Autotask Workplace Soonr Review 2020 – Đồng bộ hóa tệp và chia sẻ cho doanh nghiệp

Đánh giá nơi làm việc tự động (Soonr)

Nhà cung cấp chia sẻ và chia sẻ tệp doanh nghiệp mạnh mẽ cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, tìm kiếm tính di động tăng và bảo mật tốt hơn các giải pháp chia sẻ và đồng bộ hóa ở cấp độ người tiêu dùng có thể cung cấp.


Tổng quan về nơi làm việc của Autotask

Khi một doanh nghiệp đã phát triển đến một quy mô nhất định và những nhân viên đầu tiên bắt đầu đùa giỡn, một giải pháp chia sẻ và chia sẻ tệp cấp tiêu dùng truyền thống chỉ đơn giản là không cắt giảm được nữa. Mặc dù Dropbox phù hợp hoàn hảo cho các dịch giả tự do hoặc các cơ quan nhỏ muốn nhanh chóng chia sẻ tệp và thư mục với khách hàng, nhưng nó không đáp ứng yêu cầu của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, có năm người trở lên.

Autotask Workplace Soonr Xem lại màn hình chính

Một doanh nghiệp đang phát triển cần đảm bảo các tệp tin nhạy cảm và bí mật nhất vẫn nằm trong toàn quyền kiểm soát công ty. Với các công cụ chia sẻ tệp ở cấp độ người tiêu dùng – hầu hết thời gian – một cách tiếp cận hoàn toàn hoặc không có gì: một khi một thư mục được chia sẻ, người mà nó chia sẻ có toàn quyền kiểm soát nội dung.

Các tập tin có thể bị xóa do vô tình, chia sẻ lại với bên thứ ba và nhân viên trái phép hoặc đơn giản là do người sai chỉnh sửa.

Các giải pháp đồng bộ hóa và chia sẻ cấp độ doanh nghiệp, chẳng hạn như Autotask Workplace Soonr, được trình bày trong bài đánh giá này, đưa bạn trở lại ghế lái Driver. Không thành vấn đề nếu bạn làm giám sát bộ phận CNTT của công ty hoặc bạn là giám đốc tài chính của một doanh nghiệp may mắn 500, hoặc giám đốc của một cơ quan tiếp thị kỹ thuật số.

Thị trường cho các giải pháp EFSS (đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp) đã trở nên rất đông đúc và mỗi người chơi thị trường đều có những ưu điểm và nhược điểm, cần được xem xét trước khi thực hiện việc gửi các tệp công ty lên đám mây.

Trong bài đánh giá Autotask Workplace Soonr này, chúng tôi sẽ phân tích sản phẩm này dành cho ai, tại sao nó hữu ích và bao gồm các tính năng, chức năng và lợi ích cụ thể. Vì vậy, bạn có thể quyết định nếu nó là một bổ sung hữu ích cho kho vũ khí năng suất kinh doanh của bạn.

Autotask Workplace Soonr dành cho ai?

Autotask Workplace / Soonr là một giải pháp đồng bộ hóa và chia sẻ tệp (hoặc lưu trữ đám mây doanh nghiệp) cung cấp khả năng hỗ trợ cộng tác và bảo mật sẵn sàng cho doanh nghiệp.

Điều đó nghĩa là gì?

Không giống như các đối thủ cạnh tranh (như Dropbox và OneDrive), Autotask Workplace cung cấp Quản lý tài liệu di động (MDM) tích hợp và bảo mật thiết bị. Quản trị viên có thể thêm hoặc xóa nhân viên truy cập vào đám mây Autotask, đảm bảo dữ liệu vẫn nằm dưới sự kiểm soát của công ty khi thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp hoặc một nhân viên rời khỏi công ty.

Kiểm soát thành viên trong Autotask

Chúng tôi khuyên dùng Autotask Workplace cho SMB có năm nhân viên trở lên, mặc dù trong một số trường hợp, điều đó có thể có ý nghĩa với ít người trong nhóm, như một cơ quan xử lý các tệp rất lớn (CAD, Photoshop hoặc tệp video). Autotask thích ứng với nhu cầu của các doanh nghiệp, làm cho việc thêm hoặc xóa mọi người khỏi một môi trường gần như chia sẻ là một trải nghiệm nhanh chóng.

Nếu bạn mong đợi AWP Soonr là một phần mềm quản lý dự án toàn diện, hãy cân nhắc tìm kiếm ở nơi khác, bởi vì nó không phải là. Mặc dù bạn có thể thêm nhận xét vào tệp và thư mục, nhưng nó thiếu nhiệm vụ và thời hạn tạo cho các dự án.

Ở đây, một cái nhìn sâu hơn về Autotask Workplace Soonr, các tính năng và khả năng thực tế:

Bảo mật mạnh mẽ

Trong thế giới ngày nay, bảo mật quan trọng hơn bao giờ hết, vì tin tặc, trộm cắp và mất dữ liệu.

1. Truy cập trên đường đến các tệp và tài liệu

Nếu bạn đang trên đường gặp gỡ khách hàng hoặc tham dự một cuộc họp, hãy đảm bảo tất cả các tệp cần thiết đều trong tầm tay bạn.

2. Chia sẻ tệp an toàn với người dùng bên ngoài

Gửi hợp đồng, thuyết trình hoặc bảng tính cho khách hàng và đồng nghiệp là thực tế phổ biến những ngày này. Cách gửi email truyền thống chỉ là rủi ro và cồng kềnh.

3. Truy cập tài liệu ngoài mạng

Truy cập tài liệu, ngay cả khi bạn không ở trong mạng của công ty, đôi khi có thể gặp khó khăn.

4. Dựa vào VPN hoặc FTP để truy cập từ xa

VPN và FTP không thân thiện với người dùng và có thể không đáng tin cậy, đặc biệt là khi xử lý các tệp lớn.

