Enterprise 2.0 durante algunos años fue cuestionado de forma privada a medida que los beneficios de la computación en la nube se volvieron cada vez más esenciales para llevar a cabo las tareas comerciales cotidianas. Qué lejos está de un futuro que parece estar bien en el camino hacia donde las aplicaciones basadas en la nube serán el principal punto de interacción entre los usuarios y los servicios de colaboración..


La gran cantidad de acrónimos de servicio que han surgido desde mediados de los años 00 habla no solo del hecho de que los proveedores de la nube estaban escuchando, sino también de que Enterprise 2.0 (definido por Wikipedia como “el uso de plataformas emergentes de software social dentro de las empresas o entre empresas”). y sus socios o clientes “) se realizarían en un plazo mucho más rápido que el propuesto inicialmente.

Una vez que la nube ganó credibilidad, las empresas subcontrataron cada vez más infraestructura en esfuerzos para recortar los costos de administración de infraestructura.

Con la colaboración en la nube hay algunas plataformas integrales como Google y Microsoft, y luego hay una serie de plataformas de gestión de proyectos que se adaptan a distintos nichos de mercado. Mientras pagamos debido a los líderes del mercado, también queremos introducir algunos servicios nuevos en el redil. Algunos se centran en las redes sociales, hay aplicaciones para compartir mapas mentales y una gran cantidad de aplicaciones que tienen un amplio conjunto de características.

Después de recorrer un grupo de aplicaciones de colaboración en la nube, hemos reunido una colección diversa. Esta lista no es exhaustiva, sin embargo, debería darle una buena idea de la gama de aplicaciones que están disponibles para la colaboración y la productividad de las PYMES. Las principales entre nuestras consideraciones son las siguientes:

  • Integración de dispositivos 
  • Transferencia de conocimiento
  • Gestión de archivos
  • Discusión
  • Productividad

Una de las cosas que estas tareas tienen en común es que alguna vez se llevaron a cabo por correo electrónico, chat o teléfono. La pérdida de productividad generalmente ocurre cuando se organizan contactos, versiones de documentos, involucran a miembros del equipo fuera del sitio, colaboración externa, etc..

Por supuesto, los dos primeros servicios que queremos discutir son familiares para aquellos que conocen el espacio de colaboración en la nube. OneDrive y Google Drive no son los únicos servicios de edición de documentos disponibles (consulte ownCloud y Box Notes), pero son los más familiares.

Herramientas de edición de documentos en línea

Google Docs

¿Qué listado de herramientas de colaboración en línea competiría sin la inclusión de Google Docs? Por supuesto, Google Docs definitivamente no está destinado a negocios en su versión actual. Sigue siendo extremadamente útil y una plataforma sólida para la colaboración. Este servicio le permite cargar, almacenar, editar y compartir archivos desde su escritorio, a través del navegador o la aplicación móvil.

La integración de los servicios de Google es una ventaja para muchos debido a su ubicuidad y riqueza de funcionalidad. Sin embargo, muchos consideran que la omnipresencia de Google es algo dominante. Por supuesto, la integración del dispositivo es perfecta y abundan las aplicaciones de productividad.

¿Deberíamos mencionar lo simple que es compartir contenido por correo electrónico y redes sociales? Entre los inconvenientes está que los archivos se convierten al formato de Google, la seguridad es deficiente y el soporte de aplicaciones de terceros es inadecuado. 

OneDrive

Software de escritorio clásico en la nube. Office 365 por defecto es OneDrive cuando crea una cuenta de Microsoft que le proporciona acceso al conjunto de aplicaciones web de Office.

Una de las bonificaciones es el acceso gratuito al correo electrónico alojado (hasta 25 GB de almacenamiento), el nombre de dominio comercial y el sitio web público sin tarifas de alojamiento adicionales. Un poco exagerado, pero podemos apreciar el esfuerzo. Además de la función de conferencia web y la protección contra correo no deseado y malware, además del cifrado de tránsito y almacenamiento. Uf!

OneDrive proporciona funcionalidad de colaboración a través de sitios de grupo donde los miembros crean, editan y revisan informes, propuestas, calendarios y presupuestos en tiempo real. Las tareas asignadas se muestran lineales en una línea de tiempo. Los clientes comerciales también obtienen SharePoint junto con la suscripción.

