Cómo facilitar el trabajo remoto

El viaje te está matando. Te sientas en interminables reuniones aburridas. Suenan los teléfonos y su colega está moviendo su mesa por quinta vez hoy. Alguien está mirando por encima de tu hombro. El traje que llevas puesto es incómodo.


¿No es genial el día de nueve a cinco? Afortunadamente, hoy tenemos un contendiente: trabajando de forma remota.

Cuando trabajas de forma remota obtienes todos los beneficios que has escuchado e imaginado antes: trabaja en tu sudadera, no más desplazamientos, ahorra dinero en el almuerzo al comer alimentos baratos y saludables, asiste solo a reuniones que absolutamente tienes que hacer, sé más productivo y , por supuesto, gestiona tu tiempo como mejor te parezca.

Cada vez más personas se están cambiando al trabajo remoto, pero sería inútil para su empleador o su carrera si trabajar desde una hamaca en una playa remota causara que la productividad se viera afectada. Afortunadamente, hay muchas herramientas de software para facilitar la transición, todo lo que necesita es WiFi o alguna forma de acceso a Internet. En este artículo, veremos algunas de esas herramientas que facilitan el trabajo remoto.

Pequeños equipos y autónomos

En primer lugar, cuando tiene un equipo distribuido, necesita una forma segura y confiable de compartir archivos entre los miembros. La transferencia de archivos mediante correo electrónico o unidad flash solo requiere el robo de datos, ya que los correos electrónicos pueden ser pirateados y las unidades robadas. Para combatir el delito cibernético, el almacenamiento en la nube es útil. Uno de los más populares, con 800 millones de usuarios, es Google Drive..

Google Drive está dirigido a usuarios domésticos y proporciona una buena productividad. Hay muchas aplicaciones de terceros (la mayoría de ellas gratuitas) en la biblioteca. La propia aplicación de Google, Google Docs, es una de las mejores aplicaciones para la productividad y la colaboración, y se integra naturalmente con Google Drive..

Con la suite ofimática Docs, obtienes aplicaciones para procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puede sugerir ediciones y hacer comentarios, todo en tiempo casi real gracias a las rápidas velocidades de sincronización de archivos. También hay una opción para volver a las versiones anteriores y ver qué cambios se realizaron..

Documentos de oficina

Por supuesto, compartir esos archivos es esencial y Google no decepciona. Puede usar el correo electrónico para dar acceso o establecer un enlace de acceso. Ya sea que haga uno u otro, puede establecer permisos para ambos.

Google protege esos archivos mediante el cifrado AES de 128 bits. Hay discusiones sobre si se ha resquebrajado, pero la sabiduría convencional dice que tomaría una supercomputadora mil millones de años hacerlo, así que eso es todo. La autenticación de dos factores (2FA) está disponible para proteger contra contraseñas robadas.

Una buena opción para los freelancers es que, como usuario gratuito, obtienes 15GB de almacenamiento gratuito. Para aquellos que deseen opciones baratas, hay un par de planes de pago: 100GB por $ 2 al mes es una buena oferta, después de eso obtienes 1TB por $ 9.99. Los descuentos están disponibles si paga todo el año. Lea nuestra revisión de Google Drive para más detalles..

Trabajando de forma remota para empresas medianas

Si está ejecutando un negocio y necesita más seguridad, existe Box. Afirma que muchas empresas y pequeñas empresas de Fortune 500 son clientes.

Hay una aplicación nativa llamada Box Notes, que se encuentra entre nuestras mejores aplicaciones para tomar notas. Para compensar la falta de aplicaciones de colaboración nativas, Box se integra con Google Docs y Office Online. Puede integrarse con más aplicaciones de terceros que vienen en la biblioteca. Las categorías incluyen colaboración, gestión de proyectos, gestión de contenidos y seguridad..

Administrar equipos grandes y remotos, o muchos equipos, es fácil con Box; Cuando agrega un nuevo usuario a su cuenta, puede establecer varios permisos. Puede elegir a qué carpetas tienen acceso los usuarios. Y puede establecer siete niveles diferentes de permisos mientras lo hace. Si necesita invitar a docenas de empleados a la vez, puede realizar una invitación masiva. Cuando lo haga, puede asignarlos a un grupo para evitar establecer permisos uno por uno.

Cuando se trata de seguridad, Box lo hace muy bien; protege su contenido mediante cifrado AES de 256 bits, en tránsito y en los servidores. Incluso cifra su clave (que utiliza para descifrar sus archivos) con el mismo nivel de cifrado AES.

Las velocidades de sincronización de archivos son comparables a otros servicios. Compartir archivos es simple; hace clic en el botón “compartir” y puede generar un enlace o enviar una invitación por correo electrónico. Con esos enlaces, Box le brinda la capacidad de usar protección con contraseña y establecer fechas de vencimiento.

Dado que se orienta más a las empresas, es más costoso; Box le ofrece un plan inicial de 100 GB para un mínimo de tres usuarios, y cuesta $ 5 al mes por usuario. Los planes Business y Business plus ofrecen almacenamiento ilimitado, por $ 15 y $ 25 respectivamente. Hay un plan individual gratuito y una versión de prueba de 15 días para planes comerciales, sobre los que puede leer más en nuestra revisión de Box.

