Cómo usar el almacenamiento en la nube como un profesional

Hubo un momento en que el almacenamiento en la nube consistía simplemente en cargar y descargar archivos desde la nube. En estos días, puede hacer mucho más con él, como sincronizar archivos con un sistema local, colaborar en documentos, tomar notas e integrar datos en la nube con aplicaciones de terceros.


Pero la gran pregunta es: ¿está utilizando el almacenamiento en la nube en todo su potencial? En este artículo, discutiremos cómo puede usar el almacenamiento en la nube como un profesional, maximizando el espacio libre, integrando proveedores de almacenamiento en la nube con sus herramientas de trabajo preferidas, asegurando los datos en la nube y mucho más..

Aquí está todo lo que necesita saber para utilizar el almacenamiento en la nube como un profesional..

1. Obtenga el máximo almacenamiento gratuito

La mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube tienen un límite de almacenamiento establecido para los usuarios gratuitos, pero aquí hay un secreto pequeño pero importante: puede ir más allá de ese límite y extender la cantidad de almacenamiento gratuito proporcionado.

Todo lo que tienes que hacer es buscar las ofertas correctas. Por ejemplo, Dropbox proporciona 2 GB de almacenamiento, que se puede ampliar a más de 16 GB, al recomendar el servicio a amigos y descargar sus aplicaciones de escritorio y móviles. También puede obtener almacenamiento gratuito si acaba de comprar un nuevo dispositivo Lenovo, HP o Samsung.

Del mismo modo, Google Drive ofrece almacenamiento gratuito para usuarios de Chromebook o Asus, y OneDrive también está ofreciendo una oferta para nuevos clientes de Seagate..

Estas ofertas solo son válidas por un período limitado y en dispositivos específicos. Pero si planea comprar un nuevo dispositivo de todos modos, es mejor buscar ofertas de almacenamiento en la nube antes de realizar la compra final.

2. Busque planes pagados que vayan más allá del espacio de almacenamiento

Si ha decidido pagar por el almacenamiento en la nube, opte por un proveedor que ofrezca funciones adicionales, además de solo proporcionar espacio de almacenamiento en la nube.

Por ejemplo, con los planes pagos de Google Drive (G Suite), obtienes acceso a todo el conjunto de productos de Google y un dominio de correo electrónico comercial gratuito. Entonces, si está buscando obtener un dominio de correo electrónico profesional, al gastar $ 5 al mes, obtiene una dirección de correo electrónico personalizada, acceso a correos electrónicos a través de Gmail y 30 GB de espacio de almacenamiento en Google Drive también.

Del mismo modo, Microsoft proporciona 1 TB de espacio de almacenamiento de OneDrive para todos los usuarios de Office 365. Entonces, por $ 70 por año, obtienes 1TB de espacio en la nube y Microsoft 365, que se puede descargar en 1 PC / Mac y un teléfono inteligente. Por cierto, comprar 1TB de espacio en OneDrive cuesta $ 60 por año, por lo que técnicamente solo paga $ 10 adicionales por todo el conjunto de Office 365.

3. Enviar archivos adjuntos de correo electrónico desde la nube

Una razón principal por la que los usuarios optan por el almacenamiento en la nube es para poder compartir archivos en línea, sin tener que cargar continuamente el mismo archivo, cada vez que necesitan enviarlo a una nueva persona. Muchos proveedores destacados de almacenamiento en la nube permiten a los usuarios adjuntar directamente archivos como archivos adjuntos de correo electrónico, que el destinatario puede descargar directamente sin registrarse en ningún servicio de almacenamiento en la nube.

Google Drive, por supuesto, tiene una integración incorporada de Gmail, lo que permite a los usuarios enviar archivos de Drive directamente como enlaces o archivos adjuntos.

Dropbox también proporciona integración de Gmail, con la extensión de Dropbox para Gmail Chrome. Pero a diferencia de Google Drive, Dropbox solo permite a los usuarios agregar un enlace de archivo y no un archivo adjunto real. Del mismo modo, los usuarios de Microsoft Outlook pueden adjuntar directamente archivos de OneDrive a cualquier correo electrónico o guardar archivos adjuntos enviados por correo electrónico a OneDrive.

4. Colaborando en documentos en línea

Compartir y colaborar en línea es increíblemente conveniente gracias al almacenamiento en la nube, pero antes de comenzar a compartir archivos críticos, es esencial comprender cómo funcionan el control de acceso y los permisos de archivos.

Hay tres niveles de permisos:

  • Sólo vista
  • Ver y comentar solo
  • Editar solo

El primer nivel de permiso es perfecto para compartir el mismo archivo con una gran cantidad de usuarios, y no desea que editen o modifiquen el archivo, incluso por error..