Các kế hoạch & Giá cả

Để hiểu lý do tại sao Autotask Workplace giá thực sự khá tốt, người ta cần đi sâu vào lý do tại sao các nhà cung cấp khác dường như cung cấp nhiều dung lượng hơn, ví dụ Egnyte. Phần lớn các nhà cung cấp với hạn ngạch lưu trữ cực kỳ hào phóng đặt ra những hạn chế nhất định đối với: 

  • Kích thước tập tin (dao động từ 2GB đến 10GB)
  • số lượng tập tin có thể được đồng bộ hóa (một số giới hạn bắt đầu khởi động sau 100K tệp, một số sau 3M tùy thuộc vào gói) 
  • phiên bản tập tin (các dịch vụ cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ thường tính các phiên bản tệp theo hạn ngạch đó, bạn có thể giới hạn các phiên bản được tạo của một tệp không lý tưởng hoặc nâng cấp lên gói đắt hơn nhiều)

Bây giờ, Autotask Soonr có thể giảm một chút về dung lượng lưu trữ bao gồm tiêu chuẩn là 50 GB cho mỗi người dùng mỗi tháng, nhưng họ đã giành chiến thắng với các hạn chế đã đề cập ở trên. Điều đó đang được nói, đây là các kế hoạch và giá cả cho Autotask: 

Vậy nó có giá bao nhiêu? 

Bây giờ, bảng giá cung cấp cho bạn một ý tưởng khá hay nhưng hãy xem xét một ví dụ: 

Josh sở hữu một công ty tiếp thị kỹ thuật số, anh ta điều hành một nhóm nhỏ gồm 6 người, vì vậy trong đó có anh ta làm cho tổng cộng 7 người. Ngoài ra, họ chạy Máy chủ Windows 2008 nơi họ lưu trữ các tệp quan trọng từ đám mây của công ty. Những tập tin cần phải được đồng bộ hóa là tốt. Vậy, Josh phải mua bao nhiêu giấy phép? 

Josh phải mua giấy phép 7 + 1 (một giấy phép bổ sung cho máy chủ). Nếu anh ấy muốn mỗi người trong nhóm có thể tạo và đồng bộ hóa các dự án riêng lẻ. 

8 x $ 13 = $ 107 mỗi tháng. 

Mua 8 giấy phép sẽ cung cấp cho anh ta 450GB tổng dung lượng. 

Giờ đây, mỗi người dùng sẽ nhận được 50 GB dung lượng lưu trữ, nhưng Autotask cho phép người dùng phân bổ lại dung lượng lưu trữ, để Anne từ kế toán chỉ cần 5 GB trong 50 GB của mình có thể phân phối lại 45 GB còn lại cho John, người xử lý Photoshop lớn hơn và các tệp phương tiện khác. 

Mặc dù giá này không phải là dễ hiểu nhất, nhưng chắc chắn nó có rất nhiều lợi thế khi người dùng trung bình chỉ cần một vài không gian đồng bộ gigabyte. Về lý thuyết, Josh thậm chí có thể mua ít giấy phép hơn nếu anh ta giả sử sử dụng chung một tài khoản cho một bộ phận, chẳng hạn. 

Nếu Josh cần thêm dung lượng, anh ta có thể mua thêm gigabyte với gia số 100 GB. 

Các ngành công nghiệp phục vụ

Rất nhiều tổ chức quan tâm đến EFSS đến từ các ngành như:

  • Chăm sóc sức khỏe
  • Xây dựng
  • Hợp pháp
  • Tài chính
  • Phi lợi nhuận
  • Quảng cáo
  • Chế tạo
  • Giáo dục

Trong bài đánh giá Autotask Worplace này, chúng tôi sẽ xem xét các trường hợp cụ thể để xem liệu giải pháp cụ thể này có đáp ứng các tiêu chí bảo mật hay không, đặc biệt là khi truyền dữ liệu nhạy cảm hoặc khi bị hạn chế theo quy định như HIPAA, trong đó yêu cầu truy cập tệp kiểm tra chi tiết.

Autotask được thành lập vào năm 2001 và được định vị là một công ty dịch vụ CNTT, cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp CNTT hoàn chỉnh như quản lý điểm cuối, hệ thống bán vé và gần đây, đồng bộ hóa và chia sẻ tệp như một giải pháp độc lập. Họ đã được mua lại vào năm 2014 bởi công ty cổ phần tư nhân, Vista Equity Partners.

Công ty hiện được lãnh đạo bởi CEO Mark Cattini.

Điểm mạnh & Những điểm yếu

Đồng bộ hóa và chia sẻ tập tin

Trước khi đi sâu vào đánh giá, hãy để tóm tắt ngắn gọn về việc đồng bộ hóa và chia sẻ tập tin. Những người quen thuộc với Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive có thể đã có một ý tưởng mơ hồ về cách FSS hoạt động.

Nhà cung cấp đồng bộ hóa và chia sẻ tệp (còn được gọi là dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc đám mây) giúp dữ liệu của công ty có thể truy cập được vào các thiết bị đã đăng ký từ bất kỳ nơi nào có thể bật Internet. Sẽ không có vấn đề gì nếu các tệp và thư mục nằm trên một máy chủ trong cơ sở của công ty, hoặc được đặt trong một máy tính cá nhân.

Đồng bộ hóa tệp và chia sẻ tệp khách hàng cắm vào cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn và cho phép tất cả các thành viên trong nhóm và các bên được phê duyệt truy cập các tệp được lưu trữ cục bộ từ bất cứ đâu.

Máy khách tải thông tin lên các máy chủ của nhà cung cấp theo kiểu mã hóa (lý tưởng), sau đó phân phối lại các tệp đó, nơi một phiên bản khác của phần mềm được cài đặt và các quyền cụ thể đã được cấp. Điều này có thể là trên máy tính xách tay, thiết bị di động hoặc trên một máy chủ khác.

Bạn chọn nơi các tập tin đi và ai có thể truy cập chúng.

Khi tất cả các tệp được tải lên đám mây, chúng có thể được chỉnh sửa bởi một nhóm và sau đó được đồng bộ hóa hai chiều. Tất cả các thay đổi đối với tệp sẽ được hiển thị ngay lập tức trên các thiết bị được đồng bộ hóa.