Trabajo remoto para grandes empresas

A las empresas que quisieran ir a distancia les iría mejor con nuestra mejor selección de EFFS, Egnyte Connect. Tiene aplicaciones nativas, así como integraciones de Google Docs y Office Online. Si desea usar la versión de escritorio de Office, Office 365, también hay una integración para eso.

Es un poco lento cuando se trata de cargas iniciales, pero para fines de colaboración, la velocidad de sincronización es más importante con los archivos ya cargados. Egnyte realmente brilla allí, ya que utiliza la sincronización a nivel de bloque que carga solo partes del archivo que han cambiado y no todo el archivo.

Sea lo que sea que necesite al compartir con miembros remotos, Egnyte lo tiene. Puede compartir archivos o carpetas fácilmente y ofrecer cuatro tipos de acceso: propietario, completo, editor y visor. Sus enlaces pueden tener protección con contraseña, fechas de vencimiento e incluso recibe una notificación cada vez que se utiliza el enlace. Incluso puede establecer si los usuarios pueden descargar o simplemente previsualizar archivos.

No tiene que preocuparse por los archivos de su empresa, están protegidos con cifrado AES-256, puede establecer la longitud y la fuerza mínimas para las contraseñas, 2FA está ahí para ayudarlo si su contraseña se ha descifrado y si alguien roba su dispositivo, usted puede solo córtalo de la sincronización.

Egnyte no ofrece planes individuales. El menos costoso es de $ 40 por mes para cinco usuarios, pero ofrece 5 TB de almacenamiento. Si necesita más espacio y más usuarios, existe el Plan de negocios. Proporciona 10 TB de espacio compartido a un máximo de 100 usuarios por $ 15 al mes (por usuario). Lea los detalles en nuestra revisión de Egnyte.

Otras herramientas de trabajo remotas

Cuando necesite comunicarse con su equipo de forma remota, le viene a la mente una aplicación popular: Slack. Fue lanzado en 2013 y ha crecido rápidamente desde entonces. No es de extrañar, la aplicación es divertida y fácil de usar, y se integra con muchas aplicaciones de terceros que aumentan la productividad (también nos gustaría señalar que todos los servicios anteriores se encuentran entre los mejores servicios de almacenamiento en la nube para Slack).

El propietario del espacio de trabajo crea un espacio de trabajo Slack y, junto con los administradores, invita y administra a los miembros del equipo. El equipo puede compartir el espacio de trabajo de Slack y comunicarse a través de él. Similar a las antiguas salas de chat, todo gira en torno a la mensajería; diferentes canales son parte de su espacio de trabajo y son los principales medios de comunicación. Puede organizar canales según departamentos, proyectos u oficinas específicos..

Cuando te comunicas con frecuencia con los miembros de tu equipo, la información puede estar por todas partes. Slack le permite buscar mensajes fácilmente, así como enviarle notificaciones cada vez que alguien diga algo importante. Incluso puede buscar archivos que envió a su colega.

Sin embargo, Slack realmente no te permite mantener una agenda: cuando se trata de gestión de tareas con un equipo remoto, Trello realmente brilla. Es una forma visual de organizar sus proyectos y ver lo que necesita hacer de un vistazo mediante el uso de un tablero kanban.

Todo lo que hagas involucrará a la junta de Trello. El tablero es una lista de listas, que es básicamente todas sus tareas en varias etapas, desde ideas hasta su finalización. Trello usa tarjetas para representar esas tareas. Si bien las tarjetas parecen simples al principio, puede agregar comentarios, etiquetas, cargar archivos adjuntos, dar fechas de vencimiento, etc. Puede invitar a su tablero a tantas personas como necesite y luego simplemente arrastrarlas y soltarlas en las tarjetas para asignarles tareas..

Por supuesto, Trello tiene una biblioteca, con muchas aplicaciones de terceros (llamadas power-ups), que pueden mejorar su flujo de trabajo remoto. Con ellos, puede integrar Trello con varios servicios de almacenamiento en la nube, aplicaciones de comunicación, plataformas CVS, etc. Si no ve nada que se ajuste a sus necesidades, hay una API que puede usar para crear su propia aplicación.

Pensamientos finales

Hoy, con internet y la globalización, no es sorprendente que grupos o individuos de diferentes países o continentes trabajen juntos; Por supuesto, las nuevas situaciones traen su propio conjunto de problemas. Sin embargo, hay muchas aplicaciones para ayudar con eso. Hemos mencionado algunos de los mejores servicios de almacenamiento en la nube que son excelentes para la colaboración y algunas de las aplicaciones más populares que permiten una buena comunicación y organización..

Hay muchos otros, ¿tienes un favorito que nos perdimos? ¿Tienes algún comentario sobre alguno que hayamos elegido? Háganos saber en los comentarios a continuación. Gracias por leer.

Kim Martin Administrator
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