Los mejores proveedores de sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS) – Actualizado 2020

Bienvenido al resumen de sincronización y uso compartido de archivos empresariales de Cloudwards.net (EFSS). Esta guía está destinada a ayudar a los propietarios de pequeñas y medianas empresas a encontrar el mejor servicio de almacenamiento en la nube para sus negocios. Pasamos varias semanas probando algunos de los nombres más importantes del campo, además de dar nuestra debida diligencia a algunas de las opciones menos conocidas también..


Desglosamos y clasificamos cada servicio en función de las características clave de colaboración, incluida la sincronización, el intercambio de archivos, la gestión de usuarios y las integraciones de productividad laboral. Luego, con toda esa información en su lugar, contamos las fortalezas y debilidades, debatimos de un lado a otro, hablamos con algunos dueños de negocios e hicimos nuestra selección para el mejor servicio EFSS en general.

Dado su renombre, estaría justificado suponer que esa elección sería Dropbox Business. Box Business, uno de los nombres de almacenamiento en la nube más grandes entre los usuarios empresariales, sería otra buena suposición. Sin embargo, nuestro ganador sorpresa es Egnyte Connect, una plataforma en la nube de diseño casi perfecto que combina excelentes funciones de sincronización y uso compartido con una biblioteca de aplicaciones profunda de terceros, seguridad en la nube sólida y precios asequibles..

Sin embargo, debido a que no todas las necesidades de los dueños de negocios son las mismas, también revelaremos los resultados de nuestras principales selecciones de EFSS para varias otras categorías para ayudarlo a tomar la decisión correcta para su equipo.

Los mejores proveedores de sincronización y uso compartido de archivos empresariales

Conceptos básicos de EFSS

EFSS significa “sincronización y uso compartido de archivos empresariales”. Piense en ello como almacenamiento en la nube para empresas. El objetivo de una plataforma EFSS es brindar a los empleados la libertad de trabajar desde cualquier lugar y al mismo tiempo mejorar el trabajo en línea con un grupo de personas dispersas por todo el mundo.

Los méritos de trabajar de forma remota se han discutido durante años. Algunos empleadores lo aceptan porque abre el grupo de talentos al eliminar las restricciones regionales en la contratación y ahorra dinero en espacio de oficina. Otros favorecen el trabajo remoto porque puede conducir a una mejor satisfacción de los empleados, lo que resulta en una menor rotación.

Para algunos, se trata de salir de debajo de las luces fluorescentes parpadeantes y poder conectarse desde lugares que son más creativos, ya sea una cafetería del centro o una cabaña junto al mar.

Qué hace que una solución EFSS

Con algunas excepciones, los elementos básicos de la mayoría de las herramientas EFSS son similares de un servicio a otro. El mecanismo central es la carpeta de sincronización, que es básicamente una carpeta especial que se encuentra en el sistema de archivos de su dispositivo, pero que también está conectada a la nube. Cualquier contenido que coloque en esta carpeta se envía a un centro de datos remoto, luego a cualquier otro dispositivo sincronizado.

El resultado, idealmente, es que un empleado puede hacer un cambio en un archivo en su dispositivo y todos los demás verán que el archivo cambia casi instantáneamente en sus propios dispositivos. La mayoría de las herramientas de EFSS también le permiten crear grupos de trabajo y carpetas compartidas, e invitar a otros a ver archivos específicos generando enlaces que apuntan a esos archivos.

Con algo en común, se le perdonará por pensar que realmente no importa si elige OneDrive for Business of Box o Dropbox Business sobre Egnyte Connect, etc. Como tal, para muchos propietarios de pequeñas y medianas empresas, la decisión siempre se reduce al resultado final, que puede no ser siempre el curso más sabio, como verán en un momento..

Sin embargo, la verdad del asunto es que, si bien las características básicas pueden ser generalmente las mismas entre plataformas, la ejecución varía enormemente. Es más fácil mostrar que contar, por lo que antes de llegar a nuestras mejores elecciones generales en el espacio EFSS, decidimos que valía la pena brindar a nuestros lectores de SMB un poco más de información para trabajar.

Si no puede esperar para saber quiénes son los ganadores generales, no dude en pasar al final del artículo. También hemos publicado revisiones detalladas en varias plataformas EFSS que analizamos durante nuestro proceso de revisión..

  • Revisión de Egnyte Connect
  • Revisión de Box Business
  • Revisión de Dropbox Business
  • Revisión de OneDrive para la Empresa
  • Revisión de Citrix ShareFile
  • Revisión de IBM Connections
  • Revisión de sincronicidad
  • Revisión de Huddle
  • Revisión de anclaje de eFolder

Si le gusta el suspenso y la intriga, además de querer saber un poco más sobre qué buscar en su solución de almacenamiento en la nube, le recomendamos que lea detenidamente. Independientemente de qué camino decida tomar, gracias por unirse a nosotros, veamos qué hay en la tienda.

El mejor EFSS para la sincronización de archivos

La sincronización de archivos, o simplemente “sincronización” para abreviar, permite a los usuarios trabajar en el mismo contenido desde diferentes dispositivos, idealmente en tiempo casi real. La idea es que puede editar un archivo en su computadora y sus colaboradores pueden ver ese cambio reflejado casi instantáneamente en sus propios dispositivos.