Chia sẻ tệp thường được chia thành hai phần:

  1. Liên kết công khai và chia sẻ thư mục.
  2. Hợp tác dự án tư nhân với các thành viên trong nhóm.

Khi tạo liên kết công khai, bất kỳ ai có liên kết được gửi tới đều có thể mở tệp, rất hữu ích cho việc gửi các tệp lớn cho khách hàng. Giải pháp chia sẻ tệp cấp doanh nghiệp cho phép bạn đặt mật khẩu hoặc ngày hết hạn cho các liên kết công khai, giúp chúng an toàn hơn.

Chia sẻ liên kết công cộng

Mặt khác, có các liên kết dự án được sử dụng để cộng tác trên các tệp và thư mục trong phòng dữ liệu ảo với đồng nghiệp. Các dự án được chia sẻ yêu cầu mỗi người tham gia phải có giấy phép phần mềm EFSS. Cổ phiếu dự án thường linh hoạt hơn, cho phép chủ dự án đặt các đặc quyền truy cập cụ thể (như chỉ đọc).

Chia sẻ dự án Autotask

Các nhà cung cấp phần mềm EFSS sử dụng một loạt các kiểu kiến ​​trúc khác nhau, từ các phương pháp chỉ dành cho đám mây (Dropbox / Box), đến một đám mây riêng (nền tảng được triển khai hoàn toàn trong một trung tâm dữ liệu riêng tư) hoặc các mô hình đám mây lai (Egnyte / Autotask), nơi bạn có thể chọn tệp nào đi vào đám mây và tệp nào vẫn còn tại chỗ.

Bảo mật đóng vai trò chính trong quá trình chuyển tệp lên đám mây và quay lại điểm cuối. Đó là lý do tại sao chúng tôi bắt đầu bài đánh giá Autotask Workplace này với sự cố về các khái niệm bảo mật của họ.

Bảo vệ

An ninh là mối quan tâm lớn đối với các doanh nghiệp. Rủi ro là quá thực tế – mỗi ngày chúng ta nghe về các tổ chức bị vi phạm (Target, Home Depot, Sears, Michaels và nhiều hơn nữa). Điều này thường có nghĩa là mất thông tin bí mật như số an sinh xã hội, thẻ tín dụng và dữ liệu khách hàng.

Các doanh nghiệp cần phải tự hỏi những tác động vi phạm (nội bộ hoặc bên ngoài) sẽ ảnh hưởng đến họ, khách hàng, khách hàng và điểm mấu chốt.

Một khảo sát năm 2013 của Nhóm chiến lược doanh nghiệp, cho thấy hơn 50% doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về việc mất dữ liệu hoặc mất cắp do cuộc tấn công bên ngoài vào nhà cung cấp dịch vụ FSS thành công, 48% lo ngại rủi ro do vi phạm dữ liệu do tai nạn do nhân viên gây ra, do vô tình hoặc cố ý không đúng.

Mối quan tâm bảo mật lớn nhất cho các doanh nghiệp sử dụng đồng bộ hóa và chia sẻ tệp

Autotask Workplace Soonr cung cấp cho các công ty một loạt các tính năng và chứng chỉ bảo mật. Tất cả phần cứng được sở hữu và quản lý bởi Autotask và họ cung cấp cho khách hàng các trung tâm dữ liệu được kiểm toán theo địa lý, tầng 3, SSAE16 (hai cho mỗi khu vực). Các trung tâm dữ liệu của họ được thiết lập bằng RAID6 và được sao lưu với bản sao.

Trái ngược với các dịch vụ lưu trữ đám mây ở cấp độ người tiêu dùng, Autotask không dựa vào môi trường lưu trữ được chia sẻ mà sử dụng các trang trại máy chủ được nhóm mô-đun để cân bằng tải dịch vụ và khả năng mở rộng.

Mã hóa chắc chắn là một trong những tính năng quan trọng nhất mà các công ty đang tìm kiếm, đặc biệt là khi chuyển từ các dịch vụ cấp tiêu dùng như OneDrive hoặc Dropbox. Autotask Workplace mã hóa các tập tin đang chuyển và ở trạng thái nghỉ ngơi bằng cách sử dụng mã hóa AES 256-bit.

Để phân tách rõ hơn giữa các nhóm, người dùng và tệp, có một khóa mã hóa xoay duy nhất cho mỗi tệp riêng lẻ. Không có khóa nào được lưu trữ rõ ràng, thay vào đó, chúng được mã hóa bằng khóa chính và kết nối được thiết lập với xác thực máy chủ dựa trên chứng chỉ VeriSign.

Vì vậy, không có rủi ro mà tác nhân người dùng sẽ hợp tác với bất kỳ máy chủ nào khác ngoài Autotask Workplace Soonr. Theo chúng tôi, một trong những thế mạnh của Autotask là khả năng kiểm soát quyền truy cập và thiết lập các chính sách thiết bị trên phạm vi toàn cầu. Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, các chính sách có thể được áp dụng tự động cho người dùng đó và được tùy chỉnh thêm nếu cần.

Chính sách thiết bị di động - Autotask Soonr

Danh sách trắng Autotask IP

Chính sách mật khẩu tự động cho EFSS

Xóa thiết bị mất từ ​​xa

Hồ sơ chính sách toàn công ty

Trước

Kế tiếp

Dưới đây là danh sách các tính năng quản trị và bảo mật có thể liên quan đến một công ty:

  • Tạo, chỉnh sửa, vô hiệu hóa và xóa Thành viên, Kết nối, Nhóm và Quản trị viên khác
  • Kết hợp AD để nhập người dùng và nhóm
  • Truyền đạt cho các Thành viên đầy đủ quyền tạo kết nối
  • Kiểm soát khả năng của Thành viên để tạo bản sao lưu riêng
  • Xem xét, phân công và quản lý hạn ngạch lưu trữ giữa các thành viên
  • Đặt và thực thi chính sách mật khẩu
  • Thiết lập chính sách phiên: được sử dụng để kiểm soát vòng đời của phiên đăng nhập
  • Cấu hình thiết bị di động & chính sách dữ liệu để truy cập và sử dụng
  • Định cấu hình chính sách phê duyệt thiết bị di động và xóa thiết bị
  • Xóa từ xa máy tính hoặc thiết bị di động cụ thể
  • Định cấu hình điểm tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như Salesforce, Google Docs và Office 365

Đây chỉ là một bản tóm tắt các tính năng bảo mật được cung cấp bởi Autotask. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy tải xuống sách trắng bảo mật của họ trong đó tất cả các chi tiết được liệt kê. Mặc dù chắc chắn rất ấn tượng, có những nhà cung cấp khác (như Egnyte), có khái niệm bảo mật tương tự.