Algunos inconvenientes son que durante la edición no hay soporte para encabezados y pies de página. Marcando a cualquiera?

Zoho

Gratis (o prueba gratuita) / $ 99 por año. Zoho se centra en el mercado de las PYMES y, aunque es relativamente nuevo, pertenece a Google Docs y OneDrive de la misma manera. Adquiriendo 100,000 clientes en los primeros 12 meses y creciendo, este es el “tercer carril” cuando se trata de colaboración empresarial basada en la nube.

Zoho Books Review

La versión gratuita de Zoho incluye lo siguiente:

  •  Software de seguimiento de problemas
  • Los usuarios de Zoho Projects pueden publicar su estado de trabajo 
  • Chat de miembros del proyecto 
  • Project Stream proporciona a los miembros del equipo actualizaciones de estado inmediatas 
  • Crear una página web o documentación del proyecto
  • Mantenga todo el contenido organizado mediante la publicación centralizada de documentos.

Lo bueno de Zoho es que puedes crear archivos directamente en tu navegador. Siga adelante y cargue Microsoft Office, Open Office, Star Office, AutoCad, Photoshop, archivos ZIP y cualquier formato de documento. Otra buena característica es el control de la versión del documento. Bug Tracking es un poderoso módulo de envío de errores que le permite definir cómo se deben manejar los errores y problemas.

Desafortunadamente, mientras Zoho cifra sus archivos, este es solo el caso de los datos en tránsito. Además, para comenzar, obtienes un escaso almacenamiento de 1 GB. Más espacio de almacenamiento requiere que inicie sesión en la línea de puntos (a $ 3 por usuario, que tiene más de algunas funciones ingeniosas) y aún debe pagar $ 3 por un espacio adicional de 3GB.

Herramientas de colaboración para fines especiales (o no)

No vamos a pasar por el mercado completo de las herramientas de colaboración empresarial para hacerlo todo por falta de espacio. Además, queremos cambiar el enfoque a los diferentes tipos de herramientas disponibles para las PYMES. Algunas herramientas ofrecen solo almacenamiento más algunas características interesantes, mientras que otras apuntan a un tipo específico de aplicación.

Las herramientas descritas en esta sección generalmente se centran en las PYMES con algunas excepciones. 

Citrix Sharefile ($ 30 por mes)

ShareFile se preocupa por transferir archivos más grandes con individuos o dentro de un equipo. Sharefile viene con un estándar de 5 GB de almacenamiento y ancho de banda, además de dos cuentas.

El paquete Professional a $ 59.95 por mes proporciona 10 GB de almacenamiento y ancho de banda, y 10 cuentas de empleados. El objetivo de Sharefile es enviar archivos más grandes que la mayoría de los umbrales de correo electrónico o recopilar todos los artefactos del proyecto en una ubicación.

Huddle ($ 20 por mes)

Un rival para el servicio de SharePoint de Microsoft (consulte OneDrive). Utilizado por más de 100,000 empresas en todo el mundo, ofrece características basadas en el intercambio y administración de archivos, colaboración de contenido, administración de personas y tareas. Se accede a través de un navegador, se puede personalizar, marcar y ofrece soporte para dispositivos móviles.

Nos encanta la gestión del control de versiones en este espacio, por eso siempre señalamos esta función para aquellos que la tienen. “Espacios de trabajo” le permite tener una vista de tablero de sus proyectos. Cada uno se puede ver a través de un menú en la parte superior de la interfaz.

Huddle, a diferencia de otros proveedores, se preocupa por desarrollar características de seguridad estandarizadas. Su centro de datos principal cuenta con la certificación ISO 27001 y, por lo tanto, cuentan con las agencias gubernamentales de EE. UU. Y el Reino Unido como clientes. En el lado negativo, la cuenta gratuita solo tiene 100 MB de espacio, que es muy bajo. El servicio cuesta $ 20 por usuario por mes para pequeñas empresas, y $ 40 por usuario por mes para empresas. 90 días de prueba, que incluye 100 MB.