La mayoría de las plataformas de almacenamiento en la nube siguen el modelo de sincronización desarrollado por el fundador de Dropbox, Drew Houston, que es proporcionar una carpeta de sincronización de escritorio que almacena contenido tanto en el disco duro de su dispositivo como en la nube. Sin embargo, si bien muchos imitan el modelo, pocos lo logran tan bien como Dropbox.

La diferencia es que Dropbox incorpora una función de sincronización de claves llamada transferencias de archivos a nivel de bloque. Común entre la mayoría de nuestros mejores servicios de respaldo en línea, pero no en la industria del almacenamiento en la nube, este tipo de transferencia de archivos significa que solo las partes de los archivos que realmente cambiaron se sincronizan en lugar de todo el archivo (si está confundido, descubra la diferencia entre copia de seguridad vs almacenamiento).

Este enfoque ahorra un tiempo considerable. Es posible que vea la sincronización a nivel de bloque a veces denominada “sincronización diferencial” o “copia delta”. Todos los términos significan lo mismo.

Otra gran característica de sincronización con la que se han incorporado muchos más servicios de almacenamiento en la nube es la sincronización selectiva. La sincronización selectiva le permite desactivar la sincronización de contenido para que solo se almacene en la nube y no en su dispositivo. Nos gusta esta característica para los usuarios de negocios debido a la tendencia hacia las computadoras portátiles ultradelgadas con pequeñas unidades de estado sólido (SSD).

Primer lugar: Dropbox Business

Dropbox inventó la sincronización y continúa liderando el camino. Si bien las cargas y descargas iniciales de archivos con Dropbox podrían no incendiar a la competencia, no se puede decir lo mismo sobre los cambios realizados en los archivos existentes gracias a su enfoque a nivel de bloque.

También nos encanta el enfoque de Dropbox para la sincronización selectiva, que la compañía denomina “sincronización inteligente”. Con la mayoría de las plataformas EFSS, cuando desactiva la sincronización de una carpeta, ya no puede verla dentro de su carpeta de sincronización. Con Dropbox, puede verlos y aún acceder a ellos. El único inconveniente es que debido a que ese contenido no está almacenado en su disco duro, no está disponible sin conexión.

El tamaño máximo de archivos para la sincronización de Dropbox es de 20 GB, que debería ser más que suficiente para la mayoría de los propietarios de pequeñas y medianas empresas.

Finalmente, Dropbox le permite acelerar las velocidades de descarga y carga para que la sincronización no afecte negativamente los recursos del sistema que le gustaría dedicar a otras tareas de trabajo. En nuestras pruebas, eso nunca sucedió, pero sigue siendo una buena opción tener.

Segundo lugar: Egnyte Connect

Egnyte Connect es la única otra plataforma EFSS que encontramos durante nuestro análisis que incorpora sincronización a nivel de bloque para todos los tipos de archivos. En nuestras pruebas, funcionó tan bien como Dropbox Business, reduciendo las cargas de archivos para archivos masivos de unos minutos en las cargas iniciales a unos segundos cuando se realizaron cambios.

Egnyte también admite la sincronización selectiva, pero cuando la desactiva para una carpeta determinada, ya no ve esa carpeta en su carpeta. Tienes que ir a la interfaz del navegador Egnyte para verlo, o puedes instalar Egnyte Drive, que actúa como una unidad de red en tu sistema de archivos. Egnyte no llega a Dropbox cuando se trata de un tamaño máximo de archivo, con un límite de 10 GB.

Puede acelerar las velocidades de sincronización de carga y descarga con Egnyte, o puede establecer un cronograma de sincronización si prefiere no mantener la sincronización ejecutándose perpetuamente. Sin embargo, para colaboraciones comerciales, no recomendamos hacerlo, ya que es probable que se crucen los cables en alguna parte.

Tercer lugar: OneDrive para la empresa

En un momento, Microsoft había enumerado la sincronización a nivel de bloque para todos los tipos de archivos en su hoja de ruta de desarrollo de OneDrive for Business como que entró en escena en el segundo trimestre de 2017. Sin embargo, el segundo trimestre llegó y se fue, la característica nunca se lanzó y ya no aparece como estar en las obras.

Si bien eso nos entristece, OneDrive al menos admite la sincronización a nivel de bloque para archivos de Microsoft Office. Eso es más de lo que la mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube pueden decir.

La sincronización con OneDrive para la Empresa es compatible con archivos de hasta 10 GB, igual que Egnyte. La sincronización selectiva también es una opción, que puede administrar haciendo clic derecho en el icono de OneDrive en su barra de tareas y seleccionando “configuración”.

Al igual que nuestras dos principales opciones de sincronización, OneDrive también le permite ajustar manualmente cuánto ancho de banda se usa para cargar y descargar archivos en caso de que esté causando problemas con otras tareas.

El mejor EFSS para compartir archivos

Al igual que la sincronización, el uso compartido de archivos es una función diseñada para compartir fácilmente contenido con otros usuarios sin tener que lidiar con el envío por correo electrónico de archivos adjuntos más grandes o medios extraíbles. También, como la sincronización, hay muy poca variación en el enfoque básico de esta función. La mayoría de las herramientas de EFSS le permiten compartir contenido tanto en la carpeta agregando acceso de usuario como a nivel de archivo, ya sea por invitación por correo electrónico o generando un enlace.