Đồng bộ hóa tệp

Đồng bộ hóa tệp là quá trình trong đó một (hoặc nhiều) tệp và thư mục được cung cấp trên một số thiết bị. Theo nghĩa cơ bản nhất, điều này xảy ra thông qua việc chuyển các tệp và thư mục gốc vào đám mây, từ đó nó sẽ được phân phối đến các điểm cuối đích theo yêu cầu.

Cơ chế đồng bộ hóa tệp lõi của Autotask Workplace hoạt động tương tự như các giải pháp lưu trữ đám mây cấp độ người tiêu dùng: một khi máy khách được cài đặt trên máy đích (đây có thể là máy tính để bàn, điện thoại thông minh, máy tính xách tay hoặc máy chủ), một thư mục được cung cấp cho người dùng hoạt động như một trung tâm đồng bộ hóa trung tâm.

Đồng bộ hóa tệp Macintosh với Autotask
Đồng bộ hóa tệp qua thư mục trung tâm trên thiết bị.

Autotask tạo một thư mục đồng bộ hóa nơi các thư mục và tệp có thể được thêm vào. Các tệp đó được chia sẻ trên tất cả các thiết bị được kết nối, tuy nhiên, các thư mục có thể được loại trừ khỏi đồng bộ hóa để tiết kiệm dung lượng.

Tự động đồng bộ hóa Windowsnt

Các thư mục riêng được đồng bộ hóa với mỗi người dùng mà một dự án được chia sẻ cho dù sử dụng thiết bị nào.

Thiết bị di động cũng được hỗ trợ. Các tập tin có thể được ưa thích để truy cập ngoại tuyến.

Trước

Kế tiếp

Bất kỳ tệp hoặc thư mục nào được tạo trong thư mục đó đều được chuyển sang đám mây Autotask Workplace, do đó chúng có thể được phân phối cho một nhóm và các máy tính khác mà tệp hoặc thư mục được chia sẻ với.

Trái ngược với các nhà cung cấp và chia sẻ tệp khác, Autotask không giới hạn số lượng tệp hoặc kích thước tệp có thể được đồng bộ hóa, khiến giải pháp này trở nên lý tưởng cho các công ty và tổ chức xử lý các tệp lớn.

Chúng tôi đã thấy giải pháp này hoạt động tốt với các công ty kiến ​​trúc và các cơ quan truyền thông, những người thường xuyên cần phân phối các tệp lớn trên nhiều máy tính, nhiều văn phòng và nhóm.

Một trong những vấn đề chính khi xử lý dữ liệu được đồng bộ hóa là những gì thực sự được đồng bộ hóa với các điểm cuối.

Hãy tưởng tượng một công ty có 20 nhân viên, tất cả đều làm việc từ một máy chủ tập trung với hơn 200GB tệp và thư mục. Bây giờ, nếu một nhân viên mới gia nhập công ty, cô ấy có nên đồng bộ tất cả dữ liệu đó với máy tính số ít của mình không? Một mặt, nó sẽ mất khá nhiều thời gian, và cũng lấp đầy ổ cứng của cô ấy thật nhanh.

Đó là nơi mà đồng bộ hóa có chọn lọc mà ra đời. Hầu hết các giải pháp đồng bộ hóa tệp cấp độ người tiêu dùng cho phép đồng bộ hóa các tệp chọn lọc SAU khi đào sâu vào các menu và cài đặt, nếu bạn may mắn, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để truy sâu vào các thư mục con.

Điều chúng tôi thích về Autotask là quản trị viên có thể thiết lập cách khách hàng phản ứng khi có dự án mới:

Tự động chọn đồng bộ hóa

Khi các dự án mới được tạo, chúng có thể tự động được đồng bộ hóa với các thiết bị cá nhân, nhưng Autotask Workplace có thể được đặt để hỏi trước khi làm bất cứ điều gì hoặc đồng bộ hóa mọi thứ theo cách thủ công. Sau đó, bạn có thể đi sâu vào cấp thư mục con để đồng bộ hóa có chọn lọc.

Tại sao đồng bộ hóa chọn lọc hữu ích?

Chúng tôi đã giúp đỡ và làm việc với một số công ty luật, những người coi việc đồng bộ hóa có chọn lọc là cần thiết trong công việc hàng ngày của họ: bất cứ lúc nào họ cũng có thể làm việc với hàng tá hồ sơ vụ án và các cộng sự của họ cần phải di chuyển nhanh giữa tòa án và công ty.

Có quyền truy cập vào các tệp trường hợp mọi lúc là rất quan trọng, tuy nhiên, các tệp trường hợp đóng là không cần thiết. Đó là lý do tại sao họ có thể là người không đồng bộ hóa, điều này làm cho công việc hiệu quả và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu cần một tham chiếu từ trường hợp cũ hơn, nhân viên có thể chỉ cần đồng bộ hóa các tệp đó lại.

Một điều quan trọng cần lưu ý là một khi ai đó xóa thư mục khỏi thư mục đồng bộ hóa, nó sẽ bị xóa khỏi ổ cứng, tuy nhiên, Autotask Workplace Soonr vẫn giữ một bản sao của thư mục đó trong đám mây.

Các tập tin và thư mục chỉ có thể bị xóa vĩnh viễn khỏi giao diện web.

Nếu bạn có một số lượng lớn tệp cần được đồng bộ hóa, Autotask sử dụng một tính năng gọi là đồng bộ hóa LAN, nơi các tệp sẽ được đồng bộ hóa nhanh chóng trên các máy tính nằm trong cùng một mạng. Điều này giúp nhanh chóng ra mắt nhân viên mới, bằng cách cho họ quyền truy cập vào các tệp quan trọng.