Tampoco es posible la edición simultánea porque cuando un uso tiene el archivo, está bloqueado. Si bien la funcionalidad de conferencia incorporada es una ventaja, se pueden aplicar cargos de acceso a los asistentes a la reunión.

Caja ($ 15 por mes)

Hay algo que decir para trabajar desde un navegador cuando se colabora. Box utiliza enlaces y funciones sensibles y funciones de derechos directamente desde su navegador. El visor de archivos integrado funciona con la suite de Microsoft Office, Adobe y otros, todo desde la comodidad de una aplicación web..

El límite de tamaño en los archivos triturados es de 2 GB, que es suficiente. Además, puede realizar un seguimiento en tiempo real, participación como descargas, comentarios y archivos agregados (por nombrar algunos). Una cosa que realmente nos gusta de Box es la amplia integración de software de terceros como muchas aplicaciones de Google, Twitter y DocuSign..

MangoSpring Collaboration Suite ($ 5.00 por mes)

¿No son las redes sociales realmente una faceta de colaboración? Por supuesto que sí, pero no profundizaremos en MangoSpring Collaboration Suite con un enfoque en las redes sociales empresariales. Esta herramienta ofrece una perspectiva algo fresca con herramientas de colaboración en equipo y una integración de intranet con LinkedIn. Esto permite que los perfiles de los empleados se llenen instantáneamente con detalles como información de contacto, conjuntos de habilidades y experiencia..

La mensajería instantánea se actualiza automáticamente, con funciones como chat de conferencia y videoconferencia, así como grupos y proyectos. Para completar las funciones de redes sociales, también existe la función de micro blogging.

Las interfaces de programación de aplicaciones abiertas con sistemas comerciales como CRM, nómina u otros sistemas comerciales de recursos humanos. También facilita el intercambio y la gestión de proyectos con colaboradores externos. Administre cuentas con Active Directory e integre con otras herramientas como Dropbox, Google Drive, OneDrive y Box.

Yammer ($ 5.00 por mes)

Yammer también ha tomado algunas notas del conjunto de redes sociales con archivos de tendencias y contenido popular, además de compartir archivos, versiones y notas. Una característica que se destaca entre la colección de herramientas aquí es el sondeo. El sondeo es una idea simple, útil y al grano.

Los usuarios también pueden configurar encuestas y eventos para compartirlos interna o externamente. Los grupos permiten a los usuarios buscar palabras clave dentro del contenido compartido. También puede administrar múltiples dominios, controles de acceso y funciones y derechos de usuario centralizados..

Socialcast (Gratis hasta 50 usuarios) 

SocialCast está destinado a grandes empresas con un poderoso conjunto de funciones de gestión de proyectos, intercambio de documentos, grupos de proyectos y actividades específicas..

Crear grupos privados para fomentar la participación del equipo. El servicio es totalmente personalizable para su marca, y puede otorgar acceso público. El conjunto completo de funciones está disponible en todas las principales plataformas móviles..

MindMeister (prueba gratuita)

MindMeister es una herramienta de colaboración de mapeo mental para proyectos de desarrollo. ¡Brillante! Debido a que siempre es difícil entender a los desarrolladores e ingenieros (y a los interesados ​​en el proyecto en general) y los mapas mentales son una forma de “visualizar” la visión de otra persona.

Mindmeister - Lluvia de ideas en su mejor momento

Esta es una herramienta bastante bien pensada que le permite mover e insertar ramas de mapa, control de versiones y exportar sus archivos a varios formatos. Con la aplicación móvil puede acceder a sus mapas mentales y el modo fuera de línea le permite trabajar a través de su navegador.

Otra buena característica es que puede incrustar enlaces, direcciones de correo electrónico y notas dentro de los nodos. También es compatible con Freemind y MindManager.

Conclusión

Después de recorrer un grupo de aplicaciones de colaboración en la nube, hemos reunido una colección diversa. Esta lista no es exhaustiva, sin embargo, debería darle una buena idea de la gama de aplicaciones que están disponibles para la colaboración y la productividad de las PYMES..

Por supuesto, nos encantaría escuchar sus pensamientos y opiniones sobre el asunto, en la sección de comentarios a continuación. Así que siéntete libre de usarlo y gracias por leer todo el camino.

Kim Martin
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