Dicho esto, compartir archivos puede ser un negocio arriesgado cuando trabajas con propiedad intelectual confidencial, y las buenas herramientas EFSS incorporan configuraciones para compartir archivos para mantener seguros tus intereses comerciales. La configuración clave incluye contraseñas de enlaces, fechas de vencimiento, notificaciones de acceso y capacidades de informes para realizar un seguimiento de qué contenido se ha compartido.

Si bien algunas de estas características pueden parecer ingenuas, la mayoría de las soluciones de almacenamiento en la nube fallan en una o varias de ellas. OneDrive para la Empresa, por ejemplo, no le permite establecer una contraseña de enlace y no le da forma de auditar todos los enlaces que ha creado en una vista.

Carpetas compartidasEnlaces de archivoContraseñas de enlaceFechas de vencimiento del enlaceAuditoría de enlaces
Egnyte Connect
Dropbox Business
Box Business
eFolder Anchor
OneDrive para hacer negocios
Citrix ShareFile
Sincronicidad
IBM Connections

Aquí están nuestras tres mejores opciones para las herramientas de EFSS que comparten archivos correctamente.

Primer lugar: Egnyte Connect

Egnyte Connect marca todas las casillas cuando se trata de compartir archivos y más. Puede compartir cualquier carpeta agregando usuarios a nivel individual o grupal o simplemente creando un enlace que apunte a esa carpeta. También puede crear enlaces para archivos individuales, que pueden enviarse por correo electrónico o distribuirse manualmente.

Los usuarios comerciales conservan el control sobre sus enlaces con opciones como contraseñas de enlaces, fechas de vencimiento y notificaciones para cada vez que se use ese enlace. También puede restringir el acceso al enlace en función de si el individuo de sus titulares de cuenta con licencia y restringir si aquellos con su enlace pueden descargar el archivo o simplemente obtener una vista previa.

El enfoque de Egnyte para compartir contenido es más atento y está mejor diseñado que cualquier otro que hayamos utilizado, lo que lo convierte en la mejor opción en esta categoría..

Segundo lugar: Dropbox Business

Dropbox Business es similar a Egnyte Connect en que le permite crear carpetas compartidas e incluye excelentes opciones de configuración para enlaces de archivos. Estas opciones incluyen protección con contraseña y fechas de vencimiento, además de la capacidad de restringir el acceso al enlace en función de si el individuo es o no miembro de su equipo.

Realmente, el único inconveniente es que Dropbox Business no le brinda una opción de notificación para compartir enlaces ni le permite evitar la descarga de archivos.

Sin embargo, la plataforma proporciona algunas buenas capacidades de informes para carpetas compartidas y enlaces. Desde la pestaña “compartido” en la consola de administración, puede verificar rápidamente qué carpetas y archivos ha compartido su equipo y qué enlaces se han creado.

Tercer lugar: caja de negocios

Box Business incluye configuraciones de contraseña y caducidad para enlaces que le brindan cierto control sobre su contenido. Sin embargo, el servicio se queda corto al no incluir una forma de auditar fácilmente qué enlaces se han creado. Esa es la razón principal por la que clasificamos a Box Business un poco por detrás de Egnyte Connect y Dropbox Business.

Para ver qué enlaces se han creado con Box, debe escanear sus carpetas en busca de un icono de enlace junto a los nombres de los archivos. Como medio para auditar los enlaces, este enfoque es lento y propenso a errores.

Es más seguro configurar carpetas compartidas con Box para su equipo y simplemente acceder al contenido de esa manera. Aún así, la inclusión de una opción de contraseña es más de lo que obtiene con la mayoría de las otras herramientas, incluidos los nombres importantes como eFolder Anchor, Citrix ShareFile e IBM Connections.

El mejor EFSS para herramientas de productividad

Sincronizar y compartir son los atributos principales de cualquier plataforma EFSS. Si bien existe una gran disparidad entre lo bien que los servicios implementan esas características, muchos usuarios comerciales nunca notarán esas diferencias si solo trabajan en archivos pequeños y prefieren seguir usando carpetas compartidas. Sin embargo, las capacidades de productividad o la falta de ellas son mucho más difíciles de pasar por alto..

Hay algunas maneras diferentes en que una plataforma EFSS puede acercarse incorporando un conjunto de productividad. Por lo general, verá características como la administración de tareas y el chat directamente en la plataforma. Otros proveedores le dan acceso a aplicaciones nativas desarrolladas internamente. OneDrive para la Empresa, que le permite usar Office Online sin necesidad de configuración adicional, es un buen ejemplo.

Sin embargo, quizás la mayor ventaja de una plataforma sobre otra radica en sus integraciones de aplicaciones de terceros. Por ejemplo, muchas de las herramientas que revisamos, como Syncplicity, no tenían ninguna integración de este tipo. Otros, como nuestros tres ganadores en esta categoría, han realizado un trabajo impresionante al establecer asociaciones tecnológicas que deberían beneficiar enormemente a los usuarios empresariales..