El segundo nivel de permiso es útil cuando necesita comentarios de los usuarios, pero aún así, no desea que los usuarios cambien un archivo de ninguna manera. Además, si ya tiene comentarios en el archivo que desea que los usuarios vean, entonces opte por el permiso “solo comentarios”. Solo otorgue privilegios de edición si desea que los usuarios modifiquen archivos o colaboren con usted.

5. Sincronización selectiva para acceder a datos a través de múltiples dispositivos

La sincronización selectiva permite el acceso a los datos en la nube como si estuvieran en un disco local. Por lo general, tenemos muchos archivos en nuestras cuentas de almacenamiento en la nube y sincronizarlos todos con una unidad local puede generar problemas de espacio en su PC. Con la sincronización selectiva, la falta de espacio nunca será un problema, y ​​aún puede acceder a archivos importantes desde múltiples dispositivos.

Para activar la sincronización selectiva, deberá descargar el cliente de escritorio de su proveedor de servicios en la nube en particular. Una vez hecho esto, simplemente marque todas las carpetas que desea sincronizar con la unidad local. Cualquier cambio realizado en los archivos localmente se sincroniza con la nube cada vez que el sistema se conecta a Internet, y los cambios son visibles en todos los dispositivos sincronizados..

6. Incorporar herramientas de productividad

Las herramientas de productividad basadas en la nube se han convertido en una necesidad, especialmente para autónomos y equipos remotos que tienen miembros de todo el mundo. Algunos proveedores de almacenamiento en la nube tienen herramientas de productividad incorporadas, y otros admiten una gran cantidad de complementos de terceros.

Por ejemplo, Google Drive presentó recientemente la aplicación de mantenimiento de notas de Google, Keep, como una función incorporada para Google Docs. Por lo tanto, cada vez que trabaje en un documento, puede abrir Keep, tomar notas y volver a visitarlo cada vez que abra el documento nuevamente.

Dropbox ha convertido su nueva herramienta de edición de texto, Dropbox Paper, en una herramienta de gestión de tareas. Los usuarios ahora pueden agregar casillas de verificación, asignarlo a un usuario, dejar un comentario e incluso poner una fecha límite.

Evernote, una aplicación de productividad para tomar notas, también cuenta con la integración de Google Drive. Entonces, cada vez que pega un enlace de Google Drive en Evernote, automáticamente comienza a mostrar la información del enlace.

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana y Trello también son compatibles con los proveedores de almacenamiento en la nube, lo que permite a los usuarios cargar archivos desde una cuenta en la nube directamente.

7. Compartir imágenes a través de la nube

Cuando se trata de compartir imágenes a través de la nube, busque un proveedor de almacenamiento en la nube con mucho espacio, ya que las imágenes pueden ocupar mucho espacio, especialmente si está utilizando cámaras digitales de alto rendimiento. Google Drive proporciona almacenamiento ilimitado en la nube para imágenes, siempre que la calidad de la imagen sea inferior a 16 megapíxeles.

Y, por supuesto, está Flickr, que proporciona espacio de almacenamiento de 1 TB para imágenes sin restricciones de tamaño o tipo de archivo. Si solo está buscando almacenar imágenes en la nube para compartir, entonces casi cualquier proveedor de almacenamiento en la nube lo hará. Pero el fotógrafo profesional puede querer usar un proveedor como OneDrive o Flickr.

Porque muestran metadatos de cada imagen y pueden agregar etiquetas (a pesar de que Flickr realmente no califica como un proveedor de almacenamiento en la nube, ya que es más una plataforma para que los fotógrafos muestren su trabajo).

8. Cifrar datos en la nube

La seguridad es una preocupación importante cuando se trata de almacenar datos en la nube. Para asegurarse de que sus datos estén siempre seguros en la nube, seleccione un proveedor de almacenamiento en la nube con cifrado privado de extremo a extremo y una política de conocimiento cero.

Con el cifrado privado, la clave de los datos cifrados permanece con usted y no con el proveedor. Entonces, técnicamente, incluso el proveedor de almacenamiento en la nube no puede saber qué datos está almacenando en sus servidores. Sin embargo, al mismo tiempo, si pierde u olvida la clave de cifrado, no hay forma de acceder a los datos..

Además, con cifrado privado, no hay forma de obtener una vista previa de los archivos. Primero debe descargar los archivos, ingresar la clave de cifrado y solo entonces podrá verlos. Sí, es inconveniente, pero desgraciadamente ese es el precio de la privacidad..

En conclusión

Es seguro decir que la facilidad de acceso y la movilidad que el almacenamiento en la nube trae a la mesa no tiene paralelo. Además, como probablemente haya descubierto ahora, los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen muchas funciones, además de solo cargar y descargar archivos.

Al comprender todos los aspectos de estas características, puede usar el almacenamiento en la nube como un profesional y explorar su potencial real. Entonces, ¿cuál de estos consejos ya conocías??

Háganos saber en los comentarios.

Kim Martin
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