ca exemple în această piesă facilitează localizarea și marcarea fișierelor dvs. de date de e-mail pentru backup și folosesc o arhitectură puternică de transfer de fișiere pentru a asigura un proces lin. Toate cele trei oferă, de asemenea, spații de depozitare nelimitate și atât acasă, cât și planuri de birou.

Noi, la Cloudwards.net, ne simțim încrezători că recomandăm oricare dintre ele, dar considerăm că Carbonite oferă cel mai bun serviciu complet pentru persoanele care doresc să facă backup pentru e-mailurile de afaceri. Întrebări sau comentarii cu privire la backup-ul dvs. de e-mail de afaceri? Accesați-ne în comentariile de mai jos. 

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map