Dichas integraciones pueden incluir:

  • Gestión de proyectos: Trello, Wrike y Asana.
  • Creación de documentos: Office Online y Google Docs
  • Colección eSignature: DocuSign, HelloSign y Adobe Sign
  • Comunicación: Slack, HipChat y Hootsuite.
  • Flujo de trabajo: Zapier, IFTTT y built.io

He aquí un vistazo a nuestros tres ganadores..

Primer lugar: Dropbox Business

Dropbox ha realizado mejores alianzas tecnológicas de creación de trabajo que cualquier otra plataforma EFSS que evaluamos durante nuestro período de revisión. Puede considerar las opciones usted mismo visitando la biblioteca de búsqueda del servicio..

La biblioteca le permite buscar por nombre de proveedor o navegar por una amplia gama de categorías. Las opciones incluyen, Slack, Trello Microsoft Office, Asana y muchos, muchos más..

Dropbox también tiene una aplicación nativa para tomar notas llamada Dropbox Paper. Comparamos Paper vs Google Docs y encontramos que es una buena herramienta para generar ideas o capturar notas de reuniones, aunque no está en la misma liga que algunas de las mejores aplicaciones para tomar notas. De hecho, un área donde Dropbox Business se queda notablemente corto es la integración con esos productos. Sin embargo, puedes configurar una integración de Dropbox y Evernote usando IFTTT si eso es algo que realmente necesitas.

Segundo lugar: caja de negocios

Box Business impresiona con integraciones con Office Online, Office 365 y Google Docs. Muchas herramientas EFSS funcionan con Microsoft, pero muy pocas funcionan con Google Docs, y mucho menos tanto con Microsoft como con Google Docs..

Al igual que Dropbox, Box también tiene su propia aplicación de notas, que se llama Box Notes. También como Dropbox, Box tiene una biblioteca de búsqueda de opciones de integración de terceros para aumentar su productividad.

La razón por la que clasificamos a Box por debajo de Dropbox es porque, aunque es mejor que la mayoría, la biblioteca de Box no llega a la que ofrece Dropbox Business (aunque no por mucho).

Tercer lugar: IBM Connections

Debatimos ampliamente dar el tercer lugar a Egnyte, que tiene una buena biblioteca de aplicaciones de terceros y, como Box, se integra con Google Docs y Office Online. Al final, sin embargo, decidimos ir con IBM Connections.

Puede parecer una elección extraña dado que Connections solo le ofrece un complemento para Office 365 y no se integra con Office Online o Google Docs. Tiene una biblioteca de terceros más débil que Egnyte. Sin embargo, nos impresionó tanto el enfoque innovador de IBM Connections para socializar la colaboración, que solo tuvimos que darle un lugar.

Connections se siente casi más como una plataforma de redes sociales que una plataforma EFSS. En la página de inicio, puede dejar actualizaciones de estado, verificar las de sus colaboradores y revisar las menciones..

Connections también le permite configurar páginas de la comunidad, que son como grupos de trabajo sobrealimentados. Las comunidades pueden compartir contenido internamente, conectarse más fácilmente con otros miembros, hacer uso de un foro e incluso crear wikis.

Además de sus aspectos sociales, Connections también tiene capacidades de gestión de tareas y le permite organizar reuniones en vivo con hasta 200 participantes..

Las conexiones no serán adecuadas para todas las empresas, especialmente si ya utiliza herramientas como Trello, Slack y Skype for Business. Sin embargo, para los propietarios de pequeñas y medianas empresas que desean administrar los gastos generales y al mismo tiempo engendrar un ambiente de equipo profundo, hay mucho que gustar con este servicio.

Las mejores selecciones de EFSS de valor

La reducción de costos siempre es una gran preocupación para los propietarios de pequeñas y medianas empresas que intentan mantenerse en el negro. Si bien es importante, no permita que ese objetivo lo engañe para que salte a un servicio con un precio bajo. Con muchas herramientas EFSS de bajo presupuesto, obtienes lo que pagas.

Un buen ejemplo de esto es Syncplicity. Si bien el costo anual de $ 60 por usuario es atractivo, Syncplicity solo le brinda 300 GB de almacenamiento compartido en la nube y no tiene una biblioteca de integración de aplicaciones.

Las tres selecciones a continuación ofrecen una combinación de precios bajos y buenas características, lo que las convierte en soluciones ideales para las empresas que buscan una solución de almacenamiento en la nube sólida y económica..  

Costo mensualUsuarios mínimosAlmacenamiento total
OneDrive para hacer negocios$ 5 por usuario11 TB
Oficina de conexión de Egnyte$ 8 por usuario5 55 TB (compartido)
IBM Connections Social$ 6 por usuario11 TB (compartido)

Primer lugar: OneDrive para empresas

En primer lugar está OneDrive para la Empresa. Cinco dólares por usuario les proporciona 1 TB de almacenamiento cada uno y, a diferencia de la mayoría de los proveedores, Microsoft lo obliga a suscribirse a un número mínimo de usuarios. Mejor aún, si registra cinco o más usuarios, Microsoft lo lleva a un almacenamiento ilimitado. Este es, de lejos, el mejor valor de cualquier herramienta EFSS que analizamos al considerar solo el costo y el almacenamiento.

Además de este plan, Microsoft tiene varios más disponibles, lo que lo convierte en la herramienta EFSS más flexible que probamos en términos de escalabilidad. Algunos planes incluso le permiten descargar versiones completas de Office 365. La opción más económica es Office 365 Business, que cuesta solo $ 8.25 por usuario por mes y le da a cada uno 1TB de almacenamiento.

Segundo lugar: Egnyte Connect

Este lugar va a la oficina de Egnyte Connect. El plan requiere al menos cinco usuarios, lo cual es un lastre, pero eso es aún mejor que muchas de las alternativas. El precio de $ 8 también es muy bueno, particularmente para 5 TB de almacenamiento. Sin embargo, a diferencia de OneDrive, ese es el almacenamiento compartido, que es cómo funcionan la mayoría de las plataformas EFSS.

Las licencias agregadas no le brindan más espacio a menos que se enfrente al plan comercial Egnyte Connect menos razonable, que requiere al menos 25 usuarios y cuesta $ 15 dólares por usuario por 10 TB de espacio compartido.

Tercer lugar: IBM Connections Social  

Al igual que con Egnyte, el espacio de almacenamiento que obtiene con IBM Connections Social se comparte entre su equipo. Sin embargo, eso se vuelve más problemático en vista del hecho de que solo obtienes 1TB de espacio en lugar de 5TB. Cada usuario con licencia obtiene 1 GB de almacenamiento personal con Connections, pero eso no es mucho para trabajar.

Para tener un poco más de perspectiva sobre por qué elegimos nuestros tres primeros, aquí hay un vistazo al nivel más bajo de precios para algunas de las otras herramientas de EFSS que analizamos, sin ningún orden en particular … excepto para colocar a Huddle en último lugar.   

Costo mensualUsuarios mínimosAlmacenamiento total
Dropbox Business Standard$ 15 por usuario32 TB (compartido)
Box Business Starter$ 5 por usuario3100GB
Citrix ShareFile$ 15 por usuario5 51 TB (compartido)
Huddle Essential$ 20 por usuario15100GB (compartido)

A $ 20 por usuario con un mínimo de 15 usuarios y solo 100 GB de almacenamiento compartido en la nube para trabajar, Huddle gana la desafortunada distinción del valor más bajo general.

Las mejores selecciones de seguridad EFSS

Encontrar la solución de almacenamiento en la nube más segura es uno de los temas que más escuchamos de nuestros lectores en Cloudwards.net. Es una preocupación razonable dada la cantidad de cibercrimen que hay en las noticias en estos días. Las historias de precaución incluyen la violación de Dropbox de 2012, el hackeo de iPhone de 2014 y los ataques de malware ransomware paralizantes como WannaCry y Petya.   

Además de los ataques de datos y el ransomware, los ataques de hombre en el medio y hombre en la nube, que son formas de espionaje en las transmisiones de datos, están en aumento, lo que hace que la seguridad en tránsito sea más importante que nunca.  

La mayoría de las herramientas de EFSS actuales, incluidas todas las recomendaciones que hemos hecho en este resumen, incorporan cifrado tanto en tránsito como en reposo para evitar que los malos lean sus archivos. Sin embargo, aunque una buena encriptación es, a todos los efectos prácticos, imposible de piratear por fuerza bruta, hay otras formas en que sus datos podrían verse comprometidos, comenzando con contraseñas de empleados débiles.  

Las plataformas seguras EFSS ofrecen una variedad de características para ayudar a mantener su contenido alejado de los ojos no deseados. Dichas características incluyen autenticación de dos factores, borrado de dispositivos remotos, centros de datos reforzados e integración con aplicaciones de cifrado de extremo a extremo como Boxcryptor.

Box BusinessDropbox BusinessCitrix ShareFileEgnyte ConnectIBM Conexiones
CifradoAES 256AES 256AES 256AES 256AES 128
Autenticación de dos factores
Requisitos de contraseña personalizada
Borrado remoto
Dispositivo de fijación
Integración SSO* *
Integración de Boxcryptor

* Dropbox Business Advanced incluye integración SSO; Dropbox Business Standard no.

Primer lugar: Egnyte Connect

Egnyte usa encriptación AES de 256 bits para codificar datos mientras está en tránsito y en reposo en la nube. Muchas instituciones financieras y organizaciones gubernamentales solo usan cifrado de 128 bits, aunque el cifrado de 256 bits es bastante estándar entre los servicios de almacenamiento en la nube.

Lo que realmente llamó nuestra atención con Egnyte fueron todas las ventajas de seguridad adicionales que le brinda. Por ejemplo, Egnyte le permite proteger su contenido contra la amenaza de contraseñas débiles con la capacidad de:

  • Establecer requisitos obligatorios de seguridad de contraseña
  • Requerir restablecimiento de contraseña de rutina
  • Suspender cuentas de usuario después de múltiples inicios de sesión fallidos
  • Requiere autenticación de dos factores

Egnyte Connect también se integra con Boxcryptor, que le permite cifrar los archivos usted mismo antes de enviarlos a la nube. De esa manera, Egnyte no puede usar sus claves de cifrado, que almacena, para descifrar sus archivos. Eso, a su vez, evita que el servicio entregue sus datos al gobierno para cumplir con programas de vigilancia o garantías.

Para un mayor control sobre las contraseñas de sus empleados, también puede integrar Egnyte con un servicio de inicio de sesión único (SSO). Estos servicios no solo le permiten administrar los inicios de sesión más de cerca, si usa otras plataformas que se integran con el mismo SSO, sus empleados pueden usar la misma contraseña para todos ellos. Egnyte ofrece algunas opciones diferentes de integración de SSO: OneLogin, Bitium, Okta y Ping Identity.

Egnyte también le permite monitorear los dispositivos de los empleados que están sincronizados con su almacenamiento en la nube y cortar esa conexión. De esa manera, si un dispositivo se pierde o es robado, puede minimizar las posibilidades de acceso a datos no autorizado..

Finalmente, Egnyte Connect le permite configurar un enfoque híbrido para el almacenamiento en la nube. Con el almacenamiento híbrido, puede mantener algunos datos en la nube y algunos datos en sus propios servidores privados. De esa manera, si tiene información especialmente confidencial, puede mantener un control completo de ese contenido y establecer sus propios protocolos de seguridad.

Segundo lugar: caja de negocios

Box Business tiene capacidades de seguridad similares a las de Egnyte, incluido el cifrado AES de 256 bits y los requisitos de contraseña personalizada. Sin embargo, las opciones de requisitos de contraseña no son tan diversas como con Egnyte, y no puede establecer restablecimientos obligatorios. Box tampoco te permite realizar limpiezas de dispositivos remotos. Puede cortar las conexiones de sincronización con los dispositivos, pero hacerlo no borra el contenido del dispositivo desconectado.

Box tiene un sistema de gestión de claves (KMS), que le permite configurar y mantener sus propias claves de cifrado. Sin embargo, estas opciones solo están disponibles para clientes empresariales. La integración de SSO es otra opción, pero no en cuentas estándar.

En general, el servicio proporciona una gran seguridad, pero reserva algunas de las mejores características para sus clientes de Fortune 500 en lugar de pequeñas empresas.

Tercer lugar: Citrix ShareFile

Citrix ShareFile hace todo lo que Egnyte y Box hacen, menos la integración de Boxcryptor y la fijación de dispositivos. Incluso a la luz de esas fallas, de alguna manera podría argumentar que ShareFile es la plataforma más segura de las tres gracias a sus capacidades de personalización de roles. Sin embargo, decidiremos acreditar a ShareFile por ese aspecto de su plataforma en nuestra sección de administración de usuarios, a continuación..  

Las opciones de requisitos de contraseña de ShareFile son excelentes, ya que le permiten no solo establecer la longitud mínima y las fechas de vencimiento, sino también determinar cuántos números y caracteres especiales deben incluirse.

Mejores selecciones EFSS de gestión de usuarios

Estrechamente relacionado con el tema de la seguridad en la nube está la gestión de usuarios. Las sólidas capacidades de administración de usuarios le permiten controlar lo que los usuarios pueden y no pueden hacer. Por lo general, al menos verá opciones para otorgar a los usuarios permisos de edición o de solo lectura en los archivos. Mejores herramientas ofrecen una personalización de roles más poderosa. Otros atributos que nos gusta ver son las capacidades para crear y administrar grupos y ejecutar informes sobre el uso y la actividad del usuario.

Elija una herramienta con buenos controles de administración de usuarios si está trabajando con propiedad intelectual particularmente sensible. La causa más común de violaciones de datos son los empleados negligentes y malintencionados. La buena supervisión y las capacidades restrictivas limitan ese riesgo.

Primer lugar: Citrix Sharefile

Cuando se trata de la personalización de roles, Citrix Sharefile realmente va más allá de la competencia. Desde la consola de administración, puede profundizar en los permisos de los usuarios para habilitar o deshabilitar capacidades como la capacidad de crear carpetas de nivel raíz, acceder a herramientas de informes y usar espacio de almacenamiento personal.

ShareFile también le permite configurar libretas de direcciones compartidas y personales, grupos y carpetas de equipo.

Finalmente, puede generar una amplia gama de informes con ShareFile para monitorear la actividad. Las opciones de informes incluyen la ejecución de informes para usuarios o grupos específicos y la selección de varias acciones como inicios de sesión, descargas y eliminaciones.

Segundo lugar: caja de negocios

Box Business está muy cerca de ShareFile en lo que respecta a la gestión de usuarios. Nos gusta que pueda controlar cuánto almacenamiento pueden utilizar los usuarios individuales. También puede establecer permisos generales de usuario que restrinjan su capacidad de eliminar, editar y cargar archivos. También hay opciones para cortar las capacidades de sincronización y restringir que los usuarios compartan contenido externamente.

Los permisos de acceso más avanzados se administran a nivel de carpeta, donde se pueden otorgar siete tipos diferentes de nivel de acceso:  

  • Copropietario: puede hacer cualquier cosa, incluidas todas las tareas administrativas
  • Editor: puede hacer todo excepto restringir invitaciones
  • Viewer Uploader: usuario básico con capacidades de carga
  • Previewer Uploader: usuario limitado con capacidades de carga
  • Visor: usuario básico sin capacidades de carga
  • Vista previa: usuario limitado sin capacidades de carga
  • Cargador: puede cargar contenido y crear subcarpetas

Si bien algunas de las mejores funciones de administración de usuarios están reservadas para los clientes de Box Enterprise, también hay muchos controles para ayudar a los propietarios de pequeñas y medianas empresas a controlar su contenido..