Xóa vĩnh viễn các thư mục khỏi đám mây.

Chia sẻ file

Chia sẻ tệp là bản chất của bất kỳ sản phẩm đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp nào. Nó cho phép các công ty làm việc theo cách hiệu quả hơn, bằng cách phân phối các tệp trên bất kỳ số lượng người nào. Các doanh nghiệp xử lý các tệp lớn sẽ gặp phải một loạt vấn đề như:

  • Cách gửi tệp lớn qua email cho khách hàng
  • Làm thế nào để đảm bảo nhân viên công ty làm việc với phiên bản chính xác của tệp
  • Cách quản lý cập nhật cho các dự án lớn hơn khi có nhiều người tham gia
  • Cách quản lý các dự án và tệp lớn trên ba văn phòng trở lên

Tất cả các kịch bản được nêu ở trên yêu cầu chia sẻ tập tin. Với Autotask Workplace, có hai cách cơ bản để chia sẻ tệp từ một dự án:

Tạo liên kết công cộng

Tạo liên kết công khai cho dự án cho phép chia sẻ tệp hoặc thư mục với khách hàng hoặc đồng nghiệp không phải là thành viên của nhóm nòng cốt (nghĩa là họ không có tài khoản với Autotask Workplace).

Tính năng này được tạo riêng để gửi tệp nhanh hoặc hợp đồng cho khách hàng qua email. Autotask không giới hạn kích thước của một tập tin hoặc thư mục, vì vậy bất kỳ tập tin có thể được gửi. Chúng tôi đã thử nghiệm thành công điều này với các tệp video thô 5GB và các tệp Photoshop lớn.

Khi tạo liên kết công khai, Autotask Soonr cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn bảo mật và thậm chí cho phép khách hàng có thể tải lên hoặc sửa đổi các tệp từ một liên kết công khai. Nếu hộp kiểm Kích hoạt tính năng Tải lên, được chọn, một ứng dụng khách sẽ được hiển thị với giao diện cho phép cô ấy xem cấu trúc thư mục và tải lên hoặc tải xuống các tệp.

Tạo liên kết công khai từ máy tính để bàn
Liên kết công khai có thể được tạo để bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp hoặc thư mục.

Để tăng cường bảo mật hơn nữa, hãy chọn mật khẩu tệp hoặc thư mục được cá nhân hóa, chọn số lần tệp có thể được tải xuống và xóa liên kết công khai sau một ngày cụ thể. Liên kết công khai có thể được tạo từ giao diện web, trong cấu trúc tệp / thư mục tiêu chuẩn của hệ điều hành (thông qua menu ngữ cảnh) hoặc từ ứng dụng di động.

Một tính năng thú vị mà chúng tôi đã thấy trong nhiều giải pháp EFSS khác là khả năng chuyển đổi tệp thành định dạng PDF (điều này áp dụng cho các bản trình bày, tài liệu, bảng tính và thậm chí các tệp Photoshop.).

Phòng riêng

Bạn cũng có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục với nhóm của mình (nghĩa là tất cả những người có giấy phép AWP Soonr được kết nối với tư cách là thành viên của nhóm). Chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào chi tiết về tính năng này trong phần ‘Cộng tác của bài đánh giá này.

Truy cập file

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, nhà cung cấp EFSS cần đưa nhiều loại truy cập vào bảng để có thể tích hợp vào luồng công việc của công ty và phân cấp tệp hiện tại.

Mặc dù truy cập web và di động khá chuẩn trong những ngày này, bạn cần đảm bảo rằng một giải pháp EFSS cũng có thể đưa ra các tích hợp cho WebDAV hoặc các giao thức khác. Xác định loại truy cập nào là quan trọng đối với công ty của bạn, sau đó chọn nhà cung cấp phù hợp.

Autotask Workplace cung cấp nhiều loại truy cập tệp:

Đăng nhập trang web

Bất kỳ tập tin hoặc thư mục có thể được truy cập thông qua bảng điều khiển web nếu đăng nhập với tên người dùng và mật khẩu tương ứng.

Trên thực tế, bạn có thể quản lý toàn bộ nhóm thông qua giao diện web, chẳng hạn như cấp hoặc thu hồi quyền truy cập, xóa, thêm hoặc sửa đổi tệp và di chuyển tệp vào thư mục con. Tìm kiếm tệp có sẵn, mặc dù nó chỉ tìm kiếm tên tệp, giới hạn phạm vi tìm kiếm.

Chúng tôi muốn thấy tìm kiếm siêu dữ liệu hoặc gắn thẻ tệp.

Người dùng có thể xem trước các tệp thông qua ứng dụng web và Autotask xử lý rất nhiều loại tệp. Chúng tôi đã hơi buồn khi thấy các tệp Photoshop không thể hiển thị bản xem trước được hiển thị và chúng tôi hy vọng sẽ thấy tính năng đó trong các phần bổ sung trong tương lai.

Các tệp Office, PDF và hình ảnh được hiển thị tốt, nhưng không có gì bất ngờ ở đây. Đó là những gì mà hầu hết các công ty sẽ sử dụng nó cho.

Truy cập cục bộ qua đồng bộ hóa tập tin

Autotask có thể đồng bộ hóa các tệp với máy tính từ đám mây để chúng có thể được chỉnh sửa, xem hoặc xóa ngoại tuyến. Mọi tệp hoặc thư mục đã thay đổi sẽ được tải lên đám mây và sẽ được hiển thị cho mọi người mà thư mục hoặc tệp hiện đang được chia sẻ với.

Truy cập di động

Tất cả các tệp được đồng bộ hóa có thể được truy cập thông qua một thiết bị di động. Thông qua việc ưu tiên, các tệp có thể được cung cấp để chỉnh sửa ngoại tuyến trên điện thoại di động và được tải lên / đồng bộ hóa sau khi có kết nối mạng.

Ứng dụng di động Soonr Workplace dành cho iOS và Android có thể tạo một ứng dụng mới:

  • Viết nguệch ngoạc (chú thích)
  • Tài liệu (Word)
  • Bảng tính (Excel)
  • Trình bày (PowerPoint)
  • Lưu ý (văn bản)
  • hình chụp
  • Video

Để được lưu vào đám mây Soonr và được đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị của bạn.

WebDAV

Nếu bạn cần truy cập các thư mục đám mây cá nhân trên máy tính, nhưng không muốn hoặc không thể đồng bộ hóa các tệp cục bộ, hãy kết nối qua giao thức WebDAV cho phép kết nối với Autotask Workplace Soonr dưới dạng ổ đĩa.

Hãy nhớ rằng WebDAV là một giao thức khá lỗi thời và chúng tôi không khuyên bạn nên sử dụng nó trong môi trường kinh doanh hiệu quả.

Truy cập tệp qua ổ đĩa WebDav

Hợp tác

Cộng tác là trung tâm của bất kỳ phần mềm đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp nào. Autotask Workplace Soonr cũng không ngoại lệ. Như đã thấy trong các chương trước, Autotask sử dụng một số phương thức cộng tác.

Trong chương này, chúng tôi sẽ giải quyết hợp tác nhóm. Trong chương Sharing Chia sẻ tệp, chúng tôi đã thấy cách cộng tác với những người bên ngoài thông qua tính năng Liên kết công khai chia sẻ.

Bây giờ, chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn về sự hợp tác trong một công ty. Không thành vấn đề nếu tổ chức chỉ có một văn phòng, nơi mọi người cộng tác trong cùng một tòa nhà hoặc không gian văn phòng, hoặc nếu nhân viên được trải khắp các châu lục khác nhau.

Để bắt đầu chia sẻ dự án, bạn có thể chọn một thư mục từ máy tính bên trong thư mục được đồng bộ hóa thông qua menu ngữ cảnh hoặc qua web hoặc ứng dụng khách di động. Các điều khiển và tính năng bảo mật là như nhau, bất kể phương pháp nào.

Tuy nhiên, nếu một dự án được chia sẻ qua máy tính để bàn, bạn cần cấp quyền truy cập vào thư mục đó bằng giao diện web. Chúng tôi thấy điều này hơi khó hiểu và muốn thấy sự tích hợp liền mạch của việc chia sẻ dự án trên tất cả các điểm truy cập.

Chia sẻ web cung cấp cho các quản trị viên quyền kiểm soát mạnh mẽ đối với một thư mục được chia sẻ, do đó, việc kiểm soát ai nhìn thấy những gì bên trong thư mục rất trực quan. Bạn có thể chọn giữa các tùy chọn sau:

  • Truy cập đầy đủ – một thành viên trong nhóm được mời có thể làm hầu như mọi thứ với nội dung của thư mục.
  • Tạo và sửa đổi – một người được mời có thể tạo các dự án con mới và sửa đổi các tệp.
  • Sửa đổi – người dùng có thể sửa đổi tệp nhưng không tạo thư mục mới.
  • Chỉ đọc – một người dùng được mời có thể đọc nội dung của một thư mục nhưng không viết bất cứ điều gì trong đó.

Ngoài ra, quản trị viên có thể đặt nếu người dùng được mời có thể chia sẻ lại các thư mục và tạo liên kết công khai bị tắt theo mặc định.

Đây là tính năng là những gì làm cho Autotask khác biệt so với các giải pháp khác, như Dropbox, nơi nó có một cách tiếp cận tất cả hoặc không có gì. Mời người dùng vào một thư mục có nghĩa là cho họ quyền chia sẻ lại với bất cứ ai họ muốn.

Khi cộng tác với rất nhiều người dùng trong cùng một dự án, sẽ rất khó để giám sát người hiện đang chỉnh sửa tệp và xác định phiên bản chính xác là gì. Do đó, một tính năng chúng tôi đặc biệt thích, là khóa tệp trong quá trình chỉnh sửa.

Khi một tệp bị khóa, không ai trong nhóm có thể chỉnh sửa tệp đó, cho đến khi quản trị viên mở khóa. Tính năng khóa cung cấp sự rõ ràng và tiết kiệm thời gian khi sàng lọc các tệp, thậm chí mát hơn, các tệp có thể bị khóa từ giao diện web hoặc ứng dụng máy tính để bàn.

Tất cả các tệp bị khóa được đánh dấu bằng biểu tượng khóa.

Nếu ai đó trong nhóm lưu hoặc xóa tệp không chính xác, tính năng tạo phiên bản Autotask, sẽ hoạt động, vì nó lưu trữ số lượng phiên bản tệp không giới hạn trong thời gian sáu tháng.

Autotask Workplace có một hệ thống bình luận tích hợp, cho phép người dùng chia sẻ suy nghĩ và báo cáo trạng thái trong khi đính kèm chúng trực tiếp vào một dự án hoặc tập tin thông báo bình luận có thể được gửi qua email hoặc tin nhắn văn bản.

Một câu hỏi cụ thể chúng tôi thấy rất nhiều là:

Tôi có cần đồng bộ hóa mọi thứ tôi có với đám mây không?

Câu trả lời đơn giản là không có. Khi một dự án được tạo, Autotask Workplace sẽ hỏi người dùng liệu dự án có được đồng bộ hóa với tất cả các máy tính và thiết bị hay không.

Hơn nữa, người dùng có thể kiểm soát những thiết bị cụ thể nào sẽ được đồng bộ hóa với một thư mục. Ví dụ: bạn làm việc trên ba máy khác nhau:

  • Máy trạm văn phòng
  • Kinh doanh máy tính
  • Máy tính xách tay cá nhân

Tất nhiên, việc chuyển các tệp doanh nghiệp sang máy tính xách tay cá nhân sẽ gây ra một sự cố lớn trên ổ cứng PC PC, vì vậy bạn chỉ có thể chọn và chọn các tài liệu quan trọng nhất để mang theo cục bộ, nơi đồng bộ hóa có chọn lọc giúp tiết kiệm trong ngày.

Khi xem xét một nhà cung cấp EFSS, chúng tôi xem xét các loại và sự tích hợp để chỉnh sửa tài liệu, vì các tập đoàn lớn đang xử lý hàng ngàn (nếu không phải hàng trăm ngàn) tài liệu. Đó là lý do tại sao cung cấp chỉnh sửa di động và dễ dàng truy cập vào các tài liệu đó là một tính năng quan trọng trong bất kỳ dịch vụ hợp pháp nào của EFSS.

Autotask cung cấp chỉnh sửa tệp thông qua trình duyệt web và ứng dụng di động của nó (chi tiết hơn trong phần Truy cập di động của chúng tôi). Bạn có thể chọn giữa các tài liệu chỉnh sửa thông qua:

  • Tài liệu Google
  • Một ổ đĩa
  • Văn phòng 365

Hoặc chỉ cần mở một ứng dụng trên thiết bị cá nhân của bạn. Chỉnh sửa tập tin được lưu và hiển thị ngay lập tức cho tất cả các thành viên của dự án. Sau khi tệp được lưu, một phiên bản mới được tạo, giờ đây bạn có thể trở lại trạng thái của tệp đó trong vòng sáu tháng qua.

Truy cập di động

Tính cơ động là một phần quan trọng trong cách các doanh nghiệp làm việc trong thế giới ngày nay.

Theo báo cáo nghiên cứu của ESNA, hơn 20% lực lượng lao động toàn cầu làm việc từ xa, nhờ các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng. Không cần phải nói, người dùng ngày nay muốn mang theo tất cả các tệp quan trọng của họ mọi lúc.

Truy cập vào một bài thuyết trình PowerPoint tại sân bay có nhiều lợi ích. Các thay đổi có thể được thực hiện ngay lập tức và được đồng bộ hóa với một nhóm toàn cầu, vì những người bán hàng cộng tác làm việc trên một bài thuyết trình của khách hàng, bất kể họ ở đâu trên thế giới.

Autotask Workplace rất coi trọng bảo mật quản lý thiết bị di động, thể hiện trải nghiệm di động không ma sát thông qua các ứng dụng Android, iOS và Blackberry của họ. Người dùng có thể truy cập các dự án, tệp và thư mục được chia sẻ thông qua ứng dụng di động, như thể điều hướng các tệp tương tự trên máy tính để bàn.

Mặc dù các ứng dụng di động hoạt động tốt, đôi khi chúng tôi thấy chúng hơi cục mịch và các tính năng thú vị nhất thường được ẩn bởi UI. Nhưng với thực tế, người ta sẽ có thể tìm thấy tất cả các công cụ chỉnh sửa liên quan. Ví dụ, làm nổi bật hoặc vẽ một cái gì đó bên trong một tài liệu hoặc bản trình bày rất dễ dàng và trực quan, như bạn có thể thấy trong phần trình diễn này:

Một trong những rủi ro lớn mà các công ty phải đối mặt khi một thiết bị bị đánh cắp hoặc bị mất, là việc cung cấp dữ liệu quan trọng cho các bên thứ ba trái phép. Rất nhiều giải pháp EFSS đã giới thiệu tính năng Xóa từ xa của Remote, nơi quản trị viên có thể xóa tất cả các tệp có liên quan từ xa mà không cần phải truy cập vào thiết bị vật lý.

Autotask cũng không ngoại lệ. Trong bảng quản trị, chỉ cần chọn thiết bị bạn muốn xóa và thiết bị sẽ không còn quyền truy cập vào các thư mục được chia sẻ và đồng bộ hóa.

Một tính năng mà chúng tôi đã thấy trong các nhà cung cấp và chia sẻ tệp doanh nghiệp khác, đó là khả năng truy cập tệp tin máy tính qua thiết bị di động. Để tận hưởng lợi ích này, nó đặc biệt cần được kích hoạt trong ứng dụng Soonr.

Tính năng này rất hữu ích nếu một tập tin quan trọng đã bị lãng quên tại văn phòng, nhưng nó lại cần thiết cho một bài thuyết trình ngoài trang web. Như đã thấy trong phần bảo mật, người dùng có thể thiết lập rất nhiều chính sách bảo mật (trên thiết bị di động), chẳng hạn như:

  • Vô hiệu hóa chỉnh sửa tài liệu trên mỗi thiết bị di động trong một nhóm
  • Thực thi xác thực khi sử dụng thiết bị di động
  • Không cho phép xuất tệp di động để tăng cường bảo mật cho các tệp nhạy cảm

Nhìn chung, từ góc độ người dùng cuối, chúng tôi thấy trải nghiệm di động rất hài lòng. Nó hoạt động như bạn mong đợi bất kỳ ứng dụng cấp tiêu dùng nào hoạt động.

Điều này làm cho rất có khả năng một lực lượng lao động sẽ chấp nhận nó một cách nhanh chóng và thậm chí thích nó hơn các lựa chọn thay thế như Dropbox (vì khả năng chỉnh sửa nâng cao). Đối với quản trị viên, chúng tôi thấy các tính năng chính sách bảo mật và thiết bị hơi bị chôn vùi trong các menu ngữ cảnh, nơi chúng có thể dễ dàng bị bỏ qua.

Khóa thiết bị di động
Khóa một tập tin trong khi chỉnh sửa trên thiết bị di động.

Khóa một tập tin trong khi làm việc trên một thiết bị di động.

Bài thuyết trình PowerPoint có thể được chỉnh sửa nhanh chóng để thay đổi nhanh chóng.

Các tập tin ưa thích có thể được tải xuống để truy cập ngoại tuyến.

Trước

Kế tiếp

Sao lưu dữ liệu đám mây

Có xu hướng có nhiều nhầm lẫn trong không gian lưu trữ đám mây của người tiêu dùng về sự khác biệt giữa đồng bộ hóa tệp và dịch vụ sao lưu đám mây. Tại Cloudwards.net, chúng tôi luôn nhấn mạnh rằng đồng bộ hóa tệp không được sao lưu.

Bây giờ, có một vài dịch vụ thực hiện cả hai, đồng bộ hóa và sao lưu, một xu hướng mà từ từ cũng được các nhà cung cấp doanh nghiệp chấp nhận. Đó là lý do tại sao chúng tôi rất vui khi tìm thấy một tính năng sao lưu đám mây chuyên dụng bên trong ứng dụng Autotask Workplace Soonr, cho phép chúng tôi chọn bất kỳ tệp hoặc thư mục nào và đưa nó vào một ngăn xếp sao lưu riêng.

Tự động sao lưu đám mây

Mặc dù bản sao lưu đó sẽ được tính vào một hạn ngạch tổng thể, nó hoàn toàn độc lập với các dự án được đồng bộ hóa của bạn và nên được xử lý theo cách đó. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập nó cho các tệp doanh nghiệp quan trọng nhất của mình để doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động trở lại, sau khi hỏng ổ cứng hoặc thảm họa tương tự.

Trong menu cài đặt, nó có thể chọn thời điểm đồng bộ hóa và sao lưu (hoặc thực hiện cả hai), tùy thuộc vào Internet hoặc kết nối mạng đang sử dụng. Khi điểm truy cập khả dụng duy nhất là Wi-Fi yếu của sân bay, các bản sao lưu có thể bị vô hiệu hóa và bạn có thể chọn chỉ đồng bộ hóa các tệp dự án quan trọng.

Cả tốc độ sao lưu và đồng bộ hóa đều thực hiện tuyệt vời trong các thử nghiệm của chúng tôi. Chúng tôi đọ sức với Autotask với các dịch vụ lưu trữ đám mây lớn sau:

  • iCloud (liên kết YouTube)
  • Google Drive
  • Dropbox
  • Một ổ đĩa
  • Amazon

Đây là kết quả của chúng tôi:

So sánh tốc độ lưu trữ đám mây

Chúng tôi đã thử nghiệm với các tệp lớn và hàng nghìn tệp nhỏ hơn, để xác định cách Autotask xử lý các kích thước và loại tệp biến.

Nếu bạn đang mong đợi một ứng dụng sao lưu của Crashplan hoặc IDrive tầm cỡ, hãy sẵn sàng cho sự thất vọng. Mặc dù các tệp hoặc thư mục nhất định có thể được loại trừ, không có tính năng lập lịch hoặc khả năng tạo bộ sao lưu cho các loại nội dung nhất định, được sao lưu thường xuyên hơn.

Báo cáo & Kiểm toán

Khi một doanh nghiệp hoặc tổ chức đang phát triển, việc theo dõi xem ai có quyền truy cập vào các tệp và dữ liệu trên các máy chủ của công ty trở nên khó khăn. Các doanh nghiệp tiếp tục thêm và xóa quyền truy cập của nhân viên vào các tệp trên phạm vi toàn cầu, do đó phải có cách để kiểm soát đường truy cập dữ liệu.

Autotask Workplace cho phép quản trị viên tạo báo cáo tùy chỉnh theo Loại sự kiện, hơn nữa, các báo cáo có thể được tạo bởi các thiết bị và người dùng như nhau.

Điều này có ích nếu một công ty cần phải từ bỏ một nhân viên và kiểm tra xem những tập tin mà người đó có quyền truy cập trong tuần hoặc tháng trước. Quản trị viên cũng có thể xem tệp nào đã được chia sẻ, truy cập, chỉnh sửa và sắp xếp chúng theo ngày hoặc người dùng để không bị mất.

Điều này cung cấp cho quản trị viên quyền kiểm soát cuối cùng đối với dữ liệu của công ty và báo cáo có thể được lưu trữ cho mục đích giám sát nội bộ.

Báo cáo thiết bị Autotask Soonr

Báo cáo và thống kê nhóm làm việc của Autotask

Cấp độ tệp báo cáo tự động

Trước

Kế tiếp

Bản án cuối cùng & sự giới thiệu

Nếu bạn đã bị mắc kẹt với chúng tôi thông qua bài đánh giá 5.000 từ này, xin chúc mừng! Giờ đây, bạn không chỉ biết điều gì là quan trọng khi chọn giải pháp EFSS, mà còn có một cái nhìn tổng quan tốt về cách Autotask Workplace Soonr giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị và nhóm di động.

Chúng tôi muốn nhấn mạnh sự nguy hiểm của việc sử dụng các giải pháp đồng bộ hóa tệp đám mây ở cấp độ người tiêu dùng trong một tổ chức lớn. Mặc dù chúng có thể rẻ hơn, các dịch vụ cấp tiêu dùng đi kèm với rủi ro bảo mật, chẳng hạn như thiếu mã hóa và ít kiểm soát quyền chia sẻ.

Autotask Workplace có thể giúp một tổ chức phát triển bằng cách cung cấp các cách an toàn và dễ dàng để thêm người dùng, thành viên nhóm, kiểm soát quyền và tạo dự án mới. Mặc dù Autotask cho phép kiểm soát kỹ thuật chuyên sâu, không cần bộ phận CNTT để quản lý ứng dụng.

Chúng tôi nghĩ rằng họ đã thực hiện tốt công việc xây dựng một giải pháp toàn diện với người dùng cuối cấp doanh nghiệp. Các ứng dụng iOS chắc chắn nhận được nhiều sự yêu thích nhất từ ​​các nhà phát triển Autotask, vì nó mang lại trải nghiệm tốt hơn và nhiều tính năng hơn so với ứng dụng Android.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án có thể đặt thời hạn cho các tệp và thư mục cụ thể, hãy giao nhiệm vụ cho mọi người trong một tổ chức, cung cấp lời nhắc cho các thời hạn bị bỏ lỡ..

Đối với phần lớn các doanh nghiệp trung bình, các tính năng nhận xét được cung cấp bởi Autotask là đủ.

Có rất nhiều nhà cung cấp và chia sẻ tệp doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Autotask Workplace chắc chắn là một trong những dịch vụ hàng đầu, cùng với:

  • Egnyte
  • Đồng bộ hóa
  • Cái vồ

Nếu bạn quan tâm, hãy lên lịch trình demo cá nhân cho doanh nghiệp của bạn với chúng tôi ngay hôm nay.

Kim Martin Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map