Tercer lugar: Egnyte Connect (Business)

Egnyte Connect tiene una personalización avanzada de roles de usuario, pero debe ser un usuario de plan avanzado para obtener acceso a ellos. Dado que ese nivel de plan requiere al menos 25 usuarios, puede que no sea la mejor opción para las PYMES.

En cualquier nivel de suscripción, puede crear usuarios estándar, usuarios avanzados y administradores. Los administradores pueden administrar carpetas y grupos agregando usuarios y configurando permisos. Los usuarios avanzados pueden sincronizar y compartir contenido, ver usuarios e invitar a usuarios estándar a acceder al contenido. Los usuarios estándar son usuarios limitados que están restringidos al acceso a la interfaz de usuario web.  

Ya sea que esté en el plan Estándar o en el plan Avanzado, Egnyte le da acceso a buenas capacidades de informes, pero no a ShareFile, para monitorear el uso de su cuenta. Desde el centro de informes, puede acceder a un panel general, más pestañas para el tamaño del servidor de archivos, el tamaño de la carpeta, el resumen del enlace, el estado de la sincronización, el resumen del bloqueo y los permisos del usuario. También hay una opción de “informe de auditoría” para ejecutar informes detallados sobre cosas como el uso de archivos e inicios de sesión.

Las mejores elecciones generales de EFSS

Tomamos en cuenta todo lo anterior y también analizamos la experiencia básica del usuario y la atención al cliente para generar nuestra lista de las mejores plataformas EFSS en general. Estas clasificaciones pueden provocar un poco de debate, como lo hacen estas cosas. Esto se debe a que no existe una plataforma de almacenamiento en la nube “correcta” para cada propietario de empresa.

Si bien hay muchos puntos con respecto a la sincronización, el uso compartido de archivos, las herramientas de productividad, el valor, la seguridad y la administración de usuarios que son principalmente objetivos, también hay muchos que son subjetivos, especialmente cuando se trata de la experiencia del usuario.

Entonces, por supuesto, las empresas tienen diferentes necesidades cuando se trata de cosas como el espacio de almacenamiento en la nube. Algunos pueden necesitar 10 TB, mientras que otros pueden estar bien con 100 GB. Lo mismo es cierto para la velocidad de sincronización. Si no está trabajando activamente con colaboradores, es posible que renuncie a las capacidades de sincronización a nivel de bloque de Dropbox Business y Egnyte Connection en favor de alguna otra característica, como las comunidades de IBM Connection y las funciones de reuniones alojadas.

Entonces, siéntase libre de estar en desacuerdo. De hecho, agradecemos sus opiniones en los comentarios a continuación. Las diferentes perspectivas ayudarán a sus compañeros propietarios de PYMES y nos ayudarán a ajustar este informe para futuras iteraciones.

Sin más preámbulos, aquí están nuestras seis mejores opciones para las mejores plataformas EFSS para propietarios de pequeñas y medianas empresas. Incluimos un breve resumen de algunos de los puntos anteriores, junto con algunas otras notas sobre por qué nos gusta cada servicio..

Primer lugar: Egnyte Connect

Egnyte Connect hace casi todo bien, comenzando con las capacidades más fundamentales de una herramienta EFSS, sincronización de archivos y uso compartido. Egnyte es la única otra herramienta EFSS además de Dropbox que revisamos para ofrecer sincronización a nivel de bloque, colocándola en segundo lugar en esa categoría. También fue la herramienta más avanzada que revisamos cuando se trata de funciones para compartir archivos y carpetas. Luego, lo marcamos como el número uno en seguridad, el número dos en valor y el número tres en administración de usuarios.

La única categoría en la que no nombramos a Egnyte como un servicio entre los tres primeros son las herramientas de productividad, donde fue superada por el tercer lugar por IBM Connections, pero apenas.

También nos encanta la experiencia de usuario de Egnyte. Tanto la interfaz web como la aplicación móvil están perfectamente diseñadas y son estéticamente agradables. Egnyte también tiene capacidades integradas de administración de tareas y una buena biblioteca de aplicaciones de terceros.

Para los propietarios de pequeñas y medianas empresas que compran una herramienta sólida, vale la pena probar Egnyte. Es posible que el servicio no tenga la base de usuarios de Dropbox Business y Box, pero no nos sorprendería ver ese cambio en el futuro cercano..

Segundo lugar: Dropbox Business

Al igual que cualquier gran corporación, Dropbox ocasionalmente recibe su parte de mala prensa. Algunos de ellos son merecidos, incluida la violación de datos de 2012, que vio comprometidas más de 68 millones de cuentas de usuario. Para empeorar las cosas, Dropbox no informó el alcance total de la violación hasta cuatro años después..

Dicho esto, hay una razón por la que a muchos usuarios les encanta este servicio. Dropbox ha estado a la vanguardia de las capacidades de sincronización desde su fundación en 2008. Una de las observaciones más comunes sobre Dropbox que escuchamos de los usuarios es qué tan rápida y confiable es su sincronización que otros servicios de almacenamiento en la nube, como Google Drive y OneDrive. Eso es todo gracias a su arquitectura de sincronización a nivel de bloque y es por eso que calificamos a Dropbox Business como la mejor herramienta de sincronización EFSS.

Dropbox también tiene una biblioteca de aplicaciones de gran productividad, lo que le valió el primer puesto en esa categoría.

Si le preocupa que sus archivos no sean seguros con Dropbox, hay muchos pasos que puede seguir para solucionarlo. Dropbox Business le permite habilitar la autenticación de dos factores y los dispositivos de borrado remoto. Además, Dropbox se integra con Boxcryptor si desea configurar el cifrado de extremo a extremo. Solo tenga en cuenta que al hacerlo, la función de sincronización de nivel de bloque de Dropbox ya no funcionará porque esas dos características son mutuamente excluyentes.  

Tercer lugar: caja de negocios

Box Business ofrece mucho más valor a sus clientes empresariales que a los usuarios de SMB, pero es una elección sólida. El servicio no ocupó el primer lugar en ninguna categoría, pero quedó en segundo lugar en herramientas de productividad, gestión de usuarios y seguridad, y en tercer lugar en el intercambio de archivos. Nos gusta especialmente que Box se integre con Office Online y Google Docs y le brinde opciones avanzadas de personalización de usuario.

Al igual que Dropbox Business y Egnyte Connect, la experiencia del usuario de Box es excelente y no debería proporcionar obstáculos importantes para simplificar sus colaboraciones. Realmente, el único golpe en Box es su falta de sincronización a nivel de bloque, que ofrecen nuestras dos mejores opciones.

Cuarto lugar: Citrix ShareFile

Más que cualquier otra herramienta que revisamos, ShareFile se destacó en el rol del usuario y las opciones de personalización de informes. Esas características le dieron al servicio nuestro mejor reconocimiento en la categoría de administración de usuarios. Sin embargo, para aprovechar al máximo esas capacidades, deberá inscribirse en el plan empresarial Citrix ShareFile.

También nos encantó el enfoque general de seguridad de ShareFile, que le valió el puesto número tres en esa categoría. Nos gustaría ver ShareFile expandir su biblioteca de aplicaciones de terceros para que coincida con la de Dropbox, Box y Dropbox. También nos gustaría ver reducidos los tiempos de respuesta de soporte. Finalmente, la experiencia del usuario, aunque está bien, no es tan sólida como la que obtienes con Dropbox, Box, Egnyte y algunas otras herramientas.

Quinto lugar: Microsoft OneDrive para la Empresa

Si está buscando la herramienta EFSS de presupuesto, OneDrive para la Empresa es su mejor opción. No solo no se comparte el almacenamiento en la nube, el costo promedio del usuario es generalmente más barato que la mayoría de las otras herramientas. Aún mejor, viene integrado con Office Online y algunos planes le ofrecen Office 365.

Sin embargo, hay un gran obstáculo para que OneDrive suba de nuestra lista. Las opciones de informes para usuarios son semanales y, aunque están disponibles, Microsoft no facilita la búsqueda de integraciones de terceros. La seguridad también es débil, o parece ser, de todos modos. La documentación para la seguridad de OneDrive (y la mayoría de los otros productos de Microsoft, para el caso) también es escasa.

Nos gusta que OneDrive admita la sincronización incremental para archivos de Office, pero nos gustaría ver que esa función se extienda a todos los tipos de archivos, como Microsoft ha indicado anteriormente que iba a hacer.

Sexto lugar: IBM Connections

IBM Connections es el extraño de la lista, y eso nos gusta. La mayoría de las herramientas de EFSS parecen clones de Dropbox. IBM Connections no lo hace y se debe a sus capacidades sociales.

Las actualizaciones de estado, las comunidades, los wikis y las capacidades de reuniones en línea atraerán a los propietarios de pequeñas y medianas empresas que quieran desarrollar un enfoque más personal para la gestión del equipo. Mejor aún, es barato, lo que le valió el tercer lugar en nuestro ranking de “mejor valor”.   

Sin embargo, hay algunas debilidades en el servicio que nos gustaría ver corregidas. Estos incluyen ninguna protección con contraseña para enlaces compartidos y una cartera casi inexistente de integraciones de aplicaciones de terceros.

Finalistas: Syncplicity, Huddle, eFolder Anchor.

Pensamientos finales

En nuestra mente, hay pocas dudas de que en este momento la batalla por la supremacía de EFSS es una carrera de tres caballos entre Egnyte, Dropbox y Box.

Las tres compañías atienden principalmente a clientes comerciales. Por su propia admisión, Egnyte se ha centrado históricamente en los clientes de PYMES, lo que explica en parte la razón por la que le fue tan bien en este resumen. Box, mientras tanto, parece preferir dirigirse a clientes empresariales. Dropbox … Bueno, Dropbox quiere a todos.

Para soluciones innovadoras, vale la pena echar un vistazo a Citrix ShareFile e IBM Connections, aunque por diferentes razones. Para usuarios con presupuesto limitado, OneDrive es probablemente la mejor apuesta.

Por supuesto, nos encantaría saber de más usuarios de pequeñas y medianas empresas sobre sus selecciones preferidas de EFSS, así que no olvide enviarnos una nota en la sección de